PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

Составить типовой портрет посетителя презентации на выставке несколько затруднительно: на выставку приходят люди различного социального статуса, возраста, семейного положения и т. д. Психологический портрет обычно не отличается от такого же портрета посетителя стандартной презентации. Если нет возможности составления типового портрета, то наилучшим для презентатора будет ориентировка на вопрос: «Что хотят посетители выставки? Что они могут захотеть от нашей компании?» Ориентироваться на выставке следует не на портрет посетителей, а на предлагаемый товар и на конечного потребителя этого товара. Например, предлагая памперсы для детей, следует ориентироваться на детей и молодых мам – именно мамы будут определять в конечном счете уровень продаж данного товара. Предлагая корм для животных, следует ориентироваться на любителей животных, определять, что именно они хотят, какой именно корм представляется им наиболее предпочтительным, какие качества у данного товара должны быть, чтобы его наверняка купили. Иначе говоря, составлять не типовой портрет посетителя презентации, а типовой портрет конечного покупателя конкретного товара. Этот подход будет эффективным даже в том случае, если цель презентации на выставке – поиск потенциальных партнеров (спонсоров). Ведь, ориентируясь на конечного покупателя товара, можно представить будущему партнеру (спонсору) свой товар и компанию наилучшим образом.

Глава 6

Использование приложения PowerPoint при создании презентации

Если вы уже сталкивались с версиями приложения PowerPoint, например с Microsoft PowerPoint 2003, то знаете, что данное приложение предназначено для проектирования презентаций, содержащих графики, рисунки, фотографии, звуковые и видеоклипы. С помощью приложения PowerPoint созданные презентации можно записывать на компакт-диск и DVD, демонстрировать, отправлять по электронной почте и т. д.

Тем, кто впервые собирается пользоваться для создания презентаций приложением PowerPoint, следует знать, что первоначально оно было разработано для того, чтобы помочь в создании и представлении электронных демонстраций слайдов, в основном для коммерческих презентаций. Существует даже весьма поэтическая (разумеется, с точки зрения делового человека) легенда, как возникла идея создания PowerPoint. Якобы какой-то молодой служащий, менеджер крупной компании, разработал некий проект, который жаждал представить непосредственно президенту компании. Больше всего легендарный менеджер переживал за потерю ноу-хау, что вполне естественно: еще не было такого ноу-хау, которое могло бы выдержать бюрократические коридоры. Желая преодолеть «власть письменных столов», менеджер решил рискнуть: зная, что президент компании каждый день спускается из своего кабинета, расположенного на верхнем этаже здания, в ресторан на первый этаж, молодой человек занял ключевую позицию у лифта. Иными словами, подготовил засаду на потенциального спонсора (партнера) по всем правилам искусства презентации. Естественно, в папке у менеджера лежал заранее подготовленный многообещающий проект. Дождавшись появления президента компании, молодой человек, вежливо поздоровавшись, вошел вслед за ним в лифт. После чего открыл папку с проектом и, пока лифт двигался до ресторанного этажа, блестяще провел презентацию своей идеи. Говорят, что президент компании одобрил проект еще до того, как открылись двери лифта.

Считается, что именно с тех пор Microsoft PowerPoint стал популярным инструментом бизнес-коммуникации, что и неудивительно, ведь каждому хотелось повторить путь успешного менеджера, а приложение PowerPoint представляет для этого все возможности. Это универсальный инструмент для создания презентаций, совместимый с большинством мультимедийных приложений. В готовый шаблон легко вставляются практически любые эффекты, приложение имеет удобный сервис и просто управляется.

Приложение PowerPoint получило настолько широкое распространение, что теперь практически все посетители презентаций ожидают, что каждое выступление будет сопровождаться показом слайдов PowerPoint. Чтобы не обманывать ожидания потенциальных клиентов (покупателей, партнеров, спонсоров), следует научиться пользоваться данным приложением с максимальной эффективностью. Оно составлено настолько удобно, что пользоваться им несложно – было бы желание научиться. Мы будем рассматривать приложение PowerPoint 2007, учиться с ним работать и создавать с его помощью презентации.

Часть 2

Создание презентации в Microsoft PowerPoint 2007

Глава 7

Что можно делать и не делать в Microsoft PowerPoint 2007

Перед тем как рассматривать новинки, которые предлагает пользователю Microsoft PowerPoint 2007, и обучать работе с приложением, определимся с понятиями презентации и слайд-шоу, которые используются в файле помощи Microsoft. Данные понятия в файле помощи применяются попеременно как равнозначные, однако они весьма отличаются по сути. Слайд-шоу представляет собой набор демонстрируемых пользователем слайдов, однако, как бы ни был хорош этот набор, он является не собственно презентацией, а лишь инструментом для ее создания. Презентация же – это не только демонстрация слайдов, но и примечания комментатора, рекламные листки, буклеты, доклад. Приступая к созданию презентации, вы должны знать, что для этого недостаточно сделать слайдовый ряд. Такой ряд является только частью презентации, пусть даже и одной из самых существенных (если речь идет о компьютерной презентации).

Что можно сделать, используя Microsoft PowerPoint 2007:

• мультимедийные презентации;

• рекламные презентации;

• печатные документы.

По сравнению с предыдущими версиями PowerPoint 2007 обладает следующими возможностями.

• Полностью перепроектирован интерфейс. Обратите внимание на ленту с вкладками (рис. 7.1). Она заменяет все старые меню и панели инструментов. Пользуясь этой лентой, не нужно вспоминать местонахождение того или иного параметра, окна и т. д. Достаточно взглянуть на вкладки.

Рис. 7.1. Лента со вкладками

• Приложение PowerPoint 2007 имеет новые форматы файлов. Файлы, которые можно создавать в PowerPoint 2007, имеют расширение, отличное от того, что было в PowerPoint 2003. Новые форматы файлов, основанные на XML, занимают меньше места и лучше восстанавливаются. К сожалению, редактировать эти файлы в более ранних версиях без специальной программы-конвертера невозможно.

• В PowerPoint 2007 улучшена интеграция по сравнению со всеми приложениями пакета Microsoft Office. Дизайн изменился не только в PowerPoint, но и во всех приложениях пакета.

• По сравнению с предыдущими версиями, PowerPoint 2007 обладает улучшенной графикой. Все приложения пакета объединены новым графическим движком. Он делает их более наглядными, визуализированными, а также помогает создавать красивые документы.

• В PowerPoint 2007 больше вариантов шаблонов. Применяя эти наборы, можно придать презентации требуемый вид. Поскольку шаблонов больше, то и вариаций видов презентации тоже больше.

Рассмотрим важные составляющие окна приложения PowerPoint.