Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Да-да, я уже слышу следующие вопросы. А если аудитория не склонна соглашаться? А если ваши рекомендации — это не то, что они хотели услышать? А если они настроены враждебно? А если вы стоите перед людьми, которые привыкли к выстраиванию аргументов по схеме «факты — выводы — рекомендации»? Один из возможных ответов — не оставляйте все выводы на потом, а озвучивайте их поэтапно, в конце каждого раздела, примерно так:

ЦЕЛЬ: Определить, должен ли J J. Ltd. попытаться использовать возможности, предлагаемые рынком США

ВВОДНЫЕ ТЕМЫ:

1. Сила экономики

2. Потенциальная прибыльность

3. Возможности выхода на рынок

ТЕМА 1: Сила экономики

Доказательства:

1. Наибольшая доля мирового ВНП

2. Наибольший объем внешней торговли

3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций

ВЫВОД 1: США — ведущая мировая экономика

ТЕМА 2: Потенциальная прибыльность

Доказательства:

4. Жесткий контроль над издержками

5. Устойчивая конкурентная позиция

6. Прочее

ВЫВОД 2: Доход на инвестиции в США очень привлекателен

ТЕМА 3: Возможности выхода на рынок

Доказательства:

7. Рынки фрагментированы

8. Высокая эластичность спроса

ВЫВОД 3: Барьеры для входа можно преодолеть

Резюме ВЫВОДОВ:

1. США — ведущая мировая экономика

2. Доход на инвестиции в США очень привлекателен

3. Барьеры для входа можно преодолеть

РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок!

В некоторых ситуациях подобная схема может быть оправдана; тем не менее, я полагаю, что в 90 % случаев вам нужно начинать с рекомендаций или, по крайней мере, с выводов. Если вы по-прежнему не уверены в таком подходе и предвидите негативную реакцию слушателей, можете оставить свои выводы и рекомендации на самый конец, но в большинстве случаев это не лучший способ. Даже когда вы знаете, что слушатели будут сопротивляться, я бы рекомендовал во вступительном слове сказать что-то вроде:

«Доброе утро! Мы готовы представить рекомендации, которые вам, скорее всего, придутся не по душе. Мы хотим, чтобы вы знали: наша команда потратила много времени на решение проблемы. Мы изучили все возможности и потратили не один час на обсуждение аргументов за и против. Мы бы не предлагали вам этого решения, если бы не были в нем абсолютно уверены. Мы рекомендуем вам попытаться воспользоваться возможностями для роста на рынке США. Оставшееся время мы посвятим объяснению, почему мы выдвигаем именно такие рекомендации».

Другими словами, дайте слушателям понять, что предвидели их реакцию и понимаете их чувства. Поставьте себя на их место и решите, как бы вы себя чувствовали, услышав это вступительное слово.

Выводы и рекомендации с самого начала? В середине? В конце? Ответ зависит от того, как вы оценили ситуацию и насколько восприимчива аудитория. Как только вы сделали выбор, вы готовы к тому, чтобы написать вступление и заключение для вашей презентации.

Напишите вступление

Вспомните свой последний полет на самолете. Что вы делаете в первые минуты полета, когда стюардессы объясняют меры безопасности на борту? Я в это время закрываю глаза, отвлекаюсь от происходящего и засыпаю.

Так и со многими презентациями: когда я слышу вступление, меня клонит в сон.

А теперь представьте, что случилось бы, если бы стюардесса объявила:

Вы немедленно сосредоточитесь на словах стюардессы. И весьма вероятно, вы проигнорируете любого пассажира, который попытается помешать вам получить ответы на интересующие вас вопросы.

Для этого и нужны вступления: они должны разжечь интерес, энтузиазм и желание узнать, что будет дальше.

Я оставляю на ваше усмотрение то, как вы будете разжигать этот интерес. Что же касается вводных слов, я предлагаю использовать формулу ЦВО:

Цель. Зачем вы делаете эту презентацию? Зачем мы здесь? Что определит успех этой презентации?

