Деловая коммуникация в профессиональной деятельности

обнародовать документ или информацию, которую с таким же

успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Она является также

эффективным средством выдачи информации “не для протокола”, когда ее

не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные

информационные контакты журналистов с официальными лицами.

Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы

власти, организации, “важные” персоны, но они могут проводиться

и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в

профессиональных комментариях тех или иных событий.

Таким образом цель пресс-конференции - это информационно-

управленческая направленность, то есть представление точки зрения

фирмы (организации) на некоторую общественно значимую

проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а

также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

§ 2. ВОПРОСЫ ДЛЯ РАЗДУМЬЯ:

А НУЖНА ЛИ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ?

Как известно, редакторы и репортеры очень занятые люди.

Профессионалы, занимающиеся информационным обеспечением, просто не могут себе позволить участвовать в мероприятии, посвященном какому-нибудь тривиальному событию, о котором можно

прочитать в присланных в СМИ материалах.

279

Если вы все же решили провести пресс-конференцию, задайте

себе несколько вопросов:

1. Является ли тема такой конференции новостью для СМИ?

2. Относится ли предмет пресс-конференции к тем, которые

вызовут общий интерес у аудитории?

3. Есть ли такие противоречия в предполагаемом обсуждении, которые позволят иметь по проблеме разные точки зрения, что

обусловит появление множества дополнительных вопросов и позволит

вам выразить свою точку зрения полно и обоснованно?

4. Является ли настолько необходимой демонстрация новых

товаров представителям прессы, нельзя ли сделать это иначе, например провести презентацию, ярмарку, выставку и пр.?

5. Является ли новый товар таким сложным, что его нельзя

представить, скажем, в передаче, где участвует только один

представитель СМИ?

6. Если вы собираетесь поведать на пресс-конференции о том, каковы прибыли компании или о слиянии или поглощении, или о A переезде на новое место, может быть, данное сообщение принесет

больше пользы, если оно будет сделано непосредственно после

ежегодного собрания акционеров или заседания совета директоров, так

как в этих случаях у репортеров будет больше возможностей

пообщаться и взять интервью у многих важных людей, принимающих

участие в собрании или заседании?

7. Развиваются ли события в вашей компании настолько быстро, что пресс-конференция или серия информационных брифингов

являются единственным способом держать прессу в курсе дела?

8. Думаете ли вы, что свободное обсуждение с представителями

прессы полуправдивых сведений о вашей компании, появившихся

ранее и показывающих ее в неблаговидном или даже порочащем

виде, является единственным способом разрешения создавшейся

проблемы?

Обдумывая ответы на эти вопросы, постоянно помните, что все

ваши успехи и неурядицы должны быть достаточно интересными

для широкого круга общественности, и тогда журналисты найдут

возможность прийти.

[Источник: Дороти Доти. Паблисити и пабликрилейшнз. Пер. с

англ. М., 1998, с. 211-212].

§ 3. ПОДГОТОВКА К ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ

Успех пресс-конференции обеспечивается тщательностью

концептуальной и организационной подготовки и в какой-то степени

удачей, которая далеко не всегда сопутствует такого рода

мероприятиям. Даже если вы тщательно подготовились, но неожиданно до-

280

пустили ошибку в терминах или споткнулись на ступеньке, сходя со

сцены, то именно это и появится на экране, а не ваше сообщение, цто же нужно предусмотреть и продумать заранее? И. В. Алешина в

книге “Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетёров”

рекомендует следующие шаги при подготовке пресс-конференции: 1. Выбрать время и дату проведения пресс-конференции с учетом

времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. День проведения назначается, если есть

выбор, так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными

для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику

от проводимой пресс-конференции.

2. Заранее известить СМИ о предстоящей пресс-конференции -

сначала почтой, а затем по телефону. Извещение должно быть

четким и ясным и содержать следующее:

- предмет (тема);

- дата, время и длительность проведения;

- место проведения;

- основной докладчик или информатор;

- имя и должность ПР-специалиста для контакта, его номер

телефона;

-возможны некоторые подробности, убеждающие редактора в

целесообразности освещения события.

Извещение должно достичь адресата за 7-10 дней до пресс-

конференции. За день до проведения следует сделать телефонный

звонок-напоминание.

3. Отпечатать для всех присутствующих необходимую

информацию или текст доклада, а также подготовить материалы для

рассылки в те газеты или журналы, чьи представители не присутствовали

на данном мероприятии.

4. Заранее подготовить сопутствующую информацию для

докладчика, например пресс-кит, включающий все относящиеся к

докладу, предмету и организации материалы.

5. Продумать место и способы регистрации прибывающих

журналистов, подготовить для раздачи специальные пакеты и папки с

пресс-релизами и фотографиями.

Итак, в результате подготовки вы должны иметь ответы на

следующие вопросы: I

• Каковы цель и тема пресс-конференции?

• Сколько человек должно в ней участвовать?

• Кто должен присутствовать обязательно?

• Где ее следует провести?

• Когда ее нужно проводить?

• Сколько времени она будет длиться?

• Что необходимо подготовить и организовать заранее?

281

§ 4. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ

С ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ ПРЕССЫ

Для того чтобы чувствовать себя увереннее, не только

проинформируйте прессу о готовящейся конференции, но и сами вступите

в контакт с журналистами. Как это можно сделать?

а. Когда репортер звонит вам, чтобы узнать, что нового в

компании, постарайтесь познакомиться с ним поближе. Дайте ему нужную

информацию не через секретаря, а сами. Станьте ценным для

репортера “источником” сведений.

б. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда

держите дверь открытой. Будьте доступны. Дайте им знать, что вы

готовы для контакта по их просьбе. Старайтесь знакомиться с ними

в неформальной обстановке, если такая возможность представляется.

в. Поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые

жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также

высказывать их мнения по важным для вас вопросам.

г. Многие вопросы журналистов могут показаться вам

примитивными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах

бизнеса. Постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких

вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации.

д. Используйте благоприятный случай познакомить журналиста с

вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами. Когда

придет время, они напишут или расскажут о вашем бизнесе с

большим пониманием дела.

Но не забывайте - никакой конфиденциальности.

§ 5. КАК ГОТОВИТЬСЯ К ВОПРОСАМ

Превентивно можно предположить, что вам зададут очень

неприятные или нежелательные вопросы, так называемые

“провокационные” или вопросы-“ловушки”. Чтобы не попасть

впросак, заранее посоветуйтесь с вашим адвокатом и другими членами

руководства компании по поводу ответов на них.

Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее. Они