Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие

• Существует два вида собраний, которые нельзя путать. Цель первого – проинформировать сотрудников, второго – разобраться с проблемой. Не стоит пытаться решить конкретный вопрос на собрании, задача которого сообщить информацию. Присутствующие на нем люди не будут иметь никакого отношения к проблеме. Вы зря потратите их время. Они окажутся совершенно правы, если подумают: «Что я здесь вообще делаю?» Планируйте совещания таким образом, чтобы вы могли решить конкретную проблему. Приглашайте только тех людей, которые вам для этого нужны.

• Вот еще один совет, как сэкономить время: необходимо быстро заканчивать и собрания, и телефонные разговоры. Научитесь сразу переходить к сути вопроса. Когда темп обсуждения замедляется, подведите итог всему сказанному и спросите присутствующих, хотят ли они высказать какие-нибудь мнения и пожелания. Когда они скажут «нет», встаньте со своего места, чтобы дать понять собравшимся, что совещание закончено. Умение быстро завершать встречи и телефонные разговоры позволило мне в течение всей моей карьеры сэкономить тысячи часов рабочего времени.

• После собрания обязательно запишите в ежедневнике в разделе «Дневник» все принятые решения и новые обязанности, которые вы, возможно, взяли на себя. Просмотрите свои записи на следующий день, когда будете заниматься планированием времени.

• Вот еще о чем имеет смысл подумать: может быть, вам вообще незачем проводить собрание. Всегда спрашивайте людей, почему они хотят встретиться с вами. Возможно, вы не тот человек, к которому им следует обратиться. А если им и правда нужны вы, вполне вероятно, что их проблемы можно решить по телефону или при помощи электронной почты. Персональные встречи имеют большое значение, но в них не всегда есть необходимость. Не встречайтесь с людьми только потому, что они просят вас об этом.

Еще несколько советов, как сэкономить время

• Все необходимое всегда должно быть у вас под рукой. Если вы не имеете непосредственного доступа к тем материалам, ресурсам, оборудованию, которые вам нужны для работы, вам придется потерять много времени, разыскивая их. Периодически проверяйте наличие канцелярских товаров. Поиски обычных ножниц или телефонного номера могут привести к значительной потере рабочего времени.

• Чтобы принять правильное решение, обращайтесь за помощью к экспертам. Очень часто ими могут оказаться рядовые служащие. Кто лучше всего знает, как обстоят дела с регистрацией в отеле, как не сотрудник, который еженедельно регистрирует сотни посетителей? Именно к этому человеку я обратился, когда обнаружил проблемы в системе регистрации в одном из отелей, которыми управлял. Поэтому спрашивайте себя время от времени:

1) Какие обязанности, которые я сейчас беру на себя, могут быть выполнены не мной или моими непосредственными подчиненными, а другими сотрудниками?

2) Какие обязанности я сейчас исполняю вместо того работника, который был специально обучен для решения подобных вопросов?

3) Какие обязанности я готов передать за дополнительную плату другому сотруднику, чтобы высвободить свое время для решения более важных задач?

• Создайте такую атмосферу, в которой люди почувствуют себя комфортно, не побоятся высказать свое мнение, будут с удовольствием трудиться, потому что знают, что их уважают, действительно ценят и их мнение имеет значение. Относясь так к окружающим, вы сбережете массу времени. Ваши команды будут лучше работать, и вам удастся избежать многих проблем. Когда сотрудники вам доверяют и видят в вас скромного, сердечного и внимательного человека, который с энтузиазмом относится к своей работе, всегда готов им помочь, вы сможете сберечь неизмеримое количество времени. Вам может показаться, что нет смысла выслушивать рядовых сотрудников, но я уверяю вас, что все совсем не так. Вы даже не можете себе представить, сколько я сэкономил времени, работая в Disney, благодаря тому что просто слушал людей.

• Вообразите себя защитником окружающей среды. Найдите способы улучшить рабочую среду благодаря вашему руководству, вашему отношению, вашему поведению и вашему присутствию. Создайте сотрудникам такие благотворные условия, в которых они смогут не просто раскрыть все свои возможности, но даже и превзойти их. Обстановка и корпоративная культура должны способствовать тому, чтобы каждый человек имел значение и сам осознавал свою важность. Тогда вы будете продвигаться от хороших результатов к отличным, а от отличных к потрясающим.

• Каждый день уделяйте внимание вашей команде, семье и друзьям. Говорите им хорошие и добрые слова, вознаграждайте их. Как говорится: «Люди забудут, что вы им сказали, но будут помнить, какие чувства вы у них вызвали». Кроме того, окружающим безразлично, что вы о них думаете, пока они не поймут, что они вам не безразличны. Будьте внимательны к своим словам и поступкам, потому что вас окружают люди, которые наблюдают за вами и составляют о вас мнение.

И наконец, помните, что только вы контролируете свою жизнь и отвечаете за то, как она сложится.

Глава седьмая

Мысли напоследок, или когда ты наконец возьмешься за дело?

Я надеюсь, что вы научились основным способам управления карьерой и другими областями вашей жизни и, кроме того, смогли почерпнуть несколько полезных идей. Я абсолютно уверен в том, что, если бы Уолт Дисней, Конрад Хилтон, Билл Марриотт и команды, которые они возглавляли, не уделяли такое огромное внимание управлению временем, они никогда не добились бы поставленных целей и не осуществили свои мечты. Если вы будете понимать, что только вы сами отвечаете за то, станете ли вы самым эффективным и профессиональным менеджером для своего времени и всей своей жизни, тогда ваши мечты станут реальностью.

Теперь я хотел бы поделиться с вами некоторыми выводами и предложить вашему вниманию несколько способов, как перейти от слов к делу. Нам всем хорошо известно, что, как только мы овладеваем новыми практическими знаниями, мы должны сразу же начать действовать. Таким образом мы сможем лучше усвоить информацию.

У ежедневника, который я использую, виниловая обложка. Ежедневник в кожаной обложке обойдется дороже, но не исключено, что если вы удачно намекнете, то кто-нибудь из ваших близких подарит вам такой на день рождения.

Я хотел бы еще раз подчеркнуть: вы просто обязаны пользоваться ежедневником, если хотите успешно управлять временем. Ежедневник или смартфон, если он для вас удобнее, можно применять для нескольких целей:

• Чтобы не забыть о важных датах, днях рождения, годовщинах и т. д.

• Чтобы не забыть выразить признательность или похвалу кому-либо.

• Чтобы не забыть вознаградить кого-либо.

• Чтобы не забыть выразить благодарность кому-либо за оказанные услуги или просто сказать «спасибо».

• Чтобы улучшить навыки общения с людьми.

• Чтобы планировать все события в вашей жизни… ВСЕ события!

Этот список можно продолжать до бесконечности.

Я также хотел бы посоветовать вам приобрести ручку с чернилами нескольких цветов, чтобы там обязательно были, например, красные и черные чернила (а может быть, и другие цвета). Я называю такую ручку моей «волшебной палочкой». И еще очень удобно иметь под рукой карандаш с ластиком. Как только я вынимаю многоцветную ручку и начинаю делать записи в ежедневнике, происходят удивительные вещи. Разными чернилами чрезвычайно удобно пользоваться в течение всего рабочего дня. Когда вы будете планировать встречи или другие мероприятия, время которых может измениться, вам пригодится карандаш с ластиком. Уже выполненные пункты из моего расписания я вычеркиваю красными чернилами. Черные или синие я использую для заметок, писем, подписываю ими документы и т. д.