Деловая коммуникация в профессиональной деятельности

Организация пространственной среды.

Рекомендуется во время совещания рассаживать его участников таким

образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это

способствует наилучшему восприятию информации. Однако когда

речь идет о внутрифирменных совещаниях, рекомендуют

позаботиться о совместимости персонала.

Психологами установлено, что при прочих равных условиях чаще

начинаю! конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже - те, которые сидят рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие

психологические особенности приглашенных, может, не привлекая

внимания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались напротив

друг друга те, кто может сорваться и помешать рассмотрению вопроса.

§ 3. КТО ЕСТЬ КТО НА ВАШИХ СОВЕЩАНИЯХ?

Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем: их интересы, причуды, вопросы, которые они, как правило, задают, стрессоустойчивость и пр. Марк X. МакКормак

в книге “Секреты бизнеса для всех” предлагает некоторые типы

персонажей (не обязательно плохих), за которыми нужно следить в

ходе любого внутрифирменного совещания.

ГОВОРЯЩИЕ НАЧИСТОТУ. Это люди, которые всегда честно

высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей.

Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо

защищать. Они склонны зацикливаться на мысли, что “лучшая оборона -

это правда”, и могут не столько положить конец спорам, сколько

породить новые.

266

МУЧЕНИКИ. Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут

на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в

том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

КАМЕННЫЕ ЛИЦА. Эти держат свои мысли при себе, а

возможно, делятся ими с боссом после того, как остальные разойдутся.

Годятся их предложения или нет, но вам постоянно приходится

гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

ЗАВОДИЛЫ БОЛЕЛЬЩИКОВ. Они усвоили поразительную

силу слов “Вы правы. Я никогда не думал об этом”. Мне нравятся эти

люди, отмечает X. МакКормак.

ОРАТОРЫ. Эти начинают говорить мягко, потом расходятся и

даже через 15 минут не в силах остановиться, извергая из себя что-

то режущее слух и оскорбляющее сознание. Проникновение в суть

вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается

впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую

очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними с

осторожностью - или вообще не обращайте на них внимания.

“АДВОКАТЫ ДЬЯВОЛА”. Для них все спорно. Хорошо то, что

подобно настырному обвинителю они часто докапываются до

правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят

слишком много ран. На совещание следует приглашать не более

одного из них.

РАЗРУШИТЕЛИ. Эти слова не могут произнести, чтобы не

погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

ЛЮБИТЕЛИ РАССЛАБИТЬСЯ. Они откидываются на спинку

стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий

приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на

повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле

или в помещении, где нет стульев.

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ МУЖИ. Эти продвигают себя или

заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми.

Теоретически таким государственным мужем должен быть

руководитель совещания.

§4. ДО СОВЕЩАНИЯ.

ОДИННАДЦАТЬ ВОПРОСОВ ОРГАНИЗАТОРУ

1. Требуется ли вообще проводить совещание?

2. Какая есть возможность заменить совещание?

3. Должен ли я лично принимать в нем участие?

4. Возможно ли сведение моего участия до минимума?

5. Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?

6. Удобно ли выбрано время или следует перенести?

7. Закрыто ли для посторонних помещение?

267

8. Имеются ли все необходимые для проведения совещания

материалы?

9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?

10. Указано ли время для отдельных тем обсуждения и кто из

сотрудников должен непременно в этом участвовать?

11. Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы

создания творческой атмосферы использовать?

§ 5. ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ НА СОВЕЩАНИИ

Совещания проходят более оперативно и конструктивно, когда

его участники информированы о правилах поведения в процессе

делового взаимодействия. Кратко их можно свести к следующему: Для руководителя

- начать вовремя;

- сообщить о регламенте, о стоимости минуты;

- согласовать правила работы, уточнить повестку дня; - назначить ответственного за регламент и протокол; -предупредить о “снятии” выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения

вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу… и т. п.; - если используется критика, то требовать ее конструктивности -

называть конкретные факты и их причины, не переходить на

личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать

пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка; - жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого

обеспечить отдачу от каждого участника и придать

конструктивный характер обсуждению в целом;

- регулировать направленность и деловитость выступлений, для

этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя

конкретность, наличие содержательного анализа, реальных

предложений, решений, идей;

- соблюдать корректность дискуссии;

-использовать разнообразные приемы для активизации внимания

участников совещания;

- подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее; - завершить точно в назначенное время;

- в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на

эффективную работу.

Для участников делового совещания

Представляйте себя в своих высказываниях. Говорите*”Я” вместо

“МЫ” или безличной формы. Когда выступающий говорит “мы”, 268

он, как правило, избегает возможности взять на себя

ответственность за то, что говорит.

Если вы задаете вопрос, скажите, зачем его задаете, что он

значит для вас. Вопросы не должны оставлять сомнений в том, почему

они задаются. Целесообразно после прослушанной информации

ставить вопросы: на уточнение, на понимание, на развитие и на

отношение. Вопросы, начинающиеся со слов “как”, “что”, “почему” и

т. п. предпочтительнее вопросов закрытого типа. Не рекомендуется

на совещаниях использовать провокационные вопросы или

вопросы-ловушки, они провоцируют конфликты и заряжают людей

отрицательной энергией, становятся причиной ухода от проблемы.

В высказываниях будьте конкретны, ясно излагайте свои мысли, отвечайте за свои ошибки, выдвигайте новые идеи, отстаивайте

личную точку зрения, будьте терпеливы к инакомыслию.

Не играйте роль, ожидаемую от вас другими, оставайтесь самим

собой. Если не считаете нужным высказываться - помолчите. *

Воздерживайтесь, насколько возможно, от интерпретации чужих

идей и мыслей. Выражайте собственную позицию. Старайтесь не

делать неоправданных обобщений.

Говорите не о поступках и мыслях других, а о вашем восприятии

этих поступков и мыслей, то есть формулируйте суждения на языке

“Я-сообщений”, а не “Вы-утверждений”, например вместо “Вы вот

тут ошиблись”, скажите “Мне кажется, что здесь вкралась ошибка…”.

§ 6. КАК КОНТРОЛИРОВАТЬ ДИСКУССИЮ

Психологи рекомендуют следующие приемы для управления

ходом дискуссии:

а) для сохранения единства участников совещания: - в случае возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу; - не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов; -не высказывать первым (если ты руководишь совещанием) свою