Эффективное делопроизводство

Впрочем, если вас донимают подобные напоминания коллег, вы можете закрыть доступ к своему расписанию. Такую же защиту может применить любой сотрудник, который пользуется органайзером Outlook.

Вид органайзера легко меняется: это может быть страница из ежедневника, или пять таблиц, обозначающих дни рабочей недели (переключатель в положении Показывать рабочую неделю), или схема семидневной недели (переключатель в положении Показывать полную неделю) (рис. 15.10).

Рис. 15.10. Созданная вами задача отображается в календаре

Транспортная система

Невероятное количество документов, которые нужно составить, прочитать, зарегистрировать и обработать, даже в небольшом офисе способно привести в отчаяние, поэтому с появлением персональных компьютеров предпринимались многочисленные попытки переложить рутину на машину. Полное решение этой задачи требует, как правило, изрядных расходов – как на программы, так и на обучение. Outlook предлагает если не полное, то простое и дешевое решение.

Суть безбумажного документооборота заключается в том, чтобы документы, составленные в электронной форме, исполняли свои функции без распечатывания. Скорость обращения и обработки электронных документов в разы выше, чем бумажных, и эффективность офисного труда, соответственно, тоже.

Outlook удобно использовать для безбумажного документооборота потому, что это хорошая транспортная система, доставляющая служебные записки, докладные, рапорты и прочую документацию быстро и точно. Вместо того чтобы обойти пять кабинетов, дожидаясь у каждого, когда нужный человек освободится, достаточно послать одно электронное письмо, которое прочитают все, кому оно адресовано. Подобный обмен незаменим для всех видов информационного взаимодействия, в том числе и обмена иллюстрациями или многостраничными руководствами, которые прикрепляются к письму в виде отдельного файла.

Еще одно важное свойство Outlook – возможность создавать новые папки и определять доступ к ним. Можно завести общедоступную папку для жалоб и предложений, папку с инструкциями только для чтения или папку приказов, доступ к которой возможен в зависимости от полномочий пользователя. Общие папки лучше создавать на сервере, который обеспечивает функционирование офисной сети и никогда не выключается.

Условие для функционирования такой системы безбумажного документооборота одно: все сотрудники должны использовать Outlook. Однако именно из-за лени и недостатка дисциплины преимущества безбумажного делопроизводства чаще всего оказываются недоступными: представьте, вы послали важную служебную записку, а тот, от кого зависит решение, просто забыл включить компьютер.

Главное

Нельзя сказать, что выше было описано все, что необходимо знать для работы с программой Microsoft Outlook. Вы ознакомились только с ее основными возможностями. Далее благодаря дружественному, интуитивному интерфейсу осваивать новые операции и возможности можно и должно самостоятельно. При создании программы был соблюден краеугольный принцип всех сложных устройств и программ, так называемая защита от дурака, то есть что бы вы ни делали, повредить себе вы не сможете.

В заключение следует отметить, что самое главное в этой программе – это не многообразие функций. Любые сервисные приложения только направляют усилия офисного работника. Outlook не избавит вас от необходимости думать, анализировать и принимать решения. Зато он существенно уменьшит беспорядок на столе и в мыслях. Собственно, для этого он и придуман, и его следует освоить.

Глава 16

Работа на клавиатуре: как становятся профессионалами

При всех попытках объединить человека и компьютер в единый оперативно работающий организм были придуманы голосовой ввод, инфракрасный порт и оптическое распознавание. Однако только клавиатура была и еще долго будет основным инструментом офисного труда, и чем быстрее вы работаете на ней, тем лучше компьютер поймет свою задачу. К сожалению, чаще всего техника работы на клавиатуре – это тыканье одним-двумя пальцами с блужданием глазами сначала по клавишам, потом – по монитору (что же там получилось?), затем – исправление ошибок, после – исправление ошибок, сделанных во время предыдущего исправления ошибок и т. д. Эффективность такого использования компьютера сопоставима с коэффициентом полезного действия паровоза, то есть крайне невысокая. Говорить о профессиональной печати 160–200 знаков в минуту не приходится.

При желании работать быстро нужно тренироваться.

Слепой десятипальцевый метод набора

Вы наверняка замечали, как ловко обращаются с клавиатурой хакеры в кино, да и просто профессионалы-компьютерщики «оттуда». «Там» иначе нельзя: не овладев навыком быстрой печати, проиграешь конкурентам на рынке труда уже на старте. Самый известный, утвердившийся как стандарт, способ быстрой печати – это так называемый слепой метод. С его помощью вы печатаете, не глядя на клавиатуру (пальцы сами находят нужные клавиши), а глаза контролируют набранный текст на экране.

Принципы здесь следующие. Другое название этого способа печати – метод горизонтальных рядов – точно передает его суть. Сразу освоить и запомнить клавиатуру сложно, поэтому она осваивается частями – рядами. Пальцы располагаются в исходном положении на горизонтальном ряду клавиш, а именно на втором снизу. Этот ряд считается основным, с него и начинается изучение клавиатуры.

Каждый палец имеет свое место и область движения – окружающие клавиши, которые он контролирует. В исходном положении указательный палец левой руки находится над клавишей «а», средний правой – над «о». Остальные располагаются вплотную соответственно влево и вправо («ф», «ы», «в», «а» и «о», «л», «д», «ж»). Найти клавиши «а» и «о» можно вслепую сразу – на них есть небольшие выступы. Пальцы располагаются именно над клавишами, а руки – над клавиатурой, а не лежат на ней или повисают по краям. Не следует также опираться пальцами на стол.

Четыре длинных пальца – указательный, средний, безымянный и мизинец – заняли свои позиции. Большой палец нажимает клавишу «пробел». Так контролируются девять клавиш. Дальше клавиатура делится между правой и левой рукой пополам по линии, проходящей между буквами «и» и «т», «п» и «р», «е» и «н», цифрами «5» и «6». Дальше, параллельными линиями, клавиатура делится между всеми пальцами. Указательным достается по две колонки, остальным – по одной, а мизинцам – еще и все клавиши, которые находятся по краям клавиатуры. Нажав клавишу, палец возвращается на исходную позицию.

Освоив этот способ расположения рук, можно начинать тренироваться и при должном упорстве освоить слепой 10-пальцевый метод печати, то есть печать всеми 10 пальцами, не глядя на клавиатуру, со скоростью не менее 200 знаков в минуту при количестве ошибок не более трех на стандартный лист (примерно 1800 знаков), то есть не более 0,16 %. Будем реалистами – при этом требуется огромное волевое усилие, поэтому для облегчения задачи придуманы обучающие клавиатурные тренажеры.

Клавиатурные тренажеры

Превратить скучное занятие в увлекательную игру, в ходе которой незаметно приобретаются полезные навыки слепой печати, – это задача многочисленных тренажеров. Среди них уже появились лидеры, с которыми и следует познакомиться поближе.

Эта программа, разработка МГУ, придумана еще для операционной системы DOS, но эхо ее популярности у любителей быстрой печати докатилось до нынешних времен, особенно если приходится работать на маломощном компьютере. Принципы, заложенные в программу TRK, были верными, работала она хорошо, и многие последующие разработки опирались именно на нее.

Программа предлагает выполнять сначала простые упражнения для отработки правильной постановки пальцев и знакомства с расположением клавиш, затем – набирать на скорость простейшие буквенные сочетания, а уже потом – связные тексты. Все это сопровождается сбором статистики, работой над ошибками и закреплением результатов. Статистика выводится по основными показателям мастерства – скорости и ритмичности набора, а также по отдельным пальцам, чтобы знать, на что обратить особое внимание. Можно устанавливать уровень мастерства, выбирать язык – русский или английский, повторять упражнения, записывая результаты, соревноваться с другими «учениками» (перед началом обучения программа предлагает зарегистрироваться). Этот простой тренажер давал и дает неплохие возможности для обучения.