Основы русской деловой речи

Протоколы пишутся по определенной форме, в них должны быть отражены следующие обязательные реквизиты (формальные элементы, фактические данные): наименование учреждения, название вида документа, дата заседания, номер заседания, место проведения, заголовок, куда входит наименование коллективного органа или конкретного совещания, указание фамилий присутствующих, повестка дня, текст по форме: «слушали – решили», подписи председателя и секретаря. [163]

Пример краткого протокола:

4.3. Участники делового совещания

В работе совещания обычно принимают участие 7–12 человек, это руководитель и остальные участники. Состав участников представляет собой не просто количество людей, собравшихся вместе, а определенную социальную группу, каждый участник которой осуществляет только ему присущие функции, но в то же время данная группа должна действовать как единое целое, что и предопределяет стратегию сотрудничества всех участников. Иначе говоря, для делового совещания характерна одновременная реализация как горизонтальных (коллегиальных), так и вертикальных (административных) связей в процессе взаимодействия, поскольку наряду с реализацией стратегии сотрудничества деловому совещанию также свойственно и наличие иерархической системы управления, или вертикальной связи общения, что обусловливается соответствующим уровнем официальности и достаточно стереотипной ролевой структурой участников совещания.

На деловом совещании, как правило, присутствуют люди, которые: 1) принимают ключевые решения по вопросам, запланированным в повестке дня совещания; 2) по роду своей деятельности должны познакомиться с определенной информацией; 3) будут исполнять принятые на совещании решения.

В процессе совещания каждый из участников выполняет коммуникативную роль, соответствующую его статусу. Так, роль ведущего, или коммуникативного лидера, закреплена за руководителем предприятия или организации (директором, начальником, председателем, президентом и т. п.). Именно он открывает совещание, знакомит всех его участников с повесткой дня, затем в определенном порядке предоставляет слово тем из них, кто имеет непосредственное отношение к обсуждаемой проблеме, подводит итог сказанному. Руководитель следит за установленным регламентом, удерживает выступающих в рамках темы, останавливает излишне словоохотливых, разряжает чрезмерно накалившуюся атмосферу.

Языковая сторона социальной роли ведущего представлена различными речевыми жанрами, образующими коммуникативное взаимодействие с остальными участниками делового совещания. Речевые жанры, которыми оперирует ведущий, должны отличаться разнообразием: от приветствия до сообщения информации, выражения официального или личного мнения, оценки, отношения к проблеме; кроме того, это могут быть речевые жанры запроса информации, побуждения к действию, речевые обороты, поддерживающие или прерывающие контакт.

Основными речевыми действиями ведущего-руководителя на совещании являются:

– призывы соблюдать регламент;

– определение порядка предоставления слова;

– промежуточное подведение итогов;

– подведение итогов в конце совещания.

Специалисты в области управления, в частности Ф. А. Кузин, утверждают, что обычно ведущий выбирает один из двух основных стилей ведения совещания: дипломатичный или авторитарный.

Дипломатичный стиль предполагает учет мнения всех участников совещания. Присутствующие убеждаются, что в принятии решения есть и их вклад.

Авторитарный стиль обычно лишает большинство участников возможности высказаться. При таком стиле только ведущий сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки для реализации решений.

Кроме роли ведущего, в рамках делового совещания выделяются коммуникативные роли других участников: выступающие с развернутыми сообщениями по теме совещания, участники, задающие им вопросы, участники, ограничивающиеся только отдельными репликами и замечаниями.

При проведении совещания ведущий имеет дело с одними и теми же типовыми моделями участников совещания. Ниже приведены основные психологические типы участников и рекомендуемые тактики (действия) по отношению к ним.

4.4. Подготовка делового совещания

В наиболее общем виде подготовка к совещанию состоит из следующих действий:

1) принятие решения о его проведении;

2) определение тематики, формирование повестки дня, определение цели совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала;

3) установление состава участников, примерного регламента работы;

4) подготовка руководителя и участников совещания.

Деловое совещание всегда проводится в назначенное время, место проведения совещания заранее определено.

Коммуникация протекает в служебном помещении – офисе, конференц-зале и т. д., иные условия делают проведение совещания менее эффективным. При организации совещания большое внимание уделяется вариантам пространственного расположения участников:

1) расположение (рис. 1) больше подходит для информационных сообщений или отдачи распоряжений, так как провоцирует ведущего на монолог;

2) наилучшее расположение в пространстве участников деловых совещаний – за круглым столом (рис. 2); облегчает коммуникацию и в некоторой степени нейтрализует роль руководителя;

3) расположение (рис. 3) является традиционным для деловых совещаний, в которых сидящие лицом к лицу участники совещания являются оппонентами и заранее занимают позицию конфронтации.