Даешь инжиниринг! Методология организации проектного бизнеса

2.10. Мониторинг и актуализация корпоративной архитектуры

Мониторинг – 1. Постоянное наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия желаемому результату или первоначальным предположениям. 2. Наблюдение, оценка и прогноз состояния окружающей среды в связи с хозяйственной деятельностью (Ефремова Т.Ф. Новый словарь русского языка. Толково-словообразовательный).

Мониторинг корпоративной архитектуры – комплекс процессов, процедур, средств и методов контроля и наблюдения за ходом развития компонентов корпоративной архитектуры и корпоративной архитектуры как единой системы в целом, осуществляемых руководством и специально назначенными подразделениями/сотрудниками компании с целью получения объективной информации о текущем состоянии корпоративной архитектуры, оценки динамики развития и подготовки предложений по управлению развитием корпоративной архитектуры.

Выделить бизнес-процесс – дать, на основе принятых в компании нотаций, описание существенных характеристик и порядка исполнения деятельности: обозначить начало и конец, найти «владельца» процесса (того, кто отвечает за результат) и определить требуемый результат (в том числе показатели качества и эффективности). Выделение и описание бизнес-процессов выполняется взаимосвязано с другими компонентами корпоративной архитектуры.

Трехкомпонентная модель бизнес-процессов компании – процессы управления (нацелены на управление деятельностью компании); основные бизнес-процессы (создают добавленную стоимость продукта; создают продукт, представляющий ценность для внешнего клиента; формируют результат, за который внешний клиент готов платить деньги; нацелены на получение прибыли); поддерживающие бизнес-процессы (создают инфраструктуру компании; клиентами являются основные бизнес-процессы). Основные процессы «отстраиваются» от направлений деятельности, а поддерживающие – от основных. При такой политике моделирования число обособленных цепочек основных бизнес-процессов соответствует числу обособленных направлений деятельности. Поддерживающие бизнес-процессы понимаются как универсальные и одновременно направлены на все основные, да и управленческие процессы.

Пошаговая детализация регламентации бизнес-процессов «методом колодца» – владелец бизнес-процесса организовывает деятельность по более детальному его описанию или участвует в ней. Часто такую деятельность начинают с разработки функционального наполнения бизнес-процессов.

Схема детализации моделирования и регламентации деятельности компании по шагам – разработка корневых моделей, функциональных моделей, моделей и регламентов взаимодействия, регулярный мониторинг и постоянные улучшения организации деятельности.

Разработка корневых моделей – системное представление бизнес-процессов верхнего уровня, определение состава владельцев бизнес-процессов, построение моделей ответственности за исполнением бизнес-процессов, уточнение характеристик бизнес-процессов.

Разработка функциональных моделей – детализация бизнес-процессов по функциям и формирование функциональных бизнес-процессов, представление организационной структуры и уровней исполнения бизнес-процессов, распределение функций по уровням исполнения бизнес-процессов и между исполнениями одного уровня, развитие ОРД и регламентов компании в части функционального наполнения, мониторинг и совершенствование функциональных моделей и ОРД.

Разработка моделей и регламентов взаимодействия – разработка моделей горизонтального и вертикального взаимодействия, формирование моделей организации деятельности с использованием стандартных нотаций специализированных программных средств, мониторинг и улучшения моделей взаимодействия, развитие ОРД и регламентов в части представления взаимодействия.

Регулярный мониторинг и постоянные улучшения организации деятельности – мониторинг и улучшения организационных, функциональных, процессных моделей, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, развитие политики моделирования бизнес-процессов, масштабирование области применения методологии, развитие систем менеджмента качества – СМК и систем управления ресурсами – ERP. Применение процедур регулярного мониторинга и улучшений регламентов и моделей – важное свойство современных методологий процессно-ориентированного подхода.

Классификация функций по организации деятельности – функции группы X (функции первичной деятельности, направленной на предоставление конкретных продуктов и услуг); функции группы Y (функции вторичной деятельности, направленной на улучшение основных функций группы X); функции группы Z (направлены на улучшение основных функций группы Y). Функции группы Y связаны с улучшением исполнения основных функций. В современном менеджменте их связывают с методами повышения эффективности и управления затратами, а функции группы Z – с подходами системы менеджмента качества, задающей требования к построению систем организации деятельности компании и контролирующей соблюдение принципов управления эффективностью.

Мониторинг – специально организованная и постоянно действующая система необходимой отчетности, сбора и анализа информации, проведения дополнительных информационно-аналитических обследований и оценки (диагностики) состояния, тенденций развития и конкретных региональных проблем корпоративной архитектуры.

Объекты мониторинга – компоненты корпоративной архитектуры, связи между компонентами корпоративной архитектуры, процессы развития корпоративной архитектуры.

Предмет мониторинга – сложная совокупность процессов и явлений в системе корпоративной архитектуры. Выделяют следующие комплексные направления мониторинга корпоративной архитектуры: стратегия, структура, бизнес-процессы, функции, проекты, ответственность, управление, автоматизация, качество.

Задачи мониторинга – организация наблюдения, получение достоверной и объективной информации о протекании процессов в системе корпоративной архитектуры; оценка и системный анализ получаемой информации, выявление причин, вызывающих тот или иной характер бизнес-процессов в системе корпоративной архитектуры; выявление факторов, вызывающих угрозы для устойчивого развития корпоративной архитектуры в настоящее время и в перспективе; обеспечение органов управления информацией, полученной при осуществлении мониторинга корпоративной архитектуры; разработка прогнозов развития ситуации в системе корпоративной архитектуры; подготовка рекомендаций, направленных на преодоление негативных и поддержку позитивных тенденций в процессах развития корпоративной архитектуры, доведение их до органов управления.

Требования к мониторингу – достоверность мониторинга (использование информационных данных и системы мониторинговых показателей (индикаторов), наиболее полно и достоверно характеризующих исследуемое явление); оперативность (ориентация на сокращение времени сбора и обработки информации с целью возможности принятия экстренных управленческих решений, если того требует складывающаяся ситуация); систематичность (осуществление мониторинга в течение более или менее длительного срока с определенными интервалами сбора информации. Относительно стратегического планирования длительность мониторинга должна покрывать период реализации стратегии и период оценки последствий, результативности достижения стратегических целей и выявления новых проблем стратегического характера); комплексность (одновременное отслеживание динамики показателей, характеризующих различные стороны развития. При этом возможен как мониторинг каждого отдельно взятого показателя, так и сведение их в интегральный показатель, позволяющий судить о процессе реализации стратегии в целом); независимость и объективность.

Принципы организации мониторинга – целенаправленность, комплексность оценки, тождественность, системность, репрезентативность, экономичность, максимальная информативность результатов, непрерывность наблюдения за объектами, периодичность снятия информации о происходящих изменениях, сопоставимость применяемых показателей мониторинга во времени.