Упростите свою жизнь. Наконец-то у нас стало больше свободного времени

И включите дополнительно 3 следующих пункта:

• «Мои чувства и впечатления во время беседы по телефону»

• «Мои обещания»

• «Обещания собеседника»

Переделывайте свой формуляр до тех пор, пока он не станет для вас действительно необходимым помощником в работе. Храните свои записи — когда-нибудь, взглянув на них, вы сможете быстро вспомнить подробности разговора и подготовиться к повторному звонку тому же собеседнику. Интуиция в бизнесе играет совершенно особую роль. Поэтому записывайте не только факты, касающиеся дела, но и чувства, и впечатления.

Обустройте рабочее место так комфортно, чтобы вам работалось здесь с удовольствием: порядок на рабочем столе, удобное офисное кресло, красивые письменные приборы и телефонный справочник.

Удобно ли держать в руке телефонную трубку? Удобно ли прижимать ее к уху? Знаете ли вы важнейшие технические хитрости своего телефонного аппарата (повторный набор номера, перевод звонка, автоответчик)? Если нет, сделайте звонок своему хорошему знакомому, в разговоре с которым вы можете без стеснения все проверить. Если вам приходится много звонить, попробуйте технику «headset»: во время работы с телефоном освободите обе руки. Это будет маленькой революцией в вашей работе.

Всегда в самую последнюю минуту?

Когда-то мы получили письмо: «Я учительница немецкого языка, по долгу службы мне надо проверять горы сочинений. Хотя эта работа и не очень для меня неприятна (я даже иногда нахожу ее занятной), но, несмотря на это, я постоянно откладываю ее на потом. Я нахожу для себя тысячу причин, чтобы не выполнять эту работу, и оправдываю себя. Часто я просто чувствую себя усталой и хочу проверить работы учеников, когда отдохну.

Или находятся другие дела, которые оказываются важнее. Иногда мне страшно оттого, что я не знаю, как можно быстро, эффективно и правильно выполнить свою работу. Когда-нибудь это зайдет так далеко, что я вообще не смогу заставить себя проверять письменные работы и должна буду уволиться со службы».

Первый и наиважнейший совет всем, кто страдает оттого, что постоянно откладывает дела, — расслабьтесь и прекратите мрачные пророчества («... я должна буду уволиться со службы»). Прежде всего, вы отодвигаете дела, так как это для вас удобно. Вы хорошо работаете под давлением, вы нуждаетесь в толчке. Ваше подсознание использует отсрочку как средство для того, чтобы выполнить задание с азартом.

Но отсрочка может также являться и зовом о помощи, знаком того, что вы перегружены. Как уже говорилось в начале, во всех профессиях за последние 20 лет нагрузка увеличилась в среднем на 30%.

Синдром «я больше не могу» становится в нашей стране врагом № 1. Вам хорошо на работе, но хочется сделать паузу — не отпуск, а просто тайм-аут. А так как это не получается, то ваша душа создает себе маленькие и жизненно необходимые свободные пространства.

Так же и в случае, если вам нездоровится: «внутренний ленивец» с помощью этой инертности оберегает вас, быть может, от инфаркта. В действительности, такое положение дел неправильно, это вынужденное состояние вашей души и тела. Не отдавайте эту деятельность своему подсознанию, а сами создавайте свободные пространства.

• Несовершенство. Например, если вы учитель, проверьте несколько школьных заданий предельно быстро. Будьте благосклонны и поставьте исключительно хорошие оценки. Упростите свою работу на некоторое время самым безответственным образом.

Сейчас ваш приоритет — «наверстывание», которому надо научиться, иначе вы отстанете на долгие годы.

• Помощник. Наймите кого-нибудь, кто некоторое время будет выполнять вашу работу. «Не получится» — скажете вы и приведете много аргументов (нет денег, нет друзей, нет времени). И все-таки попробуйте это сделать! Ведь если бы с вами что-то случилось (тот же инфаркт), обязательно нашелся бы кто-то, кто бы заменил вас в этой ситуации, или способ, который бы упростил существующее производство. Работа должна делаться, не причиняя вам вреда! Опросы показывают, что люди, страдающие отсрочками, часто стесняются просить о помощи.

