Деловая коммуникация в профессиональной деятельности

могут носить предварительный характер, гипотетический, подготовьте объяснение, с чем это связано.

Ответ “Не для записи” используйте как можно реже, в тех

случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по

существу дела публично.

Когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним

вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время У

вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое

ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и

ответите на него. Такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним

282

готовиться и, если обещаете ответить позже - это нужно потом

обязательно выполнить.

Нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа

“без комментариев”, постарайтесь иметь ответ на любой случай.

В среде журналистов всегда находятся такие, кто играет не по

правилам, то есть задает вопросы не по теме пресс-конференции, они

хотят использовать момент, чтобы выудить у вас необходимую

информацию о вашей фирме, ее услугах, продукции и пр. Необходимо

предусмотреть такого рода вопросы и хотя бы в общих чертах

подготовить на них ответы или мотивированно объяснить их невозможность.

Для подготовки ответов используйте так называемую

“дискуссию дилетантов”. Пусть в ней участвуют самые разные

люди - компетентные в вашем деле и ничего о нем не знающие.

Попросите их сформулировать свои вопросы и, если окажется, что есть

такие, на которые вы не можете убедительно ответить, возьмите эти

вопросы для дополнительной проработки.

Хорошо бы поработать с так называемым “адвокатом дьявола”, который имеет очень острый, саркастический ум и при этом очень

мало знает о вашей фирме. Его каверзные вопросы будут для вас

особенно полезны. Пусть он или они задают свои вопросы до тех

пор, пока не поймут, какую фирму вы представляете, чем

занимаетесь, в чем суть вашей благородной миссии. Если есть возможность, запишите беседу на магнитофон, чтобы потом поработать над не

очень корректными или неясными ответами.

Продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не

используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо.

И, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в

ролях, с участием в ней ваших юридических и технических

экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на

вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие

репетиции придадут вам внешний лоск и уверенность.

И последняя рекомендация: если возникнет необходимость

объяснять технические подробности или давать технические

характеристики, лучше поручите сделать это экспертам и

специалистам - они обеспечат точность и понятность.

§ 6. ГДЕ И КАК ПРОВОДИТЬ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЮ

Пресс-конференцию рекомендуется проводить в специальном

помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в

чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут

смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному

помещению, что создаст неудобства для коммуникации. Зачастую ор-

283

ганизаторы используют для пресс-конференции административные

аудитории или бизнес-центры в отелях.

В помещении должно быть достаточно стульев для всех

участников. Следует проверить работу обеспечивающего оборудования -

участникам встречи должно быть удобно делать записи, слушать и

задавать вопросы. Для телевизионных команд заранее надо

подготовить место для размещения камер. Необходимо позаботиться и о

том, чтобы участникам были видны демонстрируемые образцы

товаров. Для выступающих не только установить микрофоны и

диктофоны, но и заранее проверить качество их работы, а также

подготовить место для их размещения.

Следует предусмотреть, что кто-то может прийти на

конференцию на двадцать минут раньше, поэтому уборку и подготовку

помещения надо закончить заранее.

Чтобы не было очередей при регистрации, нужно подключить к

этой работе несколько человек и столы поставить в таком месте, чтобы никто не закрывал входа в зал. Личные приветствия от пресс-

секретаря или его заместителей приведут журналистов в хорошее

расположение духа с самого начала.

Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их

именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было

прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды, если

такая есть, должны иметь значки со своими именами для более

эффективной коммуникации с ними.

Длительность пресс-конференции

Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию в

течение не более 60 минут. Ее длительность должна быть объявлена

заранее - чтобы журналисты знали, сколько у них будет времени для

вопросов и как долго они будут заняты.

Незадолго до завершения конференции следует дать знать

аудитории об этом, например объявив, что следующий вопрос

будет последним.

Структура пресс-конференции

Вводная часть (продолжительность 3-4 минуты);

- приветствие;

- объяснение причин проведения;

- программа;

- представление выступающих;

- информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).

Выступления (выступающих должно быть не более двух, с

максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут

для каждого выступающего).

284

Обсуждение с перспективой проведения личных бесед, если это, например, пресс-конференция перед выставкой или ярмаркой

(предусмотренное время - не более 30 минут).

§ 7. ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ

Для любой пресс-конференции существуют определенные

правила проведения. Вот некоторые из них:

• Докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в

котором говорится о причинах проведения такого мероприятия.

• Репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом

находятся один или два эксперта, которые могут понадобиться ему

для ответа на специальные вопросы).

• Вопросы задаются по очереди.

• Профессиональные стандарты предполагают, что репортеры будут

придерживаться объявленной темы.

Если вы - ведущий пресс-конференции…

1. Не допускайте преувеличений и всегда называйте вещи своими

именами.

2. Проявляйте уважение к своим конкурентам, политическим

противникам, недоброжелателям.

3. Не стремитесь убедить других в том, что успех - ваше личное

достижение, помните о своей команде и всех тех, кто работал на успех.

4. Избегайте вступать в споры, а также давать односложные

ответы типа “ДА”, “НЕТ”.

5. Не касайтесь тем, освещение которых в прессе для вас

нежелательно.

6. Не проявляйте пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших

гостей.

Что делать с неприятными “вводными”?

- Замедляйте темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные

ответы на некоторые из них.

- Откажитесь от втягивания вас в споры или дебаты.

- Не вздумайте бросить в сторону какую-нибудь негативную

реплику. Она обязательно кем-то будет использована.

- Постарайтесь ограничить встречу тридцатью минутами.

- Начинайте вовремя (+5-10 минут в рамках назначенного времени).

Вовремя заканчивайте.

-После окончания пресс-конференции немедленно удаляйтесь. Не

бродите поблизости, ибо, пока вас видно и слышно, пресс-

конференция все еще продолжается.

- Не соглашайтесь на дополнительную встречу с кем-либо из

репортеров, объясните это тем, что неэтично, чтобы один из

журналистов имел частную пресс-конференцию с выступающим.

285

§ 8. “ГВОЗДЕВОЙ” МАТЕРИАЛ

Так же, как газетчики планируют в номер “гвоздевой” материал, организаторам пресс-конференции целесообразно иметь наготове