Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

• Быть конструктивными. Не обозначайте проблему, не предлагая решения. Помогите мне выработать решения обозначенных вами проблем.

• Быть объективными. Мне жаль, что вам не нравится цвет фона моих слайдов. Однако он не повлияет ни на смысл моего сообщения, ни на аудиторию, поэтому пусть таким и останется. Пожалуйста, пусть ваши комментарии всегда будут по делу и понятно сформулированы.

• Быть реалистичными. Предлагать изменения — все равно что есть чипсы: одного обычно кажется мало. Всегда есть возможность улучшить презентацию, но выступление уже завтра, и я хочу хорошо выспаться накануне, поэтому, пожалуйста, помогите мне сконцентрироваться только на тех изменениях, которые мы можем осуществить.

Спасибо. Теперь пора отправиться на место презентации и посмотреть, что необходимо сделать для подготовки и установки оборудования.

Подготовка помещения и установка оборудования

По собственному горькому опыту могу сказать одно: когда дело доходит до подготовки помещения, мой вам совет — приезжайте на место по крайней мере за 40 минут до начала презентации и возьмите все в свои руки. Нужно помнить: если какая-то неприятность может случиться, она обязательно случится, и вы потеряете уверенность в себе, над которой так долго работали. Чем сложнее оборудование, тем больше вероятность сбоя в работе. Вот лишь некоторые примеры проблемных ситуаций и моих методов их решения.

ПРОБЛЕМА. Панель выключателей так сложна, что ей может управлять только ученый-ракетчик… да и найти ее не так-то просто. Что с системой кондиционирования? Что с оконными шторами?

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я запоминаю, где находится панель выключателей, и, проверив соответствие выключателей светильникам, решаю, какие светильники выключить, какие оставить включенными, а у каких уменьшить яркость. Я обязательно выключаю свет над экраном.

Я спрашиваю, что необходимо сделать, или кому надо позвонить, чтобы повысить или понизить температуру, если возникает необходимость создать в комнате комфортный температурный режим.

Я пробую, как работают оконные жалюзи, проверяя, какие из них можно опустить, так чтобы солнечный свет не стер изображение с экрана и не отвлек внимание участников от того, что происходит в комнате.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что зачастую столы расставлены неудачно.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я превращаю U-образную конфигурацию расстановки столов в V-образную, освобождая пространство в передней части комнаты.

Я расставляю столы «елочкой» вдоль центрального прохода.

Я стараюсь сделать центральный проход достаточно широким, чтобы зрители не загораживали друг другу экран.

Я отодвигаю в сторону лишние стулья.

ПРОБЛЕМА. Микрофон обычно устанавливают на трибуне, что ограничивает свободу передвижений, а вам необходимо подходить к экрану, чтобы указывать на важные элементы диаграмм.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Чтобы не стать пленником трибуны, я прошу прикрепить мне маленький микрофон к лацкану или выдать мне беспроводной микрофон. Я редко использую трибуну; она всегда слишком высока и создает физический и психологический барьер между мной и аудиторией. Даже когда использую трибуну для того, чтобы положить на нее мои заметки, я всегда начинаю презентацию в стороне от трибуны так, чтобы публика видела меня в полный рост, а не только мою лысину. (Важная мера предосторожности при использовании беспроводных микрофонов: убедитесь, что выключили его, когда не обращаетесь к публике… А ТАКЖЕ когда идете в туалет.)

ПРОБЛЕМА. Я заметил: оверхед-проектор неизменно устанавливают на столе конференц-зала так, что сидящие за ним вынуждены проделывать акробатические фигуры, чтобы увидеть изображение на экране. Кроме того, в фокусе внимания оказывается проектор, а не докладчик.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Стол для коктейлей из офиса президента компании или из комнаты для приемов, стул для пианино, перевернутая урна для бумаг, сиденье стула — любой предмет высотой 40–50 сантиметров можно использовать для того, чтобы поставить проектор ниже уровня зрения сидящих за ним участников.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что не бывает двух одинаковых проекторов — выключатели находятся в разных местах, уровень яркости изображения различен, на ноутбуках установлено разное программное обеспечение, у мультимедийных проекторов разные соединительные кабели, у пультов дистанционного управления разные конструкции.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обязательно проверяю все переключатели на проекторе, все соединительные кабели, все функции пульта дистанционного управления. Я убеждаюсь, что все провода убраны подальше или, по крайней мере, надежно защищены.

ПРОБЛЕМА. Я обещаю: во время самого важного выступления в вашей жизни перед самыми важными для вас людьми, в самый ответственный момент перегорит лампочка.

Ну и? Кто из нас подумает о том, чтобы принести запасную лампу? Если поразмыслить, это даже не столь важно. Кто из нас умеет заменять лампочки? О, конечно, во все проекторы встроены запасные лампы… Неправда!

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я проверяю наличие встроенной запасной лампы в проекторе. Я выясняю, где находится переключатель, который заменяет лампу, и работает ли вторая лампа. Я трачу дополнительные деньги, чтобы поставить в комнате второй проектор, и проверяю его исправность. Это небольшая цена, если учесть, насколько важны для меня слушатели.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что ни один проектор никогда не протирают с момента покупки.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обязательно протираю влажной салфеткой подставку для слайдов, зеркала и линзы проектора.

ПРОБЛЕМА. Мы обычно довольствуемся тем экраном, который есть в комнате, не рассматривая другие варианты. Обычно экраны бывают двух размеров — маленькие и очень маленькие — и четырех типов: матовые, линзообразные, пузырьковые или полупрозрачные.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обычно прошу установить экран размером 2,5 x 1,8 метра для выступления перед группой из 50 человек и максимально большой — для более многочисленной аудитории. Я настаиваю на матовом экране, если только экран и проектор не установлены в обратной последовательности. Линзообразные и пузырьковые экраны дают более яркое изображение, но только для тех зрителей, которые сидят прямо перед экраном. Чем ближе к краю ряда сидят люди, тем более тусклым выглядит для них изображение. На матовом экране картинка отображается с одинаковой интенсивностью независимо от того, где сидит зритель.

Иногда я устанавливал экран на более длинной стене комнаты, а не на короткой, оставляя, таким образом, больше места для зрителей.

Мне приходилось ставить экран в углу комнаты — только в таком положении его не закрывали колонны.

Чтобы изображение не искажалось — а это случается, когда проектор стоит на низком столике, — я немного наклоняю верхнюю часть экрана.

Я всегда поднимаю экран как можно выше к потолку, чтобы зрители, сидящие в первых рядах, не загораживали обзор остальным.

Резюме: не перекладывайте эту работу на других.

Приходите в помещение, где будете делать презентацию, пораньше.

Не сдавайтесь на милость неодушевленных предметов.

Сами вносите изменения.

Как вести себя во время презентации

Вы готовы выступить с презентацией. Как произвести хорошее и незабываемое впечатление? Я недавно получил письмо от своей дочери Донны, которая близко подошла к ответу на этот вопрос, высказав следующую мысль: «Танцуйте так, как будто на вас никто не смотрит». Зачастую мы проявляем себя лучше всего, когда нас не волнует, что о нас подумают. В конце концов, мы все тщательно спланировали и отрепетировали. Ниже приводятся подсказки, которые помогут вам раскованно ощущать себя перед публикой.