Основы русской деловой речи

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

4.5. Структура и коммуникативные особенности делового совещания

Совещание как специфический текст устной коммуникации имеет определенную композицию, или структуру построения. В плане композиции совещание представляет собой совокупность и последовательность взаимосвязанных речевых элементов: однословных реплик и развернутых монологов, очередность которых строго определена.

Структурно-речевая организация делового совещания включает в себя следующие главные части:

1) начало совещания;

2) основная часть совещания;

3) завершение совещания.

Начало совещания – часть композиции, характеризующая первичные речевые действия ведущего. Руководитель на этой стадии сообщает цель совещания, зачитывает повестку дня, характеризует проблемы, вынесенные на обсуждение, возможные решения и условия их принятия, порядок ведения и оформления протокола. Обычно ведущий выбирает нейтральную форму приветствия: Добрый день… Здравствуйте. Главные интенции (коммуникативные намерения говорящего) реализуются в речи посредством следующих предложений, например: По повестке дня следующие вопросы… Начинаем наше совещание. Сегодня нам необходимо обсудить следующие вопросы… Давайте начнем.

Основная часть композиции включает в себя выступление докладчика или нескольких докладчиков. Данная композиционная часть обычно представлена информативными и оценочными речевыми жанрами, несущими основную смысловую нагрузку совещания, например итоги проделанной работы, результаты процессов, оценка сложившейся ситуации, обмен мнениями, подтверждение информации и др. Перечисленные речевые жанры могут быть разделены на две части: в первой части дается констатирующая информация, при этом в своих выступлениях докладчики оперируют конкретными цифрами и фактами, а во второй части намечается перспектива дальнейшей деятельности (планы на будущее, призывы и т. п.).

Нередко на этой стадии проведения совещания ведущий обращается к участникам с конкретной просьбой. Речевое воплощение жанра просьбы в составе делового совещания представлено сочетанием глагола просить в перформативном употреблении с инфинитивом, например: Прошу всех представиться… Прошу соблюдать тишину… Прошу всех принять участие в обсуждении этого вопроса.

В ситуации деловых совещаний часто встречается употребление существительного просьба в сочетании с инфинитивом: Просьба подготовить к следующему совещанию отчет… У меня просьба провести мониторинг по тому состоянию / которое есть на сегодняшний день в компаниях / которые входят в Ассоциацию…

Завершение делового совещания представляет собой комплекс жанров подведения итогов и прощания. На этой стадии ведущий подводит итоги обсуждения вопросов, обобщая важнейшие положения, при этом в протоколе четко фиксируется, кто и что будет выполнять, а затем прощается с участниками совещания. Для вербализации перечисленных речевых жанров коммуниканты используют нейтральные формулы речевого этикета.

Деловые совещания в значительной степени характеризуются подготовленностью речи их участников. Подготовленность речи вытекает из того, что повестка дня известна заранее и все участники имеют возможность подготовить необходимую информацию и собственные устные выступления. Предварительная подготовленность к совещанию проявляется также в том, что вопросы, задаваемые директором, имеют конкретный и целенаправленный характер, а содержание аргументов участников совещания заранее обдумано.

Наибольший интерес представляет проблемное совещание в силу его сложности и важности для развития предприятия, при решении наиболее актуальных вопросов. Рассмотрим конкретный пример такого совещания (см. приложение в конце данной главы).

Ситуация: в Ассоциации экспедиторов проходит очередное деловое совещание. Участники совещания – директора транспортных компаний. Все пришли в зал заседаний в назначенное время. Совещание проходит в официальной обстановке. Повестка дня известна заранее, поскольку за несколько дней до совещания каждому участнику было отправлено соответствующее информационное письмо:

На совещании присутствовало 11 человек. Ведущий – директор этой компании, женщина 47 лет, придерживающаяся авторитарного стиля ведения делового совещания. Остальные участники – представители своих компаний, управляющие среднего и высшего звена, мужчины от 40 до 55 лет и одна женщина 40 лет, директор транспортной компании.

Директор Ассоциации экспедиторов занимает активную позицию: именно она ведет совещание и определяет очередность выступления участников. Участники совещания выполняют асимметричные социальные роли. Для коммуникантов характерна строго упорядоченная иерархия их позиций, статусов и ролей. Вступая в речевое общение, каждый участник идентифицирует коммуникативную ситуацию, принимает соотнесенную с ней роль и строит речь по канонам данной ситуации, соответствующего речевого жанра.

Для ведущего на первой стадии совещания актуальны следующие интенции: поздороваться, познакомить с повесткой дня, представить докладчика по первому вопросу:

Второй участник асимметричного общения – представитель Морского торгового порта г-н Жусупов. Фрагмент его выступления:

Затем директор Ассоциации экспедиторов на правах хозяина снова занимает активную позицию – благодарит, задает вопрос: