Деловая коммуникация в профессиональной деятельности

Первое впечатление о фирме и ее товарах или услугах создается

через внешний вид ведущего. Осанка, позы, жестикуляция, общий

эстетический облик ведущего презентацию имеют иногда

решающее значение для успешного “бизнеса.

Ведущий должен суметь произвести впечатление на партнеров и

клиентов, на участников презентации. Особенно важно с помощью

разнообразных невербальных сигналов демонстрировать энтузиазм

и живость: держаться прямо, ходить уверенно, улыбаться, смотреть

в глаза деловым партнерам, уверенно пожимать при необходимости

руку, жестами акцентировать важные моменты в информации.

Однако более всего влияет на первое впечатление речь ведущего.

Вербальное содержание его речи должно быть грамотным, с

правильными ударениями. Факты, используемые в презентации, должны быть

организованы в определенной логической последовательности.

Важно и то, как будет говорить ведущий. Во-первых, нельзя

говорить слишком быстро, необходимо произносить приблизительно

120-150 слов в минуту. Как свидетельствуют специалисты, это

сделать не слишком просто. На презентациях ведущий несомненно

будет испытывать стресс. А стресс имеет тенденцию ускорять темп

речи, до 250-300 слов в минуту. Поэтому надо стараться говорить

медленно. Это требует предварительной специальной тренировки

или хотя бы репетиции. Также следует избегать монотонности

(особенно это свойственно авторам тех или иных технических

изобретений: они лучше других знают особенности новшества, но не

могут эффективно это продемонстрировать).

На стадии подготовки к презентации необходимо научиться

варьировать громкость и высоту голоса, эффективно использовать

паузы, поддерживать позитивный зрительный контакт.

Во время презентации следует избегать назализации “слов-

паразитов” (“знаете”, “так сказать” и пр.), междометий типа “м-м-м”, “э-

э-э” и пр. Для тех потенциальных ведущих, у которых этот дефект речи

имеется, можно порекомендовать следующее упражнение: во время

отработки будущей речи, информации каждый раз как только вы

произнесете “э-э”, “так сказать” и пр., вы должны остановиться, сделать

паузу и сказать: “Тьфу”. После трех-четырех раз такого самоунижения

вы начнете следить за своей речью. Так утверждают профессионалы.

401

Ведущий должен быть обязательно в хорошей физической

форме, иначе даже сделав все правильно в вербальной и невербальной

коммуникации, он все равно произведет негативное впечатление.

Таким образом, во время презентации ведущий должен

осуществлять сознательный контроль за образом, который он создает, чтобы

произвести хорошее впечатление.

5. На случай непредвиденных обстоятельств нужно продумать не

только реакцию ведущего, но и в случае отказа от выбранного

метода проведения презентации разработать вспомогательные планы и

стратегии.

6. Следует подготовить рекламные подарки - сувениры. Как

правило, это недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки и т. п. На них наносятся название

фирмы, ее визуальные символы, в некоторых случаях - адрес и

характер деятельности. Сувениры вручаются всем участникам презентации.

7. Определяются место и сроки проведения презентации.

Длительность проведения презентации - в пределах 1,5-2 часов.

Специалисты рекомендуют проводить презентации после обеда (после

15.00 часов), с тем чтобы после нее можно было организовать

коктейль или фуршет (с 17.00 до 19.00).

8. Написание сценария и составление подробного плана

проведения. Разработчиком сценария и организатором презентации является

менеджер ПР, хотя во время презентации он обычно бывает “за

кадром”. Фирмы, у которых нет такого специалиста, могут пригласить

на договорных началах профессионалов по праздничным ситуациям

для написания сценария или использовать творческий потенциал

своего персонала (как правило, в каждом трудовом коллективе есть

люди, способные генерировать идеи и организовывать праздничные

ситуации). Если презентацию проводят руководители фирмы, то их

нужно привлекать к разработке замысла презентации и при написании

текста для ведущего следует учитывать их индивидуальные

особенности. Однако всегда надо помнить, что личность представляющего

товар или услуги является важным условием завоевания заказчиков.

§ 4. КАК СДЕЛАТЬ ПРЕЗЕНТАЦИЮ

Обычно открывает и ведет презентацию один из руководителей

внешнеэкономического отдела фирмы или специально

подготовленный ведущий. Он представляет руководителей всех структур

фирмы. Затем (нередко) показывают фильм (10-15 минут).

После фильма делаются сообщения о деятельности фирмы, ее

экспортных возможностях или о товаре и услугах, являющихся

предметом презентации. Время на выступления - не более 30 минут.

Оставшееся время или далее по регламенту отводится ответам на

вопросы. Поскольку помещение, где проводится презентация, 402

оформляется плакатами, стендами, витринами, стеллажами с товаром

или другим демонстрационным материалом, постольку можно

отвечать на вопросы прямо у стендов. Здесь же можно вручить сувениры.

Демонстрация товаров и услуг на презентации является весьма

убедительным средством рекламы. Особенно это относится к

демонстрации машин, оборудования и приборов, которая может

убедить возможного покупателя, делового партнера, желающего

заключить сделку, в достоинствах конструкции, высокой

производительности и качестве выпускаемой продукции.

На некоторых презентациях используется прием вовлечения

потенциальных партнеров в современные действия. Это может

быть, например, предложение об испытании приборов, примерке

одежды, передаче материалов на экспертизу и т. д. Когда клиент

имеет возможность лично ознакомиться с товаром, потрогать его

руками, у него подсознательно растет доверие к фирме, и желание

приобрести данный товар. Когда можно непосредственно ощутить

мягкость меха, удобство одежды, прочность ткани, запах духов, вкус

кофе или легкость работы с компьютерным редактором текста, сигналы, закрепляющие доверие к фирме, поступают со всех сторон.

Тот же эффект достигается и при визуализации процесса

деятельности, например во многих крупных универмагах и супермаркетах

путем телевизионного показа демонстрируется работа того или иного

механизма, например кухонного комбайна или бензокосилки.

Визуальные технические средства делают презентацию более

привлекательной, красноречивой, убедительной и достоверной.

Особенно важна визуализация на тех презентациях, где аудитория

обширна и возможность непосредственных контактов с

консультантами и экспертами для многих маловероятна.

К примеру, приведем программу презентации одной из

московских фирм, занимающихся шоу-бизнесом.

Сначала - работа в холле, куда входят рекламные объявления по

радио, вручение презентационных подарков, например “наборов

делового человека”, затем - пресс-конференция, шоу-программа с

известными эстрадными исполнителями, банкет. Презентация

проводится по заказам, поэтому сами клиенты выбирают место

проведения, определяют круг приглашенных, в том числе и журналистов, меню банкета и программу концертов. Оплата в зависимости от

требований клиента.

[Источник: Бенедиктова В. И. О деловой этике и этикете. М., 1994, с. 47].

На презентации, так же как и на пресс-конференции, целесообразно

вручить каждому приглашенному журналисту “Досье для прессы”.

Обычно туда входят пресс-релиз, подготовленный по случаю

презентации, тексты или тезисы выступлений, экспертные или иные оценки пре-

403