Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)

6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия с участием работников сторонних организаций

6.1. Служебные совещания с участием работников сторонних организаций, на которых рассматриваются вопросы, связанные со сведениями, составляющими коммерческую тайну, ПРОВОДЯТСЯ с разрешения руководителя предприятия.

Руководитель назначает лицо, ответственное за проведение таких совещаний.

6.2. Лицо, назначенное ответственным за проведение совещания, совместно с представителями службы безопасности и соответствующими техническими специалистами осуществляет необходимые организационные и технические мероприятия, которые должны обеспечить сохранение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, и исключить утечку информации во время проведения такого совещания

6.3. На совещания допускаются лица, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым на них вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью.

При планировании проведения совещания предусматривается такая очередность рассмотрения вопросов, которая исключает участие в их обсуждении лиц, не имеющих отношения к ним.

6.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, должно представить в службу безопасности предприятия:

- проект программы проведения совещания;

- перечень его участников;

- список вопросов, с которыми разрешено знакомиться каждому участнику.

Список приглашенных на совещание согласовывается с лицами, ответственными за проведение совещания, и утверждается руководителем, давшим разрешение на проведение совещания.

6.5. Участники пропускаются на совещание по спискам и документам, удостоверяющим их личность.

6.6. Документы, необходимые для подготовки совещания, если в них содержатся сведения, составляющие коммерческую тайну, рассылаются по списку, утвержденному руководителем, давшим разрешение на проведение совещания.

При этом рассылаются только те документы, которые непосредственно касаются приглашенных.

6.7.Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечено сохранение в тайне обсуждаемых вопросов. В необходимых случаях эти помещения могут быть обследованы соответствующими специалистами с целью обеспечения защиты от утечки информации по техническим каналам и при необходимости - обеспечены охраной.

6.8. Лицо, ответственное за проведение совещания, перед его началом обязано проинформировать присутствующих о том, что обсуждаемые на нем вопросы, содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, и что все записи они могут делать только на учтенных листах (блокнотах).

6.9. Решения совещания и другие, относящиеся к нему документы, рассылаются по указанию руководителя, давшего разрешение на его проведение.

Рабочие тетради, переданные в службу безопасности по окончании совещания, рассылаются или уничтожаются в установленном порядке.

Программа проведения совещания и список его участников приобщаются к материалам совещания. Данные материалы обеспечиваются защитой до окончания работ по обсуждаемой проблеме, либо до того времени, когда сведения, составляющие коммерческую тайну, будут рассекречены в установленном порядке.

КОММЕНТАРИИ

Настоящий документ может служить основой для разработки собственного "Положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны" на предприятиях любой формы собственности. В акционерных обществах настоящее Положение должно утверждаться Правлением.

УТВЕРЖДЕНО ПРАВЛЕНИЕМ акционерного общества открытого типа

Протокол от " " 19 г.

- Структура, численность и штаты службы безопасности каждого конкретного предприятия определяются руководителем в зависимости от необходимого объема работы по защите коммерческой тайны предприятия.

Возможно создание и других подразделений в зависимости от специфики производственной деятельности предприятия (подразделение противодействия технической разведки, подразделение связи и др.).

Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну, целесообразно осуществлять не сразу после приема на работу, а по прошествии определенного времени работы на предприятии, в течении которого работники отдела кадров и непосредственные руководители должны провести изучение личных и деловых качеств принимаемого на работу.

При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии персональной ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размножению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на специальное подразделение предприятия (или на специально назначенных работников).

2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

2.1. Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые исключен.

2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах.

2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.

3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или поступившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется отдельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных, а также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ".