SAP Business One. Строим эффективный бизнес

Начнем мы с BPD (Business Process Design, или разработка бизнес-процессов). Под бизнес-процессами сегодня подразумевается устойчивая последовательность и комбинация бизнес-действий, относящихся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированных на создание новой стоимости. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании, например управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции.

Бизнес-процессы — это исключительно модная тема сегодня. Тот же поиск на Яндексе дает 1 735 162 ссылок. В книжных магазинах на полках стоят десятки книг на эту тему. Если вам угодно, то можно выбирать среди множества специальных учебных курсов. Не является дефицитом и программное обеспечение для формализации и разработки бизнес-процессов. Это бизнес для множества российских компаний. Сложно предположить, что в небольшой главе мне удастся ответить на этот вопрос лучше, чем это делают многочисленные специалисты. Но для наших целей достаточно очень небольшой части этой «вселенской мудрости». Просто необходимо понимать, что такое бизнес-процессы, и знать их базовые свойства. Это тем более важно, что именно качественные бизнес-процессы в компании сегодня являются конкурентным преимуществом в мире бизнеса, а вовсе не возможность «сесть на трубу» или «перекрыть кран». Причем достаточно очевидно, что бизнес-процессы в небольших компаниях, обладающих уникальным опытом в специализированных рыночных нишах, могут быть много сложнее, чем бизнес-процессы в компаниях-гигантах, действующих по принципу «бери больше — кидай дальше». В общем, бизнес-процессы — это как раз то, что остается от вашего бизнеса, если абстрагироваться от конкретных деталей и оставить только его описание.

Итак, бизнес-процессы — это важно, это можно, это хорошо. Но любая медаль имеет две стороны. Да, бизнес-процессы могут быть преимуществом, но гораздо чаще они являются тормозом развития бизнеса, особенно в небольших российских компаниях. Мне достаточно взглянуть на собственную компанию, которую я делал уже с многолетним опытом работы на этом рынке в западных корпорациях, чтобы увидеть многочисленные хвосты и нитки, торчащие отовсюду — здесь я сэкономил, а здесь решил, что «пока и так сойдет», и руки пока не дошли исправить, а здесь все было правильно, когда я строил эту систему, но обстоятельства поменялись…

В связи с этим BPD чаще всего встречается в виде термина «реинжиниринг бизнес-процессов», или BPR (Business Process Reengineering). Сегодня это одна из самых популярных тем в управленческом консалтинге в России. Реинжинирят все — от маленьких компаний до гигантов. Поскольку в процессе внедрения SAP Business One вам все равно придется столкнуться с этими действиями, то попробуем остановиться на этом поподробнее.

Существует несколько способов описания процессов. Но сначала давайте поймем, как процессы связаны с бизнесом компании. Компания должна приносить прибыль — с этим вряд ли кто поспорит Поэтому рассмотрение процессов как цепи операций, создающих добавленную стоимость (VAC — Value-Added Chain), является вполне естественным Выпускники бизнес-школ с чувством превосходства над обычными смертными любят говорить о диаграмме Портера. Я и сам, будучи по своей сути технарем, с уважением глядел на людей, который знают такие мудрые слова. Глядел, пока не увидел эту диаграмму сам. Можете посмотреть на нее на рис. 11.

Рис. 11. Цепь операций, создающих прибавочную стоимость (VAC) по Портеру

По Портеру, все бизнес-процессы компании можно разделить на две группы — основные (первичные) бизнес-процессы (непосредственно создающие набор воспринимаемых клиентами ценностей) и обслуживающие (вторичные) бизнес-процессы (набора ценностей не создающие, но необходимые для нормального функционирования основных бизнес-процессов). В модели выделено пять первичных и четыре вторичных действия составляющих цепочку создания ценности (рис 11).

