Настольная книга практикующего педагога

Например, применив к выделенному фрагменту стиль «Заголовок», пользователь одновременно дает команду изменить тип шрифта, размер кегля и начертание (например, шрифт Arial полужирного начертания размером 14 пунктов), а заодно и параметры расположения текста на странице (выравнивание по центру).

В Word включена большая библиотека готовых стилей, что называется, на разные случаи жизни. Сверх того, можно изменить параметры любого заложенного стиля и создать новый.

Для этого достаточно с помощью меню Формат/ Стиль выбрать стиль, на основе которого будет создаваться новый, затем нажать кнопку Создать/Стиль и, выбрав параметры изменения, придать им нужные значения.

После завершения операции новый стиль появится в списке стилей на Панели форматирования. Если нужно сохранить новый стиль в библиотеке стилей для работы с другими документами, следует установить галочку в окне Добавить в шаблон опции Изменение или Создание стиля.

Одна из наиболее интересных возможностей Word – автоматическое создание всевозможных справочных приложений к книге: оглавления, указателя терминов, списка литературы и других. Причем программа не только создает все эти указатели, но регулярно и обновляет их, следя за корректностью указанных в нем номеров страниц.

Для этого нужно использовать стили оформления отдельных фрагментов текста. При наборе текста книги по умолчанию Word использует стиль Обычный или Нормальный . Для создания справочных списков автору следует выделять специальными стилями все важные компоненты текста. Например, для заголовков использовать стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т. д. в соответствии с иерархией документа. Важные термины помечают стилем Указатель 1, Указатель 2 и т. д., а ссылки на другие книги и статьи – стилем Таблица ссылок.

Теперь достаточно поместить курсор в конец документа и выбрать нужный элемент из меню Вставка/Оглавление и указатели – указатель терминов, список литературы, оглавление. Здесь же можно, нажав кнопку Изменить, определить стили, связанные с каждым видом указателя, или, нажав кнопку Пометить, ввести нужные сигналы.

Часто при подготовке документа требуется изменить оформление какого-либо многократно встречающегося элемента текста – например, сделать так, чтобы словосочетание Microsoft Word во всем тексте было набрано курсивом или же с использованием стиля Указатель. Или возникла потребность заменить одну группу слов на другую – например, Word на Microsoft Word.

Для этого, выбрав меню Правка / Заменить, в верхнем окне следует набрать фразу или слово, которое подлежит замене, а в нижнем окне – избранный вариант замены. Для изменения оформления следует нажать кнопку Формат и выбрать необходимые параметры. После проведенной подготовки достаточно нажать кнопку Заменить все, и замена будет произведена во всем документе. А есть режим и последовательной замены, где глазом можно контролировать каждую производимую замену отдельно.

При создании в программе Word однотипных текстов, содержащих большое количество повторяющихся фраз, названий и формулировок, полезна функция Автозамены. Она позволяет словам, их сочетаниям и даже целым фразам присваивать особые индексы, например из букв и цифр. Наткнувшись на такой индекс, Word автоматически заменит его на нужное словосочетание.

Например, при подготовке этой главы мне часто приходилось вставлять в русский текст английские названия программных продуктов и фирм-производителей. Для этого в каждом таком предложении приходилось переключать язык клавиатуры с русского на английский, а затем команды возврата к русскому алфавиту. Помогла Автозамена. Теперь вместо Microsoft Office’97 я набирал введенный код М097, вместо Windows’98 – индекс В98, вместо Microsoft – МС и т. д.

Создать таблицу в тексте Word чрезвычайно просто. Для этого есть несколько способов. Например, в соответствующем месте текста достаточно зайти в меню Таблица / Создать таблицу, указать нужное число столбцов и строк и нажать кнопку ОК.

Другой способ – нарисовать таблицу. Для этого следует выбрать пункт меню Таблица / Нарисовать таблицу. Тогда курсор мыши приобретает вид карандаша, которым удобно вычертить таблицу, не понадобится даже линейка. Сначала из-под карандаша появляется прямоугольный контур таблицы, который прямыми линиями легко разбить на нужное число строк и столбцов.

Третий способ позволяет преобразовать уже готовый и выделенный фрагмент текста в таблицу с задаваемым пользователем числом столбцов. Адрес действий для этого – меню Таблица / Преобразовать в таблицу, после выбора числа столбцов кнопка ОК.

Рамки таблицы автоматически раздвигаются по мере заполнения ячеек текстом. Но можно изменить размер любого элемента таблицы и вручную, зацепив левой кнопкой мыши и растянув его границы. После выделения нужного фрагмента таблицы легко изменить в нем и расположение горизонтальных строк. Адрес – меню Таблица / Сортировка / Указание учитываемых столбцов / ОК.

Вызвав щелчком правой кнопки мыши по любому участку таблицы ее контекстное меню, можно добавлять столбцы и строки, изменять оформление. С помощью меню Таблица / Автоформат можно придать таблице изысканный вид, воспользовавшись готовой библиотекой табличных форм Word. Для построения сложных шапок таблиц можно воспользоваться адресом – меню Таблица / Создать таблицу / Мастер.

Программа Word удобна для создания таблиц и работы с ними, но не идеальна. Расширенные возможности (по сортировке, установлению связей между отдельными ячейками и другие услуги) предоставляет табличный редактор Excel. Программы Word и Excel великолепно работают в связке: с помощью специальной кнопки на панели управления Word можно вставить в текст таблицу, подготовленную в Excel.

В обычном режиме Word отображает в строке состояния число страниц, разделов текстового документа, а также указывает, на какой странице, строке и на каком знаке в строке находится в данный момент курсор, на каком расстоянии от верхнего края листа находится эта строка. По адресу Сервис / Статистика программа представляет пользователю общее число страниц, слов, символов, абзацев и строк в документе. При этом Word автоматически учитывает каждый символ, пробел, производимую операцию.

Для распечатки на бумаге подготовленного документа или его части с помощью подключенных к системному блоку внешних устройств достаточно нажать кнопку Печать (с изображением принтера) на Панели инструментов Word. Однако перед этим рекомендую просмотреть документ для того, чтобы увидеть, в каком виде он будет распечатан. Для этого достаточно нажать кнопку Предварительный просмотр Панели инструментов или выбрать в меню Файл / Предварительный просмотр.

По адресу Файл / Печать будет получен доступ к средствам управления печатью. Например, можно распечатать весь документ, а можно – его выделенную часть, отдельные страницы. Кроме того, можно устанавливать число экземпляров распечатываемого документа или его части.

Кнопка Свойства вызывает окно параметров принтера. Здесь можно установить необходимые опции печати, в том числе ориентацию бумаги (стандартная вертикальная с «портретной» ориентацией бумажного листа или горизонтальная, когда печать идет по широкой стороне листа). Для цветных струйных принтеров возможно выбрать вид печати (цветной или черно-белой) и степень расхода чернил.