Важность. Почему так важно достичь этой цели сегодня? Как презентация поможет решить проблемы, с которыми мы столкнулись? Почему это так срочно?

Обзор. Дайте нам общее представление о структуре презентации, о том, чего мы можем ожидать во время презентации. Это даст нам возможность сконцентрироваться на содержании, а не на лихорадочном желании выяснить, о чем вы сейчас говорите и что будет дальше.

Вы можете расположить элементы формулы ЦВО в любом порядке в зависимости от своего представления о том, какой тон в общении с аудиторией вам следует взять. К примеру, вы можете сказать:

Цель: «Моей целью сегодня является представление набора практических рекомендаций по преодолению беспокойства во время проведения презентации».

Важность: «Это очень своевременно, так как на следующей неделе вы должны представить свои рекомендации совету директоров».

Обзор: «За тот час, что у нас имеется, мы обсудим этапы планирования, подготовки и проведения презентации».

Или

Важность: «Вас пригласили выступить с презентацией перед советом директоров на следующей неделе».

Цель: «Поэтому я хочу потратить ближайший час на то, чтобы дать вам набор практических рекомендаций по преодолению нервозности во время выступления».

Обзор: «Давайте начнем с того, как лучше планировать презентацию, затем обсудим ее подготовку, и закончим тем, как ее провести».

Или

Обзор: «В этой презентации я расскажу о том, как спланировать, подготовить и провести презентацию».

Цель: «Как вы знаете, выступление с презентацией может вызвать излишнюю нервозность. Таким образом, моей целью является показать, как те методы, которые мы будем обсуждать, помогут вам справиться с этой проблемой».

Важность: «Это обсуждение очень своевременно, поскольку на следующей неделе вас попросили представить рекомендации совету директоров».

Обдумывая ЦВО-введение, имейте в виду, что головы слушателей забиты множеством других важных вопросов. Подготовьте такое вступление, которое переключит внимание участников на то, о чем будете говорить вы. Дайте им понять, что ваше выступление заслуживает их времени и внимания.

Вступление лучше писать заранее, чтобы как следует продумать последовательность его элементов и выбрать для них нужные интонации.

Составьте план заключения

Немногое способно столь же быстро вызвать улыбку на лицах ваших слушателей, как слова: «…и чтобы подвести итог…». Даже если ваша презентация была понятной, интересной и хорошо структурированной, слушатели будут вам крайне признательны, когда вы позволите им вернуться к своим обязанностям. Заключение, как и введение, притягивает к себе максимум внимания со стороны аудитории. Вот что я рекомендую в качестве эффектного заключения:

1. Резюмируйте основные тезисы презентации, будь то заключения, тенденции, аргументы или что-то еще.

2. Еще раз проговорите рекомендации. (Помните, вы представили их как основную идею вашей презентации.)

3. Представьте программу действий. Слушатели с большей вероятностью согласятся с вашими рекомендациями, если поймут: вы предвидели, что именно понадобится для их осуществления. Подготовьте слайд, который показывает отдельные шаги или действия, необходимые для выполнения рекомендаций. Определите ответственных за каждый шаг. Покажите, сколько времени займет каждый этап и когда можно ожидать завершения программы. Кратко обозначьте, во сколько обойдется каждый этап и сколько составит общий бюджет.

4. Попросите дать согласие и взять на себя обязательства, необходимые для выполнения рекомендаций. Пусть вас не вводят в заблуждение кивание головой или утверждения типа «Я понимаю» по ходу презентации. Они ни в малейшей степени не означают согласия. Будьте уверены в себе, непосредственны и конкретны. Спросите: «Нашей целью сегодня было получить ваше согласие на 30-процентное сокращение расходов вашего отдела. Достигли ли мы цели и можем ли мы рассчитывать на результаты в конце финансового квартала?» Если слушатели не согласны, обсудите с ними, что требуется для получения их согласия.