• Материально-техническое обеспечение деятельности предприятия (входящая логистика). Это действия связанные с получением, хранением и распределением вводимых ресурсов, такие как складирование сырья и материалов, ведение учета запасов, составление графиков движения транспортных средств, расчеты с поставщиками.

• Производственные процессы. Это действия сопряженные с преобразованием ресурсов в конечный продукт, в частности машинная обработка, упаковка, сборка, техническое обслуживание оборудования, испытание готовой продукции, выпуск печатной продукции и эксплуатация производственных площадей и помещений.

• Материально-техническое обеспечение сбыта (исходящая логистика). Это операции, связанные с хранением и физической доставкой продукта покупателям, такие как складирование готовых изделий, эксплуатация средств доставки, обработка заказов и составление графиков.

• Маркетинг и продажи. Все действия, сопряженные с куплей-продажей продукта — реклама, продвижение товара на рынке, сбытовые операции, квотирование, выбор каналов сбыта, отношения со сбытовиками и ценообразование.

• Сервисное обслуживание. Действия, которые связаны с оказанием услуг, повышающих или поддерживающих ценность продукта, такие как установка, ремонт, обучение, техническая поддержка, поставка компонентов и наладка (регулировка).

Четыре вторичных (или поддерживающих) действия таковы:

• Закупки. Действия, связанные с закупками сырья, запасов и прочих расходных материалов в дополнение к станкам, оборудованию зданиям.

• Развитие технологии. Действия, связанные с совершенствованием продукта и (или) процесса, включая научные исследования и опытно-конструкторские разработки, проектирование продукта и его дизайн, исследование средств массовой информации, проектирование производственных процессов, процедур обслуживания и т.д.

• Управление людскими ресурсами. Действия, связанные с привлечением, наймом, профессиональной подготовкой, развитием и оплатой труда персонала.

• Поддержание инфраструктуры фирмы. Общее управление, планирование, финансирование, бухгалтерский учет, управленческий учет, отношения с государственными структурами, управление качеством и т.д.

Таким образом, процесс получения прибавочной стоимости состоит из целого ряда этапов каждый из которых может быть разбит на несколько подэтапов. Все это очень напоминает кубики или складывание несложной мозаики. На каждом этапе задействованы те или иные процессы. Каждый такой процесс не непрерывный, т.е. имеет начало и конец. Собственно, если мы теперь сможем показать, как связаны процессы между собой, то сможем описать работу всех элементов компании. Для этого осталось сделать всего один шаг — понять как строится поток действий.

Во второй половине 90-х годов двадцатого века компания SAP активно разрабатывала методику EPC (Event-Driven Process Chain, или управляемая процессами цепь процессов). Однако этот подход достаточно сложен в реализации и требует больших ресурсов, поэтому вскоре был использован более простой подход — TPC (Trigger Process Chain — триггерная цепь процессов). Программистам и электронщикам слово «триггер» хорошо знакомо — так называют устройства, программные или аппаратные, которые переходят в другое состояние при поступлении определенного сигнала. Для тех, кто не относит себя к этим категориям, лучше обратиться к исходному значению этого слова — спусковой крючок. Стрелок нажимает на крючок, и ружье стреляет. Происходит какое-то событие — и запускается бизнес-процесс. Приходит покупатель — выдается товар со склада. Все эти вещи отличает одна общая черта: наступает нужное событие — выполняются действия. Событие — действие. Событие — действие. Своего рода условный рефлекс, только не собачки Павлова, а программы.

Конечно в этой главе мы перечислили только самые базовые аббревиатуры и термины, которые должен знать «правоверный» специалист по системам управления предприятием. Да и уровень изложения вызовет только снисходительную улыбку дипломированного консультанта. Но мир устроен так, что именно владельцы и управляющие бизнесом нанимают консультантов, а не наоборот. А для того чтобы воспринимать речь тех же консультантов, достаточно и такого уровня знаний. Гораздо важнее системное видение своего бизнеса и понимание самых базовых принципов.