• Новая организация. Организуйте свою работу по-новому, более гуманно. Разделите огромные задания на более мелкие дела и напишите на каждом реальную дату, когда вы планируете выполнить задание: «13, 16, 17, 18 февраля».

И будьте креативны! Разрешается все, с помощью чего вы можете перехитрить самого себя. Может, попробуете найти другое место для работы в своей квартире, новый метод работы или просто купите другой письменный прибор?

• Наведение порядка. Синдром «Я должен наконец-то это сделать» почти всегда создает завалы бумаги и прочий видимый хаос. Пока вас одолевают невыполненные дела, вы не выберетесь из положения «белки в колесе». Поэтому засучите рукава, освободитесь от всего ненужного, а оставшиеся вещи разместите со смыслом! Не ждите, когда у вас наконец появится время, чтобы освободиться от хлама, — этот момент никогда не наступит. Наводите порядок тогда, когда больше всего надо: во время большой нагрузки, стресса или цейтнота. В конце уборки позвольте себе вдохнуть аромат свежих цветов, свеч, ароматических ламп, повесьте красивую картину, включите музыку — в общем, сделайте то, что доставляет вам особое удовольствие.

• Инновации. Создавайте новое. Например, придумайте такую форму школьных заданий, которая не требует кропотливой работы. Здесь отговорка «не получится» не пройдет — организуйте работу в парах, когда один ученик читает работу другого как редактор. Таким образом ученики будут оценивать работу друг друга. Вы, конечно, не первый человек, у которого такая же проблема. Поэтому обменяйтесь опытом или по- ищите в Интернете методику, советы и хитрости других учителей.

• Любите свое тело. Расстройства и отсрочки возникают из-за ограниченного движения или отсутствия физических упражнений. Вы бы с удовольствием пошли гулять, поехали путешествовать, покатались бы на велосипеде, поплавали бы... но, конечно, на это нет времени, так как вам надо работать. Это замкнутый круг, который стоит разорвать. Ведь когда на вас надето пальто, вы идете на свежий воздух, причем сразу! После хорошей физкультуры ваши творческие способности удваиваются.

Упрощенная книга планирования времени 

Встречи, соглашения, адреса, телефонные номера, список неотложных дел, идеи, другие записи... Объедините все это. Систематизируйте все вышеназванное в одной книге или переводите записи в электронный формат. В этой главе мы посоветуем, как просто и эффективно использовать вспомогательные средства для составления вашего графика. Но сначала посмотрите правде в глаза: ваш календарь имеет намного меньше отношения к реальной жизни, чем вы думаете.

Ваш календарь обманывает вас

«В следующий четверг? Посмотрю в свой календарь, минуточку. Да, у меня будет время».

Вот типичный пример заблуждения, в которое вас может ввести график встреч. Как правило, календарь указывает только на совещания, посещения, встречи, но не на время, которое вы тратите для своей работы: просмотра почты, написания доклада, создания новых идей или чего-то еще. Исследования швейцарского хронолога Рене Марханда показали, что львиная доля продуктивной деятельности не приходится на события, отмеченные в календаре. Время, когда делаются истинно полезные дела, никогда не всплывает в графике встреч. Несмотря на это, человек, который отмечает все свои дела в календаре, считается особенно прилежным. В действительности же, он просто заполнил время в календаре, но не обязательно провел его с пользой. Отведите определенное время для продуктивной, духовной, творческой и организаторской деятельности и отметьте его в своем календаре.

Подумайте, сколько времени вам необходимо для главной деятельности. Например, «составить сводку сообщений = 40 минут»; «позвонить специалисту и пригласить его для выполнения определенного задания =15 минут». Возьмите за основу не те моменты, когда все идет гладко (в один из счастливых дней вам удалось составить четырехстраничное сообщение за 30 минут), а среднестатистический случай, — и вы получите реальные данные. Для написания сообщения в 5 страниц вам понадобится, согласно вышеупомянутым данным, 3 хороших рабочих часа, причем с условием, чтобы в это время вам не мешали (!). Чтобы среди восьми человек нашлось два-три, которые возьмут на себя ваше задание, вам надо добрых 2 часа их уговаривать. Прибавьте еще 20% на непредвиденные обстоятельства (позвонит бабушка, сломается принтер).