Расширенные возможности Microsoft Word 2007

ЦКО «Специалист»

36

Расширенные возможности Word 2007

Слияние

Под слиянием в Word понимается процедура объединения данных из какого-либо

списка и документа Word для автоматизации процесса создания большого количества

однотипных документов. Слияние можно использовать для:























создания писем, например поздравлений клиентов компании с праздником или

писем-приглашений на какое-либо мероприятие;

наклеек (на конверты, товары и т.п.) или бейджей;

конвертов с автоматической печатью адресов получателя-отправителя;

каталогов (продукции, клиентов и т.д.)

при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте.

В качестве источника данных для слияния может выступать:

Таблица Microsoft Excel

Документ Microsoft Word (с таблицей)

Таблица Microsoft Access

Список контактов Microsoft Outlook

Веб-страницы (с табличной версткой)

Таблицы некоторых баз данных

Мастер слияния

В Word 2007 процедуру слияния можно выполнить несколькими способами.

Самый простой и удобный – воспользоваться пошаговым мастером слияния, который

можно запустить на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start

Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

Далее следует процесс из 6 шагов:

www.specialist.ru

Расширенные возможности Word 2007

37

ЦКО «Специалист»

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех

документов, которые он хочет получить на выходе после

слияния:









Письма – обычные бумажные письма для рассылки,

например, клиенту;

Электронные сообщения – электронная почтовая

рассылка;

Конверты – печать на конвертах адресов отправителя

и получателей;

Наклейки – наклейки с адресами для конвертов,

бейджи и пр.



Каталог

–

имеется ввиду каталог, например,

продукции, т.е. перечисление чего-либо в списке

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ

будет являться основой (заготовкой) для всех будущих

однотипных сообщений.

Можно использовать

открытый заранее текущий

документ, имеющийся шаблон или открыть существующий

документ с диска.

www.specialist.ru

ЦКО «Специалист»

38

Расширенные возможности Word 2007

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге, фактически, происходит подключение

списка к документу Word. Возможно использование уже

готового списка любого поддерживаемого формата, списка

контактов Outlook или создание списка непосредственно во

время процедуры слияния.

При выборе вариантов Использование списка или

Контакты Outlook необходимо использовать ссылку Обзор

для выбора файла со списком или нужной почтовой папки

Outlook.

После выбора источника данных, Word позволяет

провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при

помощи окна Получатели слияния:

www.specialist.ru

Расширенные возможности Word 2007

39

ЦКО «Специалист»

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда

именно в документ должны попасть данные из подключенного

списка.

Для этого необходимо установить курсор в точку

вставки и использовать ссылки в области задач.

Чаще всего используется ссылка Другие элементы,

поскольку она выводит полный набор всех полей списка:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе пользователь уже может предварительно

просмотреть результаты слияния, используя кнопки со

стрелками. При необходимости, также, можно исключить

любого получателя из процедуры слияния.

www.specialist.ru

ЦКО «Специалист»

40

Расширенные возможности Word 2007

Этап 6. Завершение слияния

Нажатие ссылки Печать приведет к немедленной

отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на

экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате

слияния документы для дальнейшего использования или

требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то

лучше использовать ссылку Изменить часть писем, которая

выведет результаты слияния в отдельный файл.