Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

Тем же, кто еще не успел завоевать авторитет, я бы рекомендовал выступать с энергией и энтузиазмом.

УВЕРЕННОСТЬ В СЕБЕ, УБЕЖДЕННОСТЬ, ЭНТУЗИАЗМ. Это триада, которая создает ваш профессиональный имидж перед аудиторией. В этом суть данной главы. Далее рассказывается, как репетировать выступление, как установить и разместить презентационное оборудование, как вести себя в ходе презентации, работать со слайдами, отвечать на вопросы, шутить и слушать тишину.

Репетиция: поиск недочетов

Никогда мой внутренний голос не кричит так громко, как в момент, когда я стою перед публикой, готовясь начать презентацию. Вот что я обычно слышу:

• Нельзя показывать, что я нервничаю.

• Я им не понравлюсь.

• Они будут меня смущать.

• Они будут выискивать, чего я не знаю.

• Они будут искать, с чем бы не согласиться.

• Они увидят, что я потею.

• Мне придется удивить их тем, какую большую работу я проделал.

• Мне надо будет оправдать время, потраченное на подготовку.

• Мне надо будет оправдать свой гонорар.

Напишите ниже, что говорит ваш внутренний голос:

•

•

•

•

Почему перспектива выступления перед публикой вызывает так много страхов? Боимся ли мы сделать ошибку, плохо выглядеть, потерять лицо, выставить себя не в лучшем свете? Кришнамурти, индийский гуру, наилучшим образом сформулировал эту проблему, сказав: «Что страдает, когда страдают наши чувства?»

Ирония заключается в том, что когда страдают чувства, не болит ни одна часть тела — это не похоже на удаление зуба. Однако иногда ситуация настолько дискомфортна, что лучше бы уж вырвали зуб. Конечно, этот страх для многих из нас стал причиной многих неприятных минут. В моей карьере такое произошло достаточно рано.

Я выступал с презентацией перед небольшой аудиторией. И там был ОН. Он сидел справа от меня, занимая непропорционально много психологического пространства. Через 15 минут после начала презентации я услышал его хриплый скрежещущий голос: «В этой диаграмме опечатка». Я запаниковал: он нашел ошибку в моем слайде во время моей презентации! Не просто кто-то, а ОН, которого я больше всего боялся, и не только из-за его острого ума. На несколько мгновений я ощутил, как у меня поднимается температура, и хотел только одного — исчезнуть.

Он был прав; на оси ординат на диаграмме было обозначено: 0, 2, 4, 6, 8, 10, 13, 15. Что я мог сделать? Что я мог сказать? Жаль, что тогда мне не пришел в голову ответ, который дал один из присутствующих: «Джин хотел проверить, внимательно ли вы слушаете, Дарт».

Сейчас я умею управлять ситуацией. что изменилось?

Возможно, самое большое изменение — это то, что я больше не боюсь оказаться неправым, признать свою ошибку. Мы учимся на ошибках; они подсказывают нам, что делать дальше.

Я заметил, что если признать ошибку и поблагодарить заметившего ее человека за то, что он на нее указал, ему будет приятно. Человек ощущает сопричастность к успеху презентации, помогая мне исправить найденную им ошибку.

Другими словами, я на собственном опыте узнал, что проявлять человеческие чувства — правильно. Я заметил: многие докладчики считают, что перед аудиторией они должны выглядеть идеально. Они создали у себя в уме картинку профессионального докладчика. И вправду прекрасная картинка! Докладчик никогда не лезет в карман за словом; говорит исключительно гладкими, грамматически правильными предложениями; у него всегда найдется блестящий ответ на любой вопрос, и т. д.

Однако на самом деле таких докладчиков не существует. Чем идеальнее мы стараемся быть перед публикой, тем менее естественно мы выглядим, потому что несовершенство заключено в самой природе человека. Давайте посмотрим правде в глаза: баскетбол был бы скучен, если бы в него играли идеальные люди; именно человеческие чувства, человеческие ошибки делают эту игру такой захватывающей.

Почему так трудно быть самим собой, вести себя естественно, чувствовать себя комфортно, не волноваться за свой голос и жесты? Возможно, потому, что мы боимся не понравиться людям такими, какие мы есть. Хуже того, мы боимся не понравиться самим себе. И мы упорно стремимся стать кем-то, кем мы не являемся, — нашим представлением об идеальном докладчике. Только после долгой борьбы мы наконец понимаем, что быть кем-то другим некомфортно. Нам удобно быть только самими собой, со всеми недостатками и прочим.

Все мы — и вы, и я — будем совершать ошибки. Мы будем говорить не те вещи в не то время; давать неверные ответы, показывать не те слайды — и мы поймем, что люди в аудитории не обращают на это внимания, а если и обращают, то забывают об этом намного быстрее, чем мы. Следовательно, мы можем признать, что мы — люди, можем разрешить себе делать ошибки и развиваться дальше.

Это не значит, что к тому, чтобы презентация прошла успешно, не нужно прилагать усилий. Напротив, потому и нужны репетиции, в ходе которых можно поупражняться во всем том, что сделает наше выступление по-настоящему профессиональным. Задумайтесь об аудитории, о своей цели, о времени и деньгах, потраченных на подготовку, и вы поймете: глупо провалить презентацию потому, что она не отрепетирована по сомнительным причинам вроде: «У меня нет времени» или «Я не хочу терять спонтанность». Не будем переоценивать спонтанность: отголоски неудачных экспромтов все еще звучат в конференц-залах. Давайте продумаем все еще до того, как делать презентацию; после будет уже слишком поздно.

Первую репетицию проводите в одиночестве, в комнате, похожей на ту, в которой состоится презентация. Ваша цель на данном этапе — освоиться с материалом, продумать, что вы будете говорить о каждом слайде, сформулировать плавные переходы от одного слайда к другому, засечь время, которое потребуется на презентацию. Полезно использовать магнитофон, чтобы послушать себя и решить, подходит ли та или иная интонация и не стоит ли перефразировать те или иные утверждения.

Вторая репетиция проходит перед тремя-четырьмя коллегами, как знакомыми, так и не знакомыми с ситуацией. На этой стадии вы должны обрести уверенность в себе. Попросите каждого из них сконцентрироваться на отдельном аспекте презентации: один пусть оценивает связность и логичность содержания, аналитические выкладки и структуру; другой — следит за четкостью формулировок и ищет опечатки; третий — сосредоточится на вашей способности донести информацию до слушателей; четвертому следует посмотреть на презентацию с точки зрения человека, который будет принимать решения. На этом этапе нужно спрогнозировать возможные вопросы, включая три самых жестких вопроса от самых важных слушателей, и сформулировать четкие краткие ответы на них.

Хорошо было бы записать эту репетицию на видеопленку, чтобы увидеть себя глазами публики. Видеозапись можно просматривать двумя способами: 1. Выключив изображение и сконцентрировав внимание на звуковом содержании (выбор слов, тон, дикция, произношение, ритм и т. д.); 2. Выключив звук и сосредоточившись на своем внешнем виде (поза, жесты, выражение лица), работе со слайдами и т. д.

Как узнать, достаточно ли отрепетировано выступление?

Когда почувствуете, что можете начать презентацию завтра с чувством уверенности в себе, убежденностью и энтузиазмом, которых заслуживает ситуация, заканчивайте репетиции.

Примечание для тех, кто присутствует на репетиции

Когда я прошу вас присутствовать на репетиции, я настоятельно призываю помнить, что презентация состоится завтра и сейчас не время для того, чтобы подрывать мою уверенность в себе; мне не хватает эмоциональной поддержки. Я прошу вас:

• Быть чуткими. Дайте мне возможность «разогреться» перед тем, как наносить замечаниями удары по моей уверенности; скажите, что я делаю хорошо, прежде чем говорить, что я делаю плохо; используйте формулировки с местоимением «я» — «Я не понял, в чем смысл этой диаграммы» или «Я бы запутался, если бы сидел в аудитории», вместо «Вы ведь не будете использовать эту диаграмму?» Да уж!