Психология менеджмента

Рассмотрим роль социально-психологической информации в управлении: от сбора информации, имеющей отношение к собственной организации, передачи информации от внешнего источника в организацию и снабжения необходимой информацией каждого исполнителя до распространения информации об организации в устных выступлениях.

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих ее смысл. Применительно к туристской деятельности можно выделить следующие виды обратной связи: положительная (усиливающая), отрицательная (тормозящая), запаздывающая, опережающая, мгновенная. Все виды обратной связи в практической деятельности тесно взаимодействуют между собой и выступают вовне как единое целое. Именно это и позволяет субъекту управления получать необходимую информацию о состоянии объекта и возможностях его дальнейшего преобразования.

Информация в деятельности организации приобретает все большую значимость, поскольку для преобразований требуется информация более объемная, чем та, которая поступает по вертикальным каналам. Источниками горизонтальной информациислужат:

♦ информационные резервы структурных подразделений, собранные для использования в непредвиденных обстоятельствах;

♦ компьютерные информационные системы;

♦ опыт взаимодействия между департаментами (подразделениями). Информационные резервы —это информация, наработанная в процессе рутинных дел, она касается: сбережения материальных ценностей, рационального использования времени, методов работы по исследованиям и разработкам, рациональных приемов эксплуатации техники и оборудования.

Кооперативные связи обслуживаются пятью типами компьютерных сетей:оперативной, тактической, стратегической, автоматизированным офисом, сетью поддержки принятия решений.

Оперативная сетьобеспечивает непрерывное снабжение клиентов необходимой информацией (структурированные задачи).

Тактическая сетьконцентрирует все сводки подразделений, необходимые менеджерам (администраторам) среднего и линейного звена. Здесь анализируется информация, собранная в оперативных сетях. Суммированная по специальным моделям, эта информация служит базой данных для совершенствования проводимой политики управления и оценки эффективности деловых структур организа-

ции. С помощью данной сети руководство организации решает проблему делегирования полномочий.

Стратегическая сетьрассчитана на удовлетворение нужд высшего слоя когорты менеджеров и администраторов — решение проблем стратегического планирования и контроля. Стратегическое планирование может быть выполнено небольшой рабочей группой специалистов только на базе надежной и полной информации.

Автоматизированный офис —система компьютерной работы с документами: обработка текста, электронная почта, передача и хранение голосового сообщения, аудиовизуальные конференции и т. д. Это — средство координации деятельности структурных образований организации.

Сеть поддержки решений —процесс принятия решений в условиях неконструктивных ситуаций, когда ситуации не могут быть четко представлены заранее.

Взаимодействие между подразделениями представляет собой систему горизонтальных связейи считается самым эффективным. Здесь выделяются методы: прямых контактов, метод «офицера связи», метод формирования целевых команд, метод интеграции.

Метод прямых контактов— система взаимных встреч между специалистами. С помощью прямых контактов решаются проблемы обмена идеями и оказания взаимной помощи. Чем интенсивнее общение работников, в частности менеджеров среднего и линейного звена друг с другом, тем эффективнее процесс кооперации.

Метод «офицера связи» —работник используется (в бизнесе или в системе административного управления) в качестве «офицера» связи, постоянно или временно, на период решения каких-либо сложных задач.

Метод формирования целевых программ '•+формирование двух разновидностей групп: одна для изучения какой-нибудь инновационной проблемы с целью распространения информации между взаимодействующими подразделениями; другая — с целью разрешения практической задачи по внедрению инновации в производство. Обе группы работают на временной и постоянной основах и формируются из специалистов.

Метод интеграции— координация деятельности нескольких департаментов (подразделений) по какой-либо узкой производственной задаче (например, «менеджер проекта», «менеджер продукта», «менеджер сервиса» и т. д.). Их использование способствует улучшению процессов преобразования.

Методы оценки информационных потоков.Информационное обеспечение фирмы осуществляется при помощи определенных методов. К ним относятся, в основном, шесть методов:

Формализованное изучение —каждый документ представляется как совокупность реквизитов, строится информационная модель, выявляются дублирование, избыточность.

Экспертная оценка —на основе специальных'вопросников выясняется оценка документов и сообщений персоналом.

Статистическая оценка— совокупность однотипных документов оценивается по фактическим показателям: времени движения, насыщенности, стабильности и т. п.

«Запуск птички»- —по оцениваемому информационному потоку запускается контрольный пакет, по которому контролируется график движения, состав выполняемых работ.

Накапливание «сбоев»- оценивается статистика ошибок и срыва сроков в потоке информации.

Установление параметров информационного потока -общее время реагирования, интенсивность, избыточность, дублирование, нестабильность, погрешность,

форма представления.

Информационное обеспечение фирмы предполагает разнообразную деятельность в определенных направлениях, представленных в перечне, приводимом ниже.

Направления работы по информационному обеспечению фирмы

► Ранжирование поступающей в фирму информации.

► Экстренное оповещение менеджеров.

► Сбор текущей информации о состоянии фирмы, ее подразделений и ресурсов.

► Оценка тенденций в состоянии фирмы, ее подразделений и ресурсов.

► Контроль за ресурсами (соотношение заданных лимитов и темпа потребления).

► Анализ структуры запасов материальных ценностей и финансов.

► Контроль за движением заказов по подразделениям фирмы.

► Поддержание справочной системы руководителя.

► Ведение электронного архива.

► Поддержание экспертных систем принятия решений.

► Подготовка отчетных и плановых документов.

► Поддержание системы контроля за исполнением распоряжений.

► Обработка информации по стандартным алгоритмам.

► Поддержание электронной почты.

Закон расщепления смысла управленческой информации.Управление осуществляется в процессе взаимодействия людей, поэтому руководителю в своей деятельности необходимо учитывать закон расщепления смысла управленческой информации. Любая управленческая информация (директивы, постановления, приказы, распоряжения, инструкции, указания) имеет объективную тенденцию к изменению смысла в процессе движения по иерархической лестнице, что ведет к возникновению разных толкований информации. Изменение смысла информации прямо пропорционально числу людей, через которые она проходит.

Информация является ключевым моментом в туристском менеджменте. Менеджер туристской фирмы получает огромное количество информации, которая часто не связана с проблемами, стоящими перед ним в данный момент. Возникает парадокс недостатка информации при ее избытке.От 50 до 90% рабочего времени руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр.

Завершая рассмотрение информационного обеспечения организации,^подчеркнем, что информация сегодня - это жизненная необходимость, важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. Но даже при наличии свежей информации предприятие не будет эффективно работать, если не будет уделяться внимание организационной культуре.