Упростите свою жизнь. Наконец-то у нас стало больше свободного времени

Работайте с редко используемой в немецком языке глагольной формой — второй глагольной формой будущего времени, которая описывает законченное действие в будущем. Не говорите: «Я поговорю на эту неприятную тему с шефом», а говорите так: «Я поговорил на эту неприятную тему с шефом, и это был продуктивный разговор». Если вы так сформулируете задание, то будете воспринимать уже не трудности, а заранее удачное решение.

К выполнению отложенного дела подходите с точки зрения экономии: выполняйте работу хорошо, но не отлично. Наслаждайтесь сделанным, почувствуйте, как близко вы подходите к конечной цели. Это поможет вам перенести неприятные стороны задания (было бы оно приятным, вы не откладывали бы его). Не позволяйте себе больше отвлекаться.

Конец списка дел

Мы указали вам на необходимость создания списка приоритетных заданий.

Это важный шаг к осознанному упрощению жизни. Но вы подойдете еще ближе к идеалу, если список дел окажется короче или не понадобится совсем, так как большую часть дел вы будете выполнять сразу! А как это сделать, вы узнаете дальше.

Принимайте во внимание «правило трех минут». Золотое дно для отсрочек — ваша ежедневная почта. Вы открываете конверты, и сразу образуются кучки мусора: выбросить, передать, выполнить самому. Составьте ответы на письма, заполните формуляры — сделайте то, что можно сделать сразу, при первом прочтении написанного. Обычно, так как для работы вам необходима какая-то информация, начатое только что задание приостанавливается, а время его окончания отодвигается на неопределенный срок. Оставьте в качестве лимита 3 минуты и посмотрите на выполнение заданий как на некое спортивное соревнование.

«Если я в течение следующих трех минут получу информацию, я сразу выполню это задание!» Вы будете приятно удивлены, что всего лишь за эти смешные 3 минуты удалось сделать все: звонок по телефону, обзор документов в папке-регистраторе, поиск в Интернете. Точно так же большинство решений можно принять в течение трех минут: короткий вопрос коллеге — и вы уже знаете, какой кофейный аппарат приобрести.

Если вы отвечаете на письмо сразу, тогда качество вашего ответа играет второстепенную роль. Адресат будет покорен вашей надежностью и мобильностью. Особенно удобно переписываться с помощью e-mail, ведь сообщения такого рода подразумевают, что ожидается быстрый ответ.

За 3 минуты вы и сами можете выполнить много дел, передача которых другим лицам могла бы занять те же 3 минуты.

«Делай сам!» — важный принцип выполнения маленьких заданий (наряду с необходимой передачей работы, требующей длительного времени).

«Золотая книжечка» — вот система быстрого реагирования, равноценная чистому золоту, если вам надо записать внезапно возникшие мысли. Известные деятели искусства (художники, писатели, композиторы, философы) всегда имеют под рукой записную книжечку, куда заносят спонтанно возникшие мысли. Если вы используете свой план как резервуар идей, то всегда держите его при себе.

Современная версия «золотой книжечки» обычно представляет собой файл «Идеи.doc», который вы держите открытым во время работы с текстом. Некоторые пользователи ПК и не знают, что они могут одновременно обрабатывать множество файлов в WORD и других программах по переработке текстов. С помощью комбинаций клавиш Ctrl и F6 вы можете легко и быстро переходить от одного текста к другому.

Благодаря этому ваша электронная записная книжка никогда не исчезнет из-за нажатия на клавишу!

Эту технику следует использовать при работе над докладом, статьей, проповедью или чем-то еще подобным. Как только вам придет в голову мысль во время работы на ПК, быстро откройте файл с идеями через CtrlF6 и запишите туда свои мысли. Кроме того, открытый файл будет напоминать вам о том, что проект непрерывно работает.

