Менеджмент. Учебник

В центре презентации – личность выступающего, презентирующего. От его качеств – умения, опыта, знаний, практической подготовленности на все сто процентов – зависит успех презентации.

Главными инструментами выступающего являются зрительный эффект, форма выступления (прежде всего характер речи) и лишь на третьем месте – содержание выступления. Этим, в частности, объясняется тот общеизвестный факт, что презентации «под перевод» проходят значительно хуже, чем когда выступающий и аудитория понимают друг друга без переводчика.

Итак, решающее значение имеет зрительная (визуальная) информация. Это связано с тем, что через зрительный канал человеком воспринимается от 80 до 90 % всей получаемой информации. Зрительные впечатления от выступления складываются из оценки внешнего вида выступающего (внешности, одежды, манеры держаться и т. д.) и используемого им демонстрационного материала. Не последнюю роль играет и владение презентирующим так называемым «языком тела». Определенные позы и жесты человека вызывают непроизвольную подсознательную ответную реакцию, которая может быть как благоприятной, так и неблагоприятной для целей презентации. К примеру, сцепленные ниже пояса руки вызывают негативную реакцию, а свободная жестикуляция руками на уровне груди – положительную.

Воздействие выступающего и демонстрируемого им материала на аудиторию можно условно разложить на рациональную и эмоциональную составляющие. Рациональная составляющая опирается на разум и обращена к сознанию человека. Это содержание выступления, приводящиеся в нем аргументы, доказательства, цифры и факты. Эмоциональная составляющая апеллирует к чувствам человека, затрагивает его подсознание. Это «язык тела», интонация голоса. «Язык тела» складывается из мимики, жестикуляции, позы выступающего.

Мимика должна создать добрый, благожелательный, внимательный взгляд, обращенный в глаза присутствующим на презентации. Надо, чтобы каждый в аудитории почувствовал, что речь выступающего обращена именно к нему.

Жестикуляция должна быть выразительной, умеренной.

Поза – естественной, раскованной. Но ни в коем случае не развязной, не следует держать руки в карманах, размахивать руками, тереть лоб, причесываться и т. п.

Интонация голоса складывается из модуляций, громкости звучания, ударений.

Модуляция представляет собой чередование высоких и низких тонов голоса. Она придает сказанному ярко эмоциональную окраску. Так, переход к высоким тонам свидетельствует о важности, значительности сообщаемой информации. Усиление или уменьшение громкости применяется для выделения тех мест (фраз или даже абзацев) в сообщении, которые требуют особого внимания. Этой же цели можно достигнуть и с помощью ударений – выделения голосом отдельных слов.

Основной смысл воздействия личности выступающего на аудиторию в том, что эта личность неповторима, уникальна. Если бы это было не так, более целесообразно (и, конечно, намного дешевле) стало бы использование на презентации вместо живого выступающего видео- и аудиозаписи. Воздействие неповторимой человеческой личности определяется тем, что только человек способен сформировать и донести до аудитории свою индивидуальную и потому неповторимую точку зрения, выразить свое отношение к рассматриваемому предмету. Манера поведения выступающего, его поза, жесты, интонации и, естественно, аргументы будут восприниматься аудиторией как внешние проявления этой личности. Именно это способно вызвать положительные эмоции аудитории и, что особенно важно, – способствовать распространению возникших симпатий на объект презентации.

В ходе подготовки к презентации необходимо определиться с ее аудиторией. Важно все время помнить, что главный участник презентации – не товар или услуга, а человек, которому этот товар предназначен. И первый вопрос, который должен поставить перед собой ведущий презентацию: к кому он будет обращаться?

В зависимости от избранной аудитории устанавливаются:

– состав группы лиц, готовящих и проводящих презентацию;

– форма подачи материала;

– содержание презентации;

– степень глубины и подробности раскрытия темы презентации.

Определившись во всех этих вопросах, необходимо задаться следующей мыслью: что больше всего будет интересовать участников презентации? Специалист в области презентаций А. Тонн-Поллекс (немецкая Академия менеджмента) говорит, что «презентирующий должен все время видеть на лбу каждого из участников презентации горящую надпись: "А что это мне даст?"»

Отвечая на этот коренной вопрос, необходимо продумать следующие ключевые моменты, определяющие работу с аудиторией:

1. Каким «багажом» по теме презентации располагает аудитория?

2. Как представляет себе аудитория суть презентации?

3. К какой части аудитории презентация должна быть обращена в первую очередь?

4. Какие нежелательные ситуации могут возникнуть по ходу презентации и как следует на них реагировать?

В процессе подготовки презентации полезно разделить аудиторию на группы участников со сходными интересами – так называемые целевые группы.

Применительно к упомянутой выше теме бартерных сделок при поставках снегоуборочных машин для нужд коммунального хозяйства Ленинградской области можно представить себе следующие целевые группы:

– менеджеры, осуществляющие руководство предприятиями и их подразделениями;

– работники, связанные с производством;

– специалисты по маркетингу;

– работники службы качества;

– работники исследовательского отдела и конструкторского бюро;

– финансовые работники;

– работники отделов снабжения;

– кадровые работники.

Каждая из этих целевых групп ждет от презентации решения своих проблем. Так, к примеру:

– менеджера-руководителя интересует, что собой представляет презентируемая фирма, какова ее структура, организация, руководство;

– директора по производству интересует, как осуществляется изготовление, хранение, транспортировка презентируемой продукции;

– директора по маркетингу заботит, как презентируемый товар оценивается на рынке, каковы цены этого товара у конкурентов, кто возможные покупатели товара;

– для работников службы качества прежде всего важно качество презентируемого товара, порядок рекламаций и т. п.;

– работники исследовательского отдела и конструкторского бюро хотят разобраться с вопросами проектирования предлагаемого продукта, научным уровнем заложенных в него технических решений и т. п.;

– финансовых работников интересует, на какую прибыльность и рентабельность можно рассчитывать, используя предлагаемый товар или услугу;

– работников отдела снабжения волнуют условия поставки товара;

– работники кадровой службы озабочены проблемами подбора и обучения персонала для обслуживания предлагаемого товара.

Определившись с идеей, целью, темой и аудиторией презентации, можно перейти к развертыванию темы в доклад для выступления на презентации и к его структурированию.

Структуризация доклада должна проводиться одновременно в двух направлениях:

– основные тезисы выстраиваются в логической связи и последовательности;

– изложение тезисов привязывается к временному графику доклада.

Логическая структура предполагает связь между отдельными тезисами, их логическую последовательность, оправданный переход от тезиса к тезису.

Временная структура достигается выделением определенного времени на каждый тезис, а также привязку доклада к реальному времени (начало и конец каждого тезиса – по часам).

Материал доклада должен быть разделен на законченные смысловые куски, следует наметить переходы от предыдущего куска к последующему, предусмотреть броское начало и ударную концовку (так называемый «бантик»).

Важнейшая роль отводится аргументации. Главные требования к аргументам – их весомость, основательность, убедительность, соответствие теме, доступность аудитории. Аргументы должны сочетаться с формой доклада. В общем случае – чем тверже аргументы, тем мягче может быть форма их представления аудитории. Иными словами, если наблюдается дефицит основательных аргументов, приходится компенсировать этот недостаток изысками формы их представления. (Если презентирующий начинает петь или играть на саксофоне, значит, с аргументами у него не все благополучно.)