Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Конечно, делая презентации с помощью мультимедийного проектора, можно управлять указкой с помощью мыши — такие указки входят в программное обеспечение. Но даже в этом случае постарайтесь сделать траекторию движения указки по экрану минимальной.

Как проводить презентацию в режиме видеоконференции

Чтобы рассказ о том, как научиться преподносить материал и эффективно использовать слайды, был полным, придется потратить немного времени на тонкости выступления во время видеоконференций.

К видеоконференциям применимо большинство приведенных рекомендаций, но с некоторыми поправками.

Одним из таких нюансов является временная задержка — то мгновение, которое требуется сигналу, чтобы дойти до зрителей.

1. Вероятно, в ходе видеоконференции вы будете сидеть, а не стоять. Сядьте поудобней, выпрямите спину, поставьте стопы всей подошвой на пол и положите руки на стол.

2. Удерживайте зрительный контакт с камерой, чтобы дать почувствовать зрителям, находящимся с другой стороны камеры, что вы обращаетесь к ним лично.

3. Жестикулируйте так, как вам удобно.

4. Поменьше шутите. Юмор работает лучше всего, когда за шуткой практически мгновенно следует смех аудитории. Учитывая современный уровень технологии видеоконференций, когда вы со своими коллегами по эту сторону видеомоста уже смеетесь, публика еще слушает окончание шутки.

5. Чтобы сократить психологическую дистанцию, выучите имена зрителей по ту сторону видеомоста и обращайтесь к ним по именам во время выступления.

Если вы хотите дальше развивать свое умение преподносить материал, иногда полезно прибегнуть к помощи профессионала, который сможет сделать конструктивные замечания по поводу вашего поведения перед публикой. По возможности используйте видео, чтобы увидеть себя со стороны глазами аудитории.

Как работать со слайдами

Мы только что обсудили, как правильно стоять и говорить во время презентации. В этой области есть чему поучиться, но искусство проведения презентаций этим не исчерпывается. Надо как можно раньше освоить работу со слайдами, чтобы навыки их использования стали второй натурой. Вот мои секреты работы со слайдами во время презентации.

Повторяйте за мной: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда»

Еще раз: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда».

Еще раз: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда».

Когда вы демонстрируете слайды, будь то раздаточные материалы, диапозитивы, прозрачные пленки или что-либо еще, сделайте устный логический переход к тому, что вы будете показывать на следующем слайде, ДО ТОГО, как его сменить.

Большинство докладчиков сначала меняют слайд, а потом произносят слова, которые служат логическим переходом к нему. В этом случае присутствующие не знают, читать ли им то, что изображено на слайде, к которому еще не обращались, или слушать, что говорит докладчик. У слушателей может также возникнуть впечатление, что докладчик не ориентируется в своем выступлении и ему надо посмотреть на экран, чтобы знать, что говорить. К сожалению, когда докладчик использует слайд как карточку-шпаргалку, он тратит больше времени на разглядывание слайда, чем на общение со слушателями. Можно ли винить их за подозрения в том, что докладчик не настолько заинтересован в обсуждаемом вопросе, чтобы как следует подготовиться?

Чтобы достичь нужного эффекта, слова и слайды должны действовать одновременно; то, что мы слышим, должно подкреплять то, что мы видим, а то, что мы видим, — подтверждать то, что мы слышим. Устный логический переход выполняет функцию смыслового «мостика» от одного слайда к другому.

Переход осуществляется в четыре этапа:

1. Сохраняйте зрительный контакт с аудиторией, завершая обсуждение предыдущего слайда.

«Как мы только что видели, США имеют огромный потенциал для банка J.J. Ltd.»

2. Сохраняйте зрительный контакт, озвучивая переход к следующему слайду.

«Но сможет ли J.J. Ltd. проникнуть на рынок США? На самом деле непреодолимых барьеров для входа не существует».

3. Сохраняйте молчание, пока меняете старый слайд на новый.

4. Восстановите зрительный контакт, начав рассказывать о новом слайде.

«Здесь перечислены уже известные вам барьеры и приведены рекомендации по их преодолению».

Третий этап требует особого внимания. Если вы продолжаете говорить, пока меняете слайды, это создает неразбериху. Вы пытаетесь одновременно выполнять слишком много различных задач. В большинстве случаев вам необходимо разорвать зрительный контакт с аудиторией, чтобы проконтролировать свои действия, и получается, что вы говорите, обращаясь к слайду или проектору, и забываете о слушателях.

Гораздо лучше сохранять зрительный контакт с аудиторией до конца предложения. Затем в тишине поменяйте слайд. В этом случае вы сможете полностью сосредоточиться на каждой задаче.

Не бойтесь тишины при смене слайдов — слушателям это нравится. Помните, что вы создали для них логический переход, и они не откажутся от нескольких секунд тишины, чтобы поразмыслить о том, что появится на экране дальше.

Когда на экране появится новый слайд, сделайте следующее:

1. Объясните элементы диаграммы.

«На вертикальной оси справа… На горизонтальной оси внизу…»

«В верхней части матрицы обозначены шесть конкурентов. Сбоку приведены четыре критерия».

2. Объясните, что и как вы выделяли.

«Обратите внимание на три цвета. Желтый обозначает…»

«Сплошная линия означает… в то время как пунктирная линия представляет…»

3. Объясните идею диаграммы.

«Обратите внимание на тенденцию, которая выражена диагональной линией из нижнего левого угла в верхний правый».

«Обратите внимание: у вашего конкурента график ровный, а график вашей компании демонстрирует колебания».

4. Отметьте, к каким выводам можно прийти на основе данного слайда.

«Таким образом, нам необходимо мотивировать торговых агентов, чтобы они обдумали способы повышения прибыльности».

«Следовательно, рынок высоких технологий является достаточно привлекательным».

5. Сделайте логический переход к следующему слайду.

«Мы увидели, что у рынка высоких технологий есть множество благоприятных аспектов. Теперь посмотрим, чего нам следует опасаться».

Учитывая все те детали, о которых нужно помнить во время выступления, вы, возможно, были бы рады, если бы сменой слайдов занимался кто-то другой. Увы, я настаиваю, чтобы вы делали это самостоятельно. Никто другой не знает, когда именно следует сменить слайд, чтобы логический переход от слайда к слайду был плавным. Кроме того, иногда может потребоваться модифицировать первоначальный план смены слайдов, чтобы подчеркнуть какую-то идею или сократить ее изложение. В этих ситуациях вам пришлось бы думать о том, как подать сигнал человеку, меняющему слайды, что отвлекало бы от плавного хода презентации.

Когда у вас нет выбора — например, на крупной отраслевой конференции, где аудио- и видеооборудованием управляют техники, — я рекомендую соответствующим образом обработать текст презентации и дать технику его экземпляр. (В предыдущей главе я приводил пример размеченного нужным образом текста.) Кстати, это потребует дополнительной репетиции.

Мультимедийные и оверхед-проекторы стоит время от времени выключать. Я не предлагаю выключать проектор после каждого слайда — это будет отвлекать, — однако рекомендую делать это во время длинных переходов от слайда к слайду, подведения итогов, смены докладчиков или при ответе на вопросы, которые не имеют отношения к изображению на экране. Это еще один способ поддерживать столь важный для деловых презентаций зрительный контакт с аудиторией. (Учтите, что не следует выключать проектор в большом помещении, где погашен свет. Для затемненной комнаты нужно подготовить непрерывную серию слайдов, включая те, которые будут демонстрироваться во время длинных логических переходов. Например, можно повторять слайд с планом презентации, где будет выделен тот пункт, о котором в данный момент говорится.)