Спасибо за отзыв. Как правильно реагировать на обратную связь

План был одобрен единогласно. Весь разговор занял сорок пять минут. В ответ на вопрос, почему исполком поменял свое решение, один из его членов заметил: «В прошлом году нас познакомили только с достоинствами плана. В этот раз мы обсудили недостатки».

Такое объяснение может показаться забавным, но оно справедливое. Когда нас просят принять решение по вопросу, который нас беспокоит, и знакомят только с положительной стороной, все возможные недостатки – реальные или воображаемые – мы добавляем от себя, прокручивая и переваривая их в себе. После чего у нас логически вызревает такой вариант решения: зачем принимать план с таким количеством недостатков, если можно принять план без недостатков? Давайте найдем такую систему и будем ею пользоваться.

Джейн нашла способ озвучить внутренние голоса членов исполнительного комитета – их опасения и переживания, – чтобы их можно было взвесить и проанализировать. При этом может оказаться так, что недостатки перевесят собой достоинства, но, по крайней мере, люди могут принять решение на основе фактов, а не домыслов. Мы делаем выбор не между этим планом и какой-то фантазией, а между этим планом и другими сравнимыми планами, у которых есть свои достоинства и недостатки.

В общем и целом при выборе или реализации организационной системы кадровая служба и высшее руководство компании должны снабдить служащих на всех уровнях корпоративной иерархии следующей информацией:

• цели системы;

• причины, по которым этой системе отдано предпочтение перед другими системами;

• описание издержек не вполне искреннего участия;

• и наконец, пригласить участников к обсуждению и обмену мнениями.

Приступая к обсуждению жалоб и тревог, связанных с системой, внимательно слушайте людей и признавайте обоснованность их претензий. Просите их вносить конкретные пожелания и предложения по улучшению системы. Если вы решаете отвергнуть предложенную идею, очень важно объяснить почему: «Мы подробно обсудили ваше предложение. В этой части проблема решается, но одновременно создается новая проблема. Взвесив все “за” и “против”, мы решили отказаться от этой идеи». Если вы не объясняете причины отказа, люди предполагают, что вы не до конца поняли преимущества сделанного предложения или только делаете вид, что интересуетесь их мнением, а на самом деле вам на их переживания плевать.

Основная нагрузка в этом процессе может возлагаться на кадровую службу, но на самом деле проблемы, связанные с донесением и получением обратной связи, являются общими для всей организации, а не только проблемами самой кадровой службы. Широкое обсуждение проблем не только способствует рождению новых идей, но и делает рядовых сотрудников соучастниками процесса принятия решений, чтобы они не воспринимали новую систему как навязанную сверху.

Исмаил, недовольный состоянием обратной связи в своей фирме, решил привлечь к решению этой проблемы весь трудовой коллектив. Он созвал общее собрание и изложил свое видение проблемы: «Я слышу, как люди жалуются на то, что получают недостаточно обратной связи. Работники обвиняют менеджеров, менеджеры – работников. При этом все винят кадровую службу. Мы внедрили лучшие системы оценивания и наставничества, какие смогли найти, но должны признать правду: они несовершенны и совершенными никогда не будут. Ни одна система не может заставить вас учиться, но и ни одна система не может помешать вам это сделать. Поэтому будет лучше, если каждый спросит себя: “Каким учеником и каким наставником я хочу быть?” Тут мы все заодно: если вы поможете мне в моей учебе, я помогу вам в вашей».

Честность Исмаила помогла людям понять, что речь идет о проблеме не административной, а чисто человеческой. Он вовлек людей в обсуждение, и они поговорили не только об имеющихся проблемах, но и о своей ответственности за то, что они сами чему-то учились и генерировали возможные решения.

Разумеется, привлечь всех сотрудников к процессу разработки и внедрения систем обратной связи невозможно. Но вы можете пригласить их к участию, будь оно формальное или неформальное. Часто бывает полезно вовлекать в процесс разработки систем аттестации именно тех, кто громче всех выступает против таких систем, чтобы, с одной стороны, использовать их идеи и точки зрения, а с другой – перенаправить их разрушительную энергию в созидательное русло.

2. Разделяйте признательность, наставничество и оценивание

Ни одна система аттестации персонала не способна эффективно осуществлять все три типа обратной связи. Для каждого из них необходимы свои качества и условия.

Оценивание должно быть справедливым, последовательным, недвусмысленным и предсказуемым – оцениваете ли вы работу индивидов, команд или подразделений. Мы должны четко понимать, кто кого и по каким критериям оценивает. Нам необходимо вдумчивое двустороннее общение на протяжении всего года по вопросу наших целей и движения к ним, а возникающие проблемы должны решаться по ходу дела. Система оценивания должна быть достаточно жесткой, чтобы обеспечивать справедливость и объективность оценок, и в то же время достаточно гибкой, чтобы принимать во внимание различия в обстоятельствах и ролях. Все это не ново, и все это не просто.

Хорошее наставничество требует несколько иных параметров. «Ученики» нуждаются в частых наставлениях, желательно в режиме реального времени, и в возможностях постоянно вносить в свою работу какие-то улучшения. Если встречаться раз в год, чтобы сразу услышать двадцать наставлений, или раз в полгода, чтобы услышать десять наставлений, это едва ли поможет, поскольку стержнем наставничества являются не эпизодические встречи между наставником и учеником, а непрерывные отношения между ними. Необходим постоянный диалог о том, что может сделать ученик в свете потребностей организации и его личной сферы ответственности и компетентности. Ученикам нужны как честные зеркала, в которых они смогут увидеть себя не с самой лучшей стороны, так и зеркала ободряющие, которые помогут им увериться в том, что они могут стать лучше.

Как мы уже говорили, смешение наставничества с оцениванием чревато минимум двумя проблемами. Во-первых, внимание получателя сразу сосредоточивается на оценке, и наставления до него уже не доходят. Если я думаю о том, что годовой премии, на которую я так рассчитывал и уже пообещал жене, мне по итогам аттестации не видать, я не услышу рекомендаций, касающихся возможного улучшения моих презентаций в PowerPoint. Во-вторых, чтобы я был открыт к наставлениям, мне нужно чувствовать себя в безопасности и знать, что признание мною ошибок и слабостей не обернется против меня в плане сохранения рабочего места или карьерного роста. Мне нужно быть абсолютно уверенным в том, что открытое обсуждение вопросов наставничества не повлияет на мою оценку негативным образом.

Наконец, как уже было сказано, слишком многие организации страдают от дефицита признательности. Даже самые довольные из нас порой могут ощущать себя недооцененными. Формальные программы поощрения заслуг полезны, но для нас куда ценнее знаки признательности, получаемые от наших непосредственных начальников и коллег, чем церемониальные похвальные грамоты, спускаемые с самого верха. Брошенное на бегу «спасибо» быстро теряет свой вес, зато искреннее «Глядя на то, как вы расправились с этой задачей, я тоже решил переосмыслить свои подходы к такого рода проблемам» может значить гораздо больше, чем любая грамота или подарочный сертификат.

Кроме того, надо иметь в виду, что каждый человек понимает признательность по-своему. Одни придерживаются принципа «спасибо в карман не положишь» и ставят материальное поощрение выше морального. Другие предпочитают услышать доброе слово в свой адрес или получить благодарственное письмо, третьи жаждут назначения на более высокие должности. Дело здесь не в том, что у вас должна быть внедрена какая-то определенная «система признания заслуг», а, скорее, в том, чтобы создать соответствующую культуру, атмосферу адекватного признания заслуг, побуждающую каждого сотрудника искренне замечать позитивные моменты в деятельности своих коллег и подчиненных, а также учитывать, что каждый член коллектива понимает под благодарностью в свой адрес, и соответствующим образом эту благодарность выражать.