Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно.

В ходе проверок устанавливается:

соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и

журналов,

наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении

документов.

7.3. Квартальная проварка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.

В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

7.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.

В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смена руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

8. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

8.1. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в нерабочее время должны храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.

8.2. Выдача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.

8.3. Передача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.

8.4. При работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией, и принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны.

КОММЕНТАРИИ

Данная инструкция утверждается руководителем предприятия.

Например, в акционерных обществах открытого типа она утверждается Генеральным директором.

Утверждаю

ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ акционерного общества открытого типа

Прием от "__" __________ 19__ г.

Учитывая большой опыт по ведению секретного делопроизводства, а также наличие специально оборудованных помещений и средств, целесообразно поручить ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам режимных органов.

В случае, если на предприятии отсутствуют режимно-секретные органы, ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на канцелярию или специально созданное подразделение, либо на специально назначенных лиц.

Структуры, штаты и численность подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" определяются руководителем предприятия в зависимости от объема документооборота.

В случае размещения подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях режимно-секретных органов или канцеляриях должно быть обеспечено отдельное хранение документов с этим грифом от других документов.

Образец штампа:

Например:

- инвентарный учет чертежей;

- инвентарный учет текстовых сброшюрованных документов м т.п.

Образец штампа:

С одной стороны, при составлении этого списка нецелесообразно допускать необоснованного его расширения, но, с другой, он не должен затруднять решения производственных вопросов.

так как это может привлечь внимание посторонних лиц и привести к утечке (хищению) охраняемой информации.

Например:

Документ, зарегистрированный по входящему учету, отправляется во внешнюю организацию за своим входящим номером. Документ, стоящий на инвентарном учете, в случае, если он отправляется без сопроводительного письма, отправляется за своим инвентарным номером. Исходящим номером документа, зарегистрированного по учету подготовленных документов, будет этот номер.

Необходимо помнить, что бесконтрольно> размножение является одним из наиболее вероятных каналов утечки охраняемой информации!

Например:

Сделана выписка из документа за N37 от 01.07.92., пункты 3, 7-9.

Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

ПОРЯДОК ОТНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ГРИФОВАНИЯ РАБОТ, ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ И ИСКЛЮЧЕНИЯ ИХ ИЗ ЭТОЙ КАТЕГОРИИ

Первым вопросом, который необходимо решить при организации охраны коммерческой тайны предприятия, является определение круга сведений, составляющих коммерческую тайну, а также возможное распределение их по категориям важности в зависимости от их ценности дня предприятия, характера и размера ущерба, который может быть нанесен предприятию при разглашении этих сведений.

К решению этой проблемы следует подходить особенно тщательно. Если какие-либо данные, прямые или косвенные, будут упущены из внимания, то все принимаемые меры могут оказаться неэффективными. С другой стороны, излишние меры по ограничению доступа к информации осложнят работу и приведут к неоправданным экономическим издержкам. Правильная организация выделения и защиты коммерческой тайны должна не только не мешать работе предприятия, но даже способствовать его прибыльной деятельности.