Основы русской деловой речи

Таким образом, сфера деловых отношений сложна и многообразна в жанровом отношении. Обучение устной форме деловой речи основывается на выделении наиболее типичных ситуаций в каждом из жанров устного делового общения, а также установлении отличительных особенностей разных жанров с учетом их содержательно-коммуникативных целей и композиционной организации. Важной составляющей в обучении устным формам делового общения является отработка приемов речевой стратегии, типов речевого воздействия (прямого или косвенного), типов речи (аргументирующего и агитирующего), что, в свою очередь, требует использования определенных языковых средств.

Самыми распространенными жанрами устного делового общения являются переговоры и деловая беседа.

При обучении устным формам делового общения наиболее эффективным методом является использование деловых игр. Основная черта деловой игры – моделирование поведения будущих специалистов в условиях профессиональной деятельности, близких к реальным. Деловая игра выступает как средство обучения навыкам принятия решений. Деловое общение во время игры опирается на факты экономико-правовых отношений. В деловой игре открывается возможность изучать особенности профессиональной деятельности в различных условиях и ситуациях.

Предлагаемые в данном разделе игровые задания связаны с определенными этапами их выполнения. При этом для каждого этапа определяются конкретные ситуации и проблемы, вводимые в такой последовательности, что выполнение заданий, решение проблем на предыдущем этапе влияют на результат последующего. На каждом этапе предусматривается в соответствии с характером выполняемых заданий возможность изменения условий их выполнения: подбор вариантов решений, выдвижение собственных версий.

Игровые задания носят творческий характер и поэтому как нельзя лучше способствуют усвоению изучаемого материала.

В предлагаемой нами системе работы выделяются лингвистический тренинг и коммуникативный аспект делового общения.

3.1. Деловая беседа

Деловая беседа – это вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. Деловая беседа в отличие от переговоров ориентирована более личностно. Целью беседы может быть стремление одного собеседника оказать влияние на другого, изменить существующую деловую ситуацию или установить новые деловые отношения, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основе высказываний сотрудников.

Принято считать, что «искусство делового общения – это искусство задавать вопросы». [276] В деловой беседе (и деловых переговорах) в форму вопроса облекаются возражение, просьба, предложение, приглашение, отказ. Умение задавать вопросы в деловой беседе (и при ведении переговоров) становится ключевым инструментом для быстрого и точного получения необходимой информации. В связи с этим необходимо учитывать структуру и функции вопросов. За основу мы принимаем классификацию вопросов, предложенную М. В. Колтуновой. [277]

1. Ознакомительные и уточняющие вопросы, которые используются с целью выяснения мнения собеседника и уточнения его позиции:

– Как вы считаете…?

– Что вы можете сказать…?

– Можно ли узнать ваше мнение о…?

2. Встречные вопросы, помогающие регулировать уровень понимания:

– А как вы думаете?

– Что вы имеете в виду?

– Зачем нам на этом вопросе останавливаться?

3. Альтернативные вопросы, позволяющие точнее сформулировать задачу общения:

– Вы подписываете договор или будете вынуждены искать других поставщиков?

– Мы дорабатываем этот договор или работаем над новым текстом предложений?

4. Резюмирующие вопросы:

– Я полагаю, что мы пришли с вами к решению, устраивающему обе стороны?

– Вы согласитесь со мной в оценке наших переговоров, устраивающих обе стороны?

5. Процедурные вопросы, устанавливающие регламент, открывающие и завершающие общение:

– Вы не возражаете, если мы начнем обсуждение с главного вопроса, вынесенного на переговоры?

– Давайте рассмотрим последние вопросы блоком. Вы не возражаете?

– Если у вас нет замечаний по повестке дня, можем ли мы открыть совещание?

По тому, какой ответ дается на поставленный вопрос, вопросы делятся:

на закрытые вопросы, ответы на которые будут краткими и однозначными, например:

А. – Вы являетесь менеджером по сбыту?

Б. – Да.

и на открытые вопросы, предполагающие развернутые ответы, например:

– Что вы думаете по этому поводу?

– Как вы собираетесь реконструировать этот цех?

– Почему ваши сотрудники противятся этому начинанию?

Ознакомьтесь с теми составляющими процесса делового общения, которые выделяются в литературе по деловому общению. [278] Обратите внимание на то, что выделенные фазы общения и составляют процесс собственно делового общения. Овладевая коммуникативным аспектом делового общения, необходимо учитывать следующие структурные компоненты, лежащие как в основе деловой встречи, так и деловых переговоров:

1) приветствия, обращения собеседников друг к другу;

2) постановка вопроса, проблемы, просьбы, высказывание предложений одной стороной;

3) активное слушание и обмен информацией;

4) выдвижение идей, версий, решение проблем;

5) нахождение оптимального способа решения проблемы, вопроса;

6) принятие решения;

7) заключительные слова и прощание.

В деловом русском языке выделяют ряд устойчивых речевых оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы. Приведем примеры:

При ведении деловой беседы все речевые средства должны быть направлены на решение поставленной задачи. Кроме приведенных выше речевых клише в деловом диалоге для соблюдения речевого этикета и логики беседы используются так называемые рамочные реплики диалога. Например: Надеюсь, вы легко нашли нас. Надеюсь, вы хорошо чувствуете себя на новом месте. Думаю, наша беседа принесет положительный результат.

Необходимо учитывать и речевые средства, обеспечивающие связность и структурную ясность беседы:

– Рассмотрим сначала…

– Перейдем теперь…

– Еще несколько вопросов о…

– Следовательно (итак, как я понял; если следовать логике беседы)…

Задания

1. Прочитайте диалог, найдите в нем:

1) этикетные формулы ведения беседы;

2) словесные средства структурирования беседы;

3) виды вопросов, используемых в диалоге.

– Здравствуйте! Рад вас видеть! Как вы до нас добрались?

– Добрый день, Николай Петрович! Взаимно рад встрече, всего полчаса – и я у вас.

– Садитесь, пожалуйста, Сергей Николаевич. Итак, приступим. Из вашего резюме я вижу, что стаж работы по специальности у вас довольно солидный.

– Да, я почти сразу после института смог устроиться по специальности.

– Прекрасно! Это удается не каждому. Если вы будете работать у нас, какие у вас планы на будущее?

– Я не знаю еще. Вы имеете в виду мои планы, связанные с научной работой?

– Да, и это тоже.

– Я понимаю, что для карьерного роста нужно повышать свою квалификацию. Наверное, стоит подумать об аспирантуре.

– Да, что ж говорить. Вы правы, это серьезный вопрос. Думаю, что для молодого человека, который хочет иметь стабильное положение, поступление в аспирантуру жизненно необходимо.

– Спасибо. Я учту ваше мнение.

– Так-так-так. А теперь о самом главном. Вы знаете, какая у нас зарплата?

– Да, я знаю.