Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие

Желаю вам хорошего дня, во время которого вы сможете подумать над всем, что узнали. В следующей главе я расскажу вам о том, как построить рабочий распорядок в соответствии с вашим списком приоритетов.

См. раздел «Долгосрочное планирование» на с. 76–77 и раздел «Планы на месяц» на с. 80–81.

Глава четвертая

Распределение приоритетов, или Cрочно, жизненно важно и необходимо!

Мы уже обсудили то, как вы должны относиться к своей обязанности управлять временем и жизнью. Здесь все зависит от вас.

– Мы говорили о том, как планировать время и о каких областях вашей жизни необходимо при этом думать.

– Мы говорили о том, как важно иметь один ежедневник и для профессиональной, и для личной жизни.

– Мы говорили о преимуществах ежедневника Day-Timer, потому что в его трех разделах вы можете записать всю необходимую информацию. Это своего рода «карманный офис».

Теперь, когда вы уже знаете, как составлять список дел и как пользоваться ежедневником, чтобы стать результативней, давайте поговорим о том, как распределять приоритеты в вашем ежедневном списке дел, чтобы стать не только результативней, но и эффективней.

Как распределять приоритеты:

1. НЕОТЛОЖНЫЕ ДЕЛА

2. Жизненно важные дела

3. Важные дела

4. Дела, имеющие небольшое значение или не имеющие никакого

Используйте такую последовательность приоритетов, чтобы завершить все ежедневные дела. На с. 130–131 вы видите все тот же список задач на 18 мая, с которым вы уже познакомились в предыдущей главе. Но здесь есть некоторое различие: вначале это было просто перечисление, теперь же все дела распределены в порядке их важности. У вас будет настоящий план только после того, как вы запишете ваши обязанности в порядке их приоритетности.

Раньше, когда я приходил домой, я первым делом включал телевизор. В то же самое время Присцилла начинала мне что-то говорить, но все мое внимание было приковано к экрану. Так у нас возникли проблемы. Потом я понял, что необходимо слушать человека, с которым живешь, поэтому я пересмотрел свои приоритеты. Теперь, когда я прихожу домой, я говорю Присцилле, что люблю ее, целую и выслушиваю все, что она хочет мне сказать, и только потом включаю телевизор. Правильный порядок в расстановке приоритетов действительно имеет значение.

Я поступаю так же и на работе. Уже в первые годы своей карьеры я понял, что необходимо начинать рабочий день с личного общения со всеми членами моей команды. И только потом я включаю компьютер или занимаюсь документами, накопившимися у меня на столе. Я настоятельно советую вам последовать моему примеру.

В деле расстановки приоритетов правильный выбор времени тоже имеет большое значение. Даже если вы сделаете что-то хорошее, но слишком поздно, у вас возникнут проблемы. Поэтому так важно приносить извинения тотчас же, сразу говорить правду, проходить ежегодный медицинский осмотр. Скажите своим близким, что вы их любите, прежде чем они спросят вас об этом. Скажите своей команде, как высоко вы цените их и почему их работа важна, прежде чем они напишут заявление об увольнении, посчитав, что ими пренебрегают. И делайте это как можно чаще. Для всех нас важно ощущение того, что мы значимые фигуры, в этом случае у нас развиваются такие качества, как преданность и лояльность.

Умение сконцентрироваться и выполнять все свои обязанности в правильном порядке позволяет достичь наибольшей эффективности.

– НЕОТЛОЖНАЯ, поставьте звездочку (*) рядом с ней.

– Жизненно важная, поставьте букву «А» рядом с ней.

– Важная, поставьте букву «Б» рядом с ней.

– Не имеет большого значения, поставьте букву «В» рядом с ней.

С чего вам начать? Разумеется, с первого пункта, потому что или вы сами, или ваш начальник, или ваш клиент, или ваши сотрудники, или кто-то еще решил, что это дело НЕОТЛОЖНОЕ.

Что делать, если у вас несколько НЕОТЛОЖНЫХ задач? Вы должны определить, какая из них наиболее НЕОТЛОЖНАЯ. Пронумеруйте их, начиная с самого срочного дела, которому будет соответствовать цифра «1».

А как же быть с НЕОТЛОЖНЫМИ профессиональными и личными делами, которые вы не успеваете закончить сегодня? Их следует отмечать в ежедневнике каждый день, пока вы не закончите, и не важно, сколько на это уйдет времени.

Когда вы завершите НЕОТЛОЖНЫЕ дела, переходите к жизненно важным. На то, чтобы справиться с ними, у вас может уйти от шести месяцев до года или даже больше. Исполнение таких дел имеет огромное значение для удовлетворения потребностей клиентов, поддерживает высокий моральный дух работников, сказывается на результатах деятельности компании и даже на личных отношениях внутри коллектива.

Вам необходимо хорошо усвоить эту мысль. Большинство людей не начинают работу с жизненно важных заданий, им кажется, что таких дел слишком много. Но мы говорим о необходимости начать именно сегодня, а не о том, чтобы закончить все непременно в тот же день. На выполнение этих задач обычно требуется много времени, но в конечном счете результат превзойдет ваши ожидания.

Скорее всего, в вашем списке накопилось много очень важных дел. Так же как и в случае с НЕОТЛОЖНЫМИ, пронумеруйте их в порядке приоритетности. Когда вы возьметесь за исполнение жизненно важных дел, приложите как можно больше усилий, чтобы закончить сегодня, если же вам это не удастся, перенесите их в список дел на завтра.

Теперь вы можете перейти к важным делам, которые вы отметили в списке буквой «Б». Эти дела тоже необходимо пронумеровать – от самых до наименее важных, – используя обозначения Б1, Б2, Б3 и т. д.

Если вы закончили все эти дела и у вас еще осталось время, вы можете перейти к менее важным задачам. Однако я хотел бы предложить вам вовсе исключить такого рода дела и не вносить их в ваш список. Зачем тратить время на несущественные вещи, когда есть так много НЕОТЛОЖНЫХ, жизненно важных и просто важных дел? Я понимаю, не все согласятся игнорировать мелкие проблемы. Но я настоятельно советую вам сделать это, в результате вы сможете вздохнуть с облегчением, избавившись от досадных мелочей.

Очень часто люди делают что-то, не задумываясь, зачем им это нужно. Нравится ли им боулинг, не говоря уже об их команде и участии каждую среду на протяжении 17 лет в соревнованиях на выход в лигу? Если вы любите боулинг, тогда продолжайте им заниматься, но если вы не получаете никакого удовольствия от игры, возьмите тайм-аут и вычеркните это занятие из списка ваших дел.

То же самое можно сказать и о старой привычке, которая больше не приносит радости и не помогает достичь цели. Избавьтесь от рутины и займитесь чем-то новым, по-настоящему увлекательным.

Обратите внимание на раздел «Планы на месяц» на с. 130–131. Вы видите, что список дел на 18 мая был составлен согласно их приоритетности и я использовал обозначения, о которых говорилось выше. Рядом с каждым заданием вы можете заметить значок *, букву «А» или букву «Б». (В этом примере я обошелся без буквы «В», чтобы не усложнять чтение.) В отличие от первоначального списка здесь я поставил задания в том порядке, в котором собираюсь их выполнять. Вы видите, что первая задача, к которой я приступил в самом начале дня, значилась последней в списке личных дел. После того как я закончил первые пять НЕОТЛОЖНЫХ дел (* 1–5), я приступил к А1, а потом уже ко всем заданиям под буквой «Б».