Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой

Пришедшие в гости представители компании должны хорошо представлять себе само СМИ, его аудиторию, штат сотрудников. Если журналисты почувствуют, что представителям компании все равно какую редакцию посещать, они могут охладеть к налаживанию сотрудничества.

Специалист по медиарилейшнз может организовать посещение редакций различных СМИ: телевизионных компаний, радиокомпаний, издательских домов, как общего интереса, так и специализированных, как в одном городе, так и в разных городах.

Гвоздем посещения редакции может быть как выступление его первых лиц, так и присутствие известной персоны-«звезды», а также презентация товара или услуги, их тестирование экспертами или самими журналистами и т. д.

Прием для прессы

Прием (party) может быть организован по случаю какого-либо важного случая в истории компании (юбилей, слияние, выдающаяся сделка и т. д.). Основной целью приема является неформальное общение сотрудников компании с журналистами, установление долговременных контактов.

Для специалиста по медиарилейшнз прием – это прекрасный повод встретиться с журналистом, с которым до того приходилось общаться только по телефону или электронной почте.

На приеме от журналистов ничего не требуется, они расслабляются, отдыхают. В это время они предрасположены просто поболтать. Ведь после приема от них не требуется никакой публикации. Вместе с тем приобретенные на приеме знакомства и налаженные отношения могут быть использованы при подготовке будущих публикаций.

Не стоит забывать, что информация, полученная во время неофициального мероприятия, все равно остается информацией, которую можно использовать для публикаций. Поэтому на приеме не следует особо откровенничать, делиться с журналистами конфиденциальной информацией «не для печати».

В зависимости от ситуации на прием могут быть приглашены и три-четыре главных редактора, и несколько сотен рядовых журналистов.

Следует иметь в виду, что на приглашение откликнуться не все. Часть журналистов, наверняка, окажутся занятыми работой, часть семейными делами, часть же может просто не любить подобные приемы.

Чтобы повысить посещаемость, можно упомянуть в приглашении не только топ-менеджеров компании, которые будут присутствовать, но и о подарках, о живой музыке, которую будет исполнять известная группа. Также можно сообщить и о том, что на приеме будет присутствовать очень известная в обществе персона, с которой журналисты будут иметь возможность неформально пообщаться.

Повысить посещаемость может и необычное место, выбранное для приема.

Следует быть внимательным к списку приглашенных. Среди журналистов попадаются персоны, которые быстро напиваются. Не контролируя себя они могут расстроить весь прием. Также следует очищать список от журналистов, которые целенаправленно ходят по всем приемам и мероприятиям, где кормят и поят, но при этом никаких материалов в дальнейшем не готовят.

Обычно прием начинается после официального окончания рабочего дня, ранним вечером, и продолжается допоздна.

Во время приема могут быть проведены различные викторины, игры, аукционы, лотереи т. д.

Заранее стоит предусмотреть, чем заполнить возможные паузы, если будет опаздывать кто-то из важных гостей.

После краткого официального сообщения о поводе и программе приема подают напитки, еду, звучит музыка. Люди начинают неформально общаться.

Специалист по медиарилейшнз должен следить за тем, чтобы журналисты не общались только друг с другом, игнорируя представителей компании.

Поскольку прием – это неофициальное мероприятие, то сотрудники компании могут присутствовать на нем в достаточно свободой одежде.

На приеме не раздаются информационные материалы (медиакит, пресс-релиз и т. д). Но у каждого сотрудника компании должны быть при себе визитные карточки.

При организации приема важно контролировать еду и напитки, т. к. – это главная часть мероприятия. Им будут уделять особое внимание. И еда, и напитки должны быть достаточно высокого класса. В меню необходимо иметь блюда диетические и не очень, а также для вегетарианцев и представителей различных вероисповеданий.

Обслуживающий прием персонал должен быть в нужном количестве и достаточного профессионального уровня. Ничто не должно раздражать, отвлекать журналистов от отдыха и общения.

Общие мероприятия

Информацию можно передавать журналистам и во время встречи с ними на общих мероприятиях, таких как конференции, семинары, выставки, а также на специальных мероприятиях для клиентов.

Конференция

Многие компании проводят конференции, на которых обсуждаются важные в отрасли или регионе проблемы. В них участвуют представители различных коммерческих и общественных организаций, а также правительственных структур. Такие мероприятия не предназначены специально для прессы, но журналисты также могут участвовать в них. Они могут освещать в своих СМИ доклады, дискуссии, круглые столы и т. д.

Следует иметь в виду, что журналисты, также как и остальные участники, в первую очередь обратят внимание на общую организацию конференции. Поэтому, если говорить о работе с прессой, то сначала нужно уделить внимание подготовке самого мероприятия. Любая конференция должна быть хорошо спланирована. Программу следует тщательно проработать, место проведения – подготовить, технику – проверить, документы – напечатать и т. д.

Для работы с прессой следует выделить отдельного человека. Он должен подготовить списки приглашенных на конференцию журналистов, медиакиты, разослать приглашения, организовать комфортную работу прессы по ходу мероприятия.

Журналистам необходимо предоставить удобный доступ к информации. Заранее следует позаботиться о местах для работников СМИ, с которых они хорошо бы видели и слышали выступающих. Очень полезным будет предоставление журналистам отдельной комнаты, оборудованной связью, имеющей комфортные условия для работы и отдыха. В пресс-бюро работники СМИ смогут и организовать интервью с нужным человеком, и выпить чашку кофе в минуту перерыва.

Для журналистов следует разработать специальную программу, которая согласуется с общей программой конференции. Так, работники СМИ должны знать когда, где начинаются общие мероприятия, и также когда и где проводятся пресс-конференции, брифинги, кто из участников конференции будет на них выступать, с какими вопросами и т. д.

Обычно специальные мероприятия для прессы проводят в начале или конце дня, а также в перерывах.

Журналисты должны иметь четкую программу на каждый день работы конференции. Тогда у них будет возможность собрать максимум необходимой информации и подготовить высококачественный материал.

Семинары

Работа с журналистами на семинарах схожа с тем, что приходиться делать на конференции. Отличие в том, что семинар – это менее масштабное мероприятие. Однако, многие семинары могут представлять даже больший интерес для журналистов, чем конференции. Связано это с тем, что на последних, как правило, обсуждаются глобальные, широкие проблемы. На семинарах центром внимания часто становятся отдельные технологии, тенденции, виды товаров, услуг, исследований. Т. к. темы более конкретизированы, то они, как правило, более понятны, близки конечной аудитории СМИ. Соответственно ими могут больше интересоваться и журналисты.

Многие представители прессы принимают приглашение на семинар, если видят в программе имена экспертов, с которыми им будет полезно пообщаться.

На семинары стоит приглашать не только опытных, разбирающихся в обсуждаемых вопросах журналистов, но и новичков, только «входящих» в специализированную тему. Для них посещение такого мероприятия – это прекрасная возможность получить новые знания, познакомиться с экспертами. Новички будут благодарны за приглашение. Эта благодарность может отозваться благоприятными для компании публикациями, когда начинающие журналисты профессионально «заматереют».