Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

ОВЕРХЕД-ПРОЕКТОРЫ, ИЛИ КОДОСКОПЫ — лучшее средство для аудитории, состоящей из четырех и более человек. Я затрудняюсь установить верхний предел, поскольку успешно использовал их в аудитории, состоящей из более чем 700 человек. Но если вам так нужен верхний предел, пусть это будет 40 человек.

Мне особенно нравится в оверхед-проекторах то, что по сравнению с другими техническими средствами они позволяют произвольно менять последовательность слайдов или пропускать некоторые из них, а также добавлять запасные слайды. Я могу записывать на слайдах неожиданно пришедшие мысли. Кроме того, для работы таких проекторов не надо выключать свет. Все эти преимущества дают мне свободу взаимодействия с аудиторией, столь необходимую в большинстве случаев.

Среди недостатков таких проекторов можно назвать разве что их не слишком компактный размер. Но поскольку они имеются в большинстве конференц-центров и организаций и они удобны в использовании — это не проблема. Причем офисные копировальные устройства могут легко печатать недорогие черно-белые прозрачные слайды для таких проектов. Да и стоимость цветных копий снижается.

ДИАПРОЕКТОРЫ лучше всего использовать в аудиториях численностью более 40 человек. В этом случае докладчик обычно стоит у трибуны с микрофоном. В аудиториях, состоящих из 20–50 человек, вы можете по выбору использовать или 35-миллиметровые слайды, или прозрачные пленки, в зависимости от необходимой вам степени взаимодействия с аудиторией.

В отличие от оверхед-проекторов, в диапроекторе есть пульт дистанционного управления, который позволяет вам переходить от одного слайда к другому. Это вынуждает вас придерживаться заранее заданной последовательности слайдов. Кроме того, приходится выключать свет, если только проектор не находится за полупрозрачным экраном. Поэтому диапроекторы лучше всего использовать на более формальных презентациях или выступлениях, когда не предполагается активного взаимодействия с аудиторией.

С момента, когда я начал систематизировать свои идеи, КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, МУЛЬТИМЕДИЙНЫЕ ПРОЕКТОРЫ и весь арсенал связанных с ними средств существенно потеснили те виды технических средств, которые мы только что обсуждали. Они уверенно вытеснили диапроекторы и совсем скоро, по мере развития проекционных технологий, заменят оверхед-проекторы.

Пока у этих технических средств нет точного названия. Одни называют их «системой реального времени», другие — «новыми средствами», третьи — «компьютерными средствами». Я называю их «экранными средствами». Когда же в них используется анимация, звук и видео, их принято называть «мультимедийными».

Ниже описан спектр возможностей такой технологии. На страницах этой книги вы найдете не только то, чему вас могу научить я, но и получите общее представление о том, как можно усовершенствовать презентации с помощью данных средств.

Начнем с основных экранных презентаций

Добавьте анимацию. Вы можете отобразить на слайдах движение и направление предметов или фигур с помощью эффектов «полета», «падения», «растворения». К примеру, можно показать движение предметов, заданное определенным процессом, или то, как распределяется ответственность в организационной структуре.

Вставьте отсканированные изображения. Отсканировать цветные фотографии продукции или людей и вставить их в слайды очень легко. Кроме того, цифровые камеры позволяют заснять любой предмет, загрузить фотографию в компьютер и по желанию изменить ее.

Добавьте звук. Звук телефонного звонка или гудка машины усилит чувство реальности, а музыка создаст определенное настроение. Пригодятся и цитаты из диктофонных записей с обсуждением новых идей.

Добавьте видео. А как насчет того, чтобы включить видео-ролик сцены, которую вы описываете: «узкое место» в производственном процессе, торгового агента за работой?

Добавьте ссылки. Свяжите продукцию с сайтом ее производителя, добавив гиперссылку, чтобы слушатели могли получить дополнительную информацию от производителя. Сделайте ссылку на программное обеспечение, позволяющее моментально проводить расчеты альтернативных сценариев развития.

Как видите, имеется целый ряд технических приемов, которые могут в существенной мере способствовать успеху вашей презентации. Однако не секрет, что каждый из них имеет как преимущества, так и недостатки.

Единственным, самым важным преимуществом технологий экранных презентаций является то, что они позволяют вносить в слайды изменения во время презентаций или между встречами. Иными словами, вы имеете возможность своевременно менять содержание и создавать альтернативные сценарии.

Структуры такого рода презентаций могут быть гибкими, что позволяет по-разному использовать одну презентацию в разных аудиториях. Легко и непринужденно можно начать с рекомендаций аудитории или оставить их на потом, если возникнет риск, что в начале слушатели их не воспримут.

Использование видео, звука, анимации и спецэффектов способствует запоминанию информации и вовлечению аудитории в обсуждение.

Недостаток состоит в том, что это оборудование установить не так просто, как, к примеру, проекторы, которые надо всего лишь подключить к источнику питания. Подключение ноутбука к мультимедийному проектору, затем их обоих к источникам питания в правильной последовательности, вывод изображения с ноутбука в проектор, и т. д., и т. п., — это скорее тест на терпение и одна из основных причин, по которой многие докладчики с недоверием относятся к новым технологиям.

В неумелых руках вереница картинок может помешать установить контакт с аудиторией, который так важен для успеха бизнес-презентации. Дело в том, что внимание участников в первую очередь концентрируется на слайдах, а не на докладчике.

Иногда аудитория может воспринять использование анимации, эффектов растворения и всплывания, движущихся стрелок и т. д. как попытку пустить пыль в глаза. У слушателей может создаться впечатление, что вы тратите время и деньги на то, чтобы сделать презентацию более яркой, чем это необходимо для четкого изложения основной идеи, т. е. что вы ставите форму выше содержания.

Учитывая слабые и сильные стороны этих средств, ниже я формулирую заповеди, позволяющие использовать любые технические средства наилучшим образом.

10 заповедей докладчика

1. Дизайн слайдов должен быть простым. На диаграммах не должно быть сносок и ссылок; в текстовых слайдах количество слов не должно превышать тридцати.

2. Люди, сидящие дальше всех от экрана, должны четко видеть надписи на слайдах. Загляните в подробную таблицу в разделе, посвященном читабельности.

3. Используйте цвет осмысленно, а не для красоты. Цвет применяется для акцентирования, привлечения внимания к лейтмотиву презентации, выделения или символического выражения.

4. Специальные эффекты (например, анимация) должны быть сведены к минимуму. Их использование должно диктоваться содержанием.

5. Презентация должна создаваться в разумные сроки. По мере добавления новых элементов, таких как видео и звуковые эффекты, подготовка презентаций требует все больше времени и денег.

6. Репетируйте, репетируйте, и еще раз репетируйте до презентации; во время самой презентации будет уже поздно. Вы будете чувствовать себя более уверенно во время выступления, если будете досконально знать текст презентации и заранее обдумаете, какие вопросы вам могут задать.

7. Приезжайте на место презентации заранее и поработайте с местным техническим специалистом. Убедитесь в том, что оборудование совместимо с программой; освещение отрегулировано так, чтобы достаточно затемнить область вокруг экрана и оставить максимально освещенным остальное пространство. Убедитесь, что знаете, к кому обратиться в случае возникновения проблем во время презентации. Еще лучше попросить специалиста оставаться в помещении во время презентации.