Легче позвонить по телефону

Много времени, которое, в конечном итоге, принадлежит вам, теряется из-за бесконечных разговоров по телефону. Если вы звоните по телефону, — это классический способ установить контакт. Но как вы можете по телефону добиться взаимопонимания, подобрать соответствующий тон и, прежде всего, определить подходящий момент для разговора?

Вот несколько советов Георга Вальтера, специалиста по коммуникативным отношениям. Он уже 10 лет дает консультации по этому вопросу людям, которые по долгу своей службы должны вести беседы по телефону.

Звоните прежде, чем позвонят вам. Для телефонных разговоров ежедневно отводите определенное время. Для важных телефонных разговоров выделите специальное время, зафиксировав это в вашем графике. Если вы не можете до кого-то дозвониться, договоритесь о конкретном дне и часе, когда вы перезвоните. Никогда не произносите неопределенную фразу: «Я перезвоню позже».

Когда звоните, называйте свое имя и фамилию. 90% тех, кто звонит по телефону, называют свое имя и этим вносят частичку личного, что положительно влияет на ход разговора. Если у вас плохая память на имена, запишите имя позвонившего. Время от времени (но ненавязчиво) обращайтесь к своему собеседнику по имени.

Будьте кратки. Помните также, что сегодня телефонные разговоры стали намного дороже, чем несколько лет тому назад.

Телефонные разговоры занимают, помимо этого, еще и рабочее время. Никогда не начинайте разговор с пустой фразы «Как дела?», так как она превращает беседу в болтовню. После короткого приветствия сообщите, что вы желаете, и о чем пойдет речь. Никогда не беседуйте по телефону слишком долго — часы, поставленные рядом с телефонным аппаратом и показывающие отведенное для этой процедуры время, помогут вам.

Беседу заканчивайте, если все важное уже обсуждено — как правило, это происходит через 5 минут. Прощаясь, назовите того, с кем разговаривали, по имени. Это оставит у вашего собеседника чувство, что вы серьезно к нему отнеслись. Если ваш деловой партнер заметит, что в ходе разговора вы забыли его имя, то вы произведете на него впечатление человека небрежного и невежливого.

При беседе по телефону воздействие достигается вашим голосом и тоном, которым вы говорите.

Используйте это как свое преимущество. Помните: то, что вы говорите, часто менее важно, чем то, как вы это говорите. Для лучшего общения представьте перед собой своего собеседника. Если вы хотите привлечь внимание другого, приспособьтесь к темпу его речи. Так вам будет легче установить с ним контакт и вызвать его симпатию. Слушайте внимательно и детально остановитесь на решении основной проблемы.

Старайтесь не давать обещаний, не перебивать собеседника, слушайте осознанно, подтверждая свое внимание с помощью междометий (достаточно «хм-хм» или короткого «да»).

Ваш голос по телефону соответствует положению вашего тела. Если вы сидите за письменным столом и погружены в себя, то и по телефону вы разговариваете с собеседником устало и зажато. Профессионалы в телефонных разговорах обычно ставят перед собой зеркало, чтобы контролировать выражение своего лица во время разговора. Если вы должны сообщить своему собеседнику неприятные известия, разговаривайте стоя.

Тогда голос будет звучать тверже и увереннее.

Не только голос, но и слова решают, насколько будет успешен ваш разговор по телефону. Позитивно сформулированные высказывания воспринимаются быстрее, чем негативные. Лучше всего вычеркнуть из телефонного словаря следующие пустые фразы: «Я не могу», «Мне надо», «Не уверен», «Разрешите вас перебить». Вместо них используйте следующие речевые обороты: «Я могу», «Я буду», «С удовольствием помогу вам». Почувствовали благотворное действие последних высказываний? Можете заменить это своими собственными выражениями, чтобы по телефону вы были естественны.

Если по роду деятельности вам приходится много звонить и заключать конкретные соглашения, то вам необходим хороший формуляр для записей бесед. Забудьте о напечатанных телефонных бланках, изготовьте собственные, где стоят графы: «Имя собеседника», «Фирма», «Телефон», «Время», «Тема разговора».