Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Подумайте вот о чем: фильмы в среднем длятся 90 минут, телевизионные программы — 22 минуты (без учета рекламы), рекламные ролики доносят идею до зрителя за 30 секунд или даже менее. Да, я допускаю, что идеи, заложенные в каждом из приведенных примеров, достаточно просты по сравнению с деловыми презентациями. И тем не менее, существует прямая связь между продолжительностью презентации и тем, как скоро аудитория потеряет к ней интерес.

Как человек, присутствовавший на очень многих презентациях, хочу заверить вас, что слушатели не будут против, если презентация закончится раньше намеченного; но они возмутятся, и будут правы, если она затянется. Обычно, когда меня приглашают выступить с презентацией, я прошу больше времени, чем мне в действительности нужно, что дает мне возможность закончить раньше назначенного. Таким образом, у слушателей создается приятное впечатление, что они уже что-то выиграли. Вне зависимости от того, сколько времени мне выделили и сколько вопросов задали, я беру на себя полную ответственность за то, чтобы закончить выступление тогда, когда я обещал, даже если ради этого я должен как-то сократить материал.

Да, но что делать, если времени, выделенного на презентацию, недостаточно для достижения цели? Вот несколько возможностей для решения этой проблемы:

Поставьте перед собой менее амбициозную, но более реалистичную цель. Назначьте вторую презентацию или договоритесь о дополнительной встрече.

Раздайте ознакомительные материалы за несколько дней до презентации — это даст слушателям дополнительную информацию. Во время презентации ссылайтесь на них и резюмируйте изложенные в них основные идеи — для тех, кто не смог ознакомиться с ними заранее. Я подчеркиваю — резюмируйте. Не надо повторять содержание материалов, чтобы не попасть в ситуацию, в которой оказался один мой знакомый докладчик. Когда слушатели обнаружили, что он просто слово в слово повторяет содержание заранее выданных материалов, человек, ответственный за принятие решений, сказал: «Просто примите как данность, что мы ознакомились с материалами. Сегодня мы собрались здесь, чтобы узнать, что мы должны со всем этим сделать». Вот так!

• Сообщите слушателям, что дополнительную информацию они найдут в материалах, которые вы раздадите после презентации. (Если это возможно, не раздавайте материалы в начале презентации! Вы рискуете потерять внимание аудитории, изучающей раздаточные материалы вместо того, чтобы слушать вас.)

• Подготовьте дополнительные слайды или какие-то исходные данные и приберегите их на случай, если аудитория захочет узнать больше, например, о предположениях, на которых основан прогноз.

• Установите приоритеты: какие составные части вашей презентации и слайды должны быть обязательно представлены, а какие можно пропустить.

• Заключите с аудиторией новое соглашение. Я помню случай, когда мне задали столько вопросов, что закончить презентацию вовремя, не рискуя оставить значительную часть слушателей с чувством неудовлетворенности, не было никакой возможности. После небольшой паузы я предложил: «Давайте сделаем небольшой перерыв, и те, у кого есть еще какие-то планы, смогут уйти. А мы продолжим, и я отвечу на все оставшиеся вопросы». Треть слушателей покинула помещение, а с оставшимися я провел еще полчаса.

Даже когда время не имеет значения, лучше ограничить степень детализации материала. Один из моих друзей называет склонность людей продемонстрировать все, что они сделали, синдромом НЖПСЗ — нестерпимого желания продемонстрировать свои знания. Поверьте мне, через 40 минут все графики выглядят одинаково, а круговые диаграммы вызывают мечты о десерте.

Мы можем рассчитывать, что вы начнете презентацию вовремя? Думаю, да. А если не все собрались? Что тогда?

Начинайте презентацию вовремя! В лучшем случае, вы сможете подождать три-пять минут, не больше, пока слушатели рассаживаются. Пришедшие вовремя имеют право на то, чтобы презентация началась в заявленное время. В любом случае, давайте не будем наказывать тактичных и пунктуальных ради тех, кто таковыми не является, независимо от положения последних или причин их опоздания.

Да, но что если на презентацию опаздывает человек, принимающий решения? Я рекомендую вам начать вовремя, а когда появится опоздавший, резюмируйте для него все сказанное вами ранее. По опыту я знаю: слушатели яростно возражают против задержек с началом выступления, но достаточно терпимо относятся к вынужденным остановкам.

Мне вспоминается, как однажды я начал презентацию в отсутствие одной из персон, принимающих решения. Дама опоздала на 20 минут. Я продолжал как ни в чем ни бывало, но меня остановили, объяснив, что без активного участия опоздавшей достичь согласия будет невозможно, и попросили кратко повторить то, что мы уже успели обсудить. Как впоследствии оказалось, равная степень информированности всех участников позволила мне легче добиться от них нужного мне согласия.

Для меня своевременное начало и окончание презентации — это больше, чем просто организационные моменты; это вопрос целостности. Придерживаясь запланированного графика, мы демонстрируем желание и возможность выполнять соглашения и взятые на себя обязательства.

Какие технические средства лучше всего использовать?

Если бы у меня был выбор, то я предпочел бы такое техническое средство, которое можно найти в большинстве конференц-залов и переговорных комнат и легко подключить. Которое можно было бы использовать в помещении любого размера, не выключая свет. Чтобы его лампы никогда не перегорали. Чтобы на нем можно было показывать слайды с оригиналов любого размера, которые легко подготовить, просмотреть и размножить с помощью любого копировального аппарата. Чтобы слайды были четкими, независимо от того, цветные они или черно-белые, и без усилий читались как самой маленькой аудиторией, состоящей из одного человека, так и многотысячной. Продолжай мечтать, Желязны!

Поскольку технического средства с такими характеристиками просто не существует, ниже следует описание средств, которые можно использовать в различных ситуациях. Описание включает их преимущества и недостатки.

«НАСТОЛЬНЫЕ» СЛАЙДЫ названы так потому, что каждый из присутствующих получает свой экземпляр материалов в начале встречи или до нее. Чаще всего «настольные» слайды используются для небольших аудиторий, состоящих максимум из четырех человек. Целью таких встреч может быть обсуждение проделанной работы, проверка точности данных, начальное обсуждение какого-то вопроса, проверка выводов и достижение консенсуса в отношении рекомендаций, а также формирование обязательств в связи с дальнейшими действиями.

Преимуществом использования «настольных» слайдов является то, что все участники чувствуют себя равными партнерами в обсуждении. Кроме того, присутствующие могут делать пометки прямо на раздаточных материалах и просматривать страницы в свободном режиме.

Недостаток заключается в том, что слушатели могут забегать вперед, изучая страницы, которые вы еще не готовы обсуждать, а следовательно, могут возникнуть вопросы, которые вы бы предпочли оставить на потом. Кроме того, поскольку каждый будет смотреть в свой экземпляр раздаточных материалов, вам может не хватить зрительного контакта со слушателями, необходимого для контроля за пониманием.

В приложении «Как использовать „настольные“ презентации» дано более подробное описание этой формы презентации.

МОЛЬБЕРТЫ ИЛИ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОСКИ очень подходят для обсуждений. Фиксация идей по мере их появления в ходе интерактивных встреч порождает в слушателях чувство сопричастности, что придает дискуссии спонтанность и живость.

Однако, чтобы пользоваться этими средствами, нужно иметь четкий, легко читаемый почерк и писать быстро, при этом изображения должны быть простыми — иначе вы будете проводить больше времени спиной к аудитории, делая записи, чем обсуждая с ней возникающие идеи. Поэтому численность групп, для работы с которыми используются данные средства, не должна превышать 15 человек. Если слушателей больше, я рекомендую использовать проекторы.