Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие

*2: Поздравить Ральфа с днем рождения.

Б3: Запланировать собрание по повышению производительности.

Б6: Составить рассылку для сотрудников на июнь.

Б5: Запланировать посещение зоны регистрации для клиентов.

Б4: Поделиться с Розмари впечатлениями о посещении ресторанов.

*4: Записка с благодарностью для Джима.

А1: Проверить систему регистрации отеля «Х».

*3: Поговорить с Бобом.

Б1: Запланировать встречу с финансовым консультантом.

Б7: Открыть пенсионный накопительный счет.

Б2: Запланировать ежегодный осмотр у окулиста.

*5: Запланировать посещение Magic Kingdom с детьми.

Б8: Написать письмо маме.

*1: Заказать авиабилеты на отдых в сентябре.

Когда я составлял план в то утро, у меня обнаружилось много дел, требовавших моего внимания. Некоторые из них уже были в списке, когда я открыл ежедневник на 18‑е число. Я записал их сюда несколько дней или недель назад, потому что собирался ими заняться именно в этот день.

Всегда записывайте ваши задачи в разделе «Сделать сегодня» на тот день, когда у вас будет больше шансов их выполнить, учитывая все остальные обязанности, запланированные на ту же дату. Вы должны постараться урегулировать ваш распорядок и список «Сделать сегодня», потому что если вам придется весь день просидеть на встрече, то у вас не будет свободного времени на реализацию остальных планов. Когда я просмотрел почту 18 мая, мне пришлось добавить несколько дел в мой перечень. Потом я взглянул на список предыдущего дня, 17 мая, и переместил несколько дел вперед, потому что не смог выполнить их раньше. Одно задание я вписал на 18 мая, другое же запланировал на пятницу 19 мая.

Когда я перешел к обдумыванию, я внес еще один пункт: «Проверить систему регистрации отеля “Х”». Я делал это, поскольку просмотрел отклики клиентов и понял, что такая необходимость действительно существует. Кроме того, я добавил: «Поговорить с Бобом». Боб был одним из моих непосредственных подчиненных, и мне показалось, что я должен побеседовать с ним по поводу его неудовлетворительной работы, халатности и опозданий. Я также вписал: «Запланировать встречу с финансовым консультантом» и «Открыть пенсионный накопительный счет». Я сделал это после того, как прочитал в воскресной газете статью, которая заставила меня задуматься о таких вещах.

Именно поэтому так важно отводить время на чтение газет и журналов и на то, чтобы найти полезные сайты. Это позволит вам постоянно совершенствоваться в важных для вас областях. Если вы обладаете информацией и необходимыми знаниями, вам будет значительно проще просчитать все возможности и принять взвешенное решение. Как часто чтение помогало мне открыть новый способ мышления! Изучение хорошей периодики и просмотр ресурсов на образовательных сайтах, например www.thrive15.com, могут дать толчок к появлению новых идей, связанных с вашей профессиональной деятельностью.

Закончив составлять список на 18 мая, я распределил все дела в порядке их приоритетности. Теперь я был готов начать действовать. У МЕНЯ ПОЯВИЛСЯ ПЛАН!

Один день из жизни

Моя первая встреча была запланирована на 8:00. Я должен был поговорить с Эрином и Карлом. Просмотрев записи в секции «Дневник», я освежил в памяти те вопросы, которые хотел обсудить с ними. В этом разделе очень удобно составлять планы собраний. Эрин и Карл ушли в 9:00. Поскольку моя следующая встреча была запланирована на 10:00, у меня оказался час свободного времени и я мог заняться всем, чем хотел.

Одно из главных преимуществ планирования состоит в том, что у вас появляется свободное время. Придерживаясь распорядка, вы сразу же начинаете экономить целые часы. Первое, чем я хотел заняться, как только освобожусь, – заказать билеты на отпуск в сентябре. Этот пункт был обозначен *1 (НЕОТЛОЖНОЕ ДЕЛО 1). Следовательно, я считал данное задание по тем или иным причинам самым главным на тот день. Может быть, 18 мая заканчивала действовать скидка на билеты. После того как я все сделал, я внес заметку о путешествии в раздел «Долгосрочные планы», записав номер рейса, время отправления и прибытия. Таким образом, я был готов в любой момент ответить моим коллегам и членам моей семьи, когда меня не будет в офисе, когда точно я уезжаю и возвращаюсь обратно. Эта запись останется в моих «Долгосрочных планах», где бы я ни находился.

Потом я продолжил работу над пунктами *2, *3, *4 и, наконец, над *5. Со всеми ними я легко справился за 30 минут. Прежде чем перейти к пункту А1, я позволил себе заглянуть в ванную и выпить стакан воды, хотя эти вещи не значились в моем списке.

Это была шутка! Но, если вы действительно очень неорганизованны, вам придется записывать в свой план даже такие дела, пока вы не выработаете в себе дисциплинированность.

Часы показывали уже 9:30, и мне нужно было отправляться в тематический парк Disney’s Animal Kingdom для того, чтобы встретиться с Бет Стивенс. Я закончил все свои дела и направился к машине. По дороге я вынул сотовый телефон и ответил на те звонки, которые значились в моем списке.

Когда я добрался до Animal Kingdom, я поговорил по телефону со всеми, кроме нашего эксперта по садоводству. Я перезвонил ей в конце этого дня. Она хотела поделиться со мной новыми идеями об озеленении офиса. Мы договорились встретиться в Селебрейшне [1], когда я буду во Флориде на следующей неделе. Теперь я мог вычеркнуть этот звонок из списка и внести запись о времени встречи на подходящий день.

Прогулка с Бет Стивенс заняла один час, а потом я поехал обратно в офис. Было 11:30. Теперь мне предстояло встретиться с моим боссом, Элом Вайсом, в 12:00. У меня оставалось 30 минут свободного времени. По дороге обратно я съел бутерброд с арахисовым маслом. Когда мне предстоит напряженный день, я всегда беру с собой из дома такой бутерброд. Так сэкономив 30 минут на обеде, мне удалось прибыть вовремя на следующую встречу. Но я предпочитаю ходить в кафетерий, не только потому, что люблю хорошую еду, но и потому, что так я с толком использую свое время. Перекусывая в кафе, я оцениваю качество приготовляемых блюд, уровень обслуживания и чистоту помещения, а также беседую с коллегами по Disney.

Удивительно, как много дел можно втиснуть в один день, если разумно распределять время. Поскольку у меня еще оставалось 30 минут, я решил перейти к пункту «Жизненно важные дела»: «Навести порядок в системе регистрации отеля “Х”. Это задание представляло большую проблему, но мне нужно было непременно разобраться с ней, поэтому меня переполняла решимость довести дело до конца. В этот день я мог лишь запланировать встречу через две недели, чтобы начать работу над проектом. Моей целью была полная перестройка системы регистрации через шесть месяцев.

Я отправил электронное письмо шести сотрудникам, которых хотел видеть в составе команды, призванной помочь мне осуществить этот проект. В письме я объяснил им возникшую проблему и проинформировал их о том, что наша первая встреча запланирована на 6 июня с 14:00 до 16:00. Кроме того, я попросил их выделить специальное время для работы над этим проектом – каждая среда с 14:00 до 16:00 в течение полугода. Я сообщил им, что мы должны решить проблему к 15 декабря, и попросил их подготовиться к нашей первой встрече, собрав как можно больше информации по этому вопросу. Я также попросил их подумать, могут ли они предложить еще кандидатов для работы в нашей команде. Я сообщил всем о месте проведения первой встречи и сказал, что буду готов пообщаться с каждым участником персонально, чтобы определить цель их работы и объяснить обязанности. Затем я нажал на клавишу «отправить». Сегодня по этому пункту я сделал все, что мог.

На следующий день, составляя планы, я записал в ежедневник все встречи по средам. В течение следующих нескольких недель я запланировал беседы с каждым из членов моей команды и предусмотрел, чтобы у нас было зарезервировано время для встреч в последующие месяцы. Затем сделал пометку: проинформировать моего босса о том, что мы начали заниматься проблемой регистрации в отеле. Это следовало сделать прежде, чем он спросит меня сам. В течение моей карьеры и 46-летнего брака я усвоил один важный урок: лучше заранее предупредить босса или супругу о возникшей проблеме и не дожидаться, когда они скажут вам о ней сами. Также необходимо сообщить им о том, как вы собираетесь решить вопрос. Благодаря Присцилле я стал экспертом в этой области.