Самоорганизация по принципу изнутри наружу. Система эффективной организации пространства, предметной
Самоорганизация по принципу изнутри наружу. Система эффективной организации пространства, предметной читать книгу онлайн
Личная организованность становится важнейшим навыком для выживания в современном мире, где добиваются успеха лишь те, кто умеет эффективно организовывать себя и свое окружение. Когда мы организованы, наш дом, офис и рабочий график отражают нашу индивидуальность и помогают нам в достижении наших целей. Тот, кто остается неорганизованным, чувствует себя обессиленным и дезориентированным в потоке событий и информации.
Организованность заключается не в том, как выглядит ваше окружение, а в том, насколько эффективно оно функционирует. Если в своем пространстве человек с легкостью достигает своих целей и счастлив, значит, он хорошо организован. Самоорганизация — это процесс, с помощью которого мы создаем окружение, позволяющее нам жить, работать и отдыхать именно так, как мы этого хотим.
Эта книга поможет вам:
— создать собственную систему эффективной организации пространства, предметной среды и информации, основанную на особенностях вашей личности, на ваших потребностях и целях;
— обустроить личное пространство на работе и дома с учетом вашей индивидуальности и конкретных задач;
— научиться работать с потоком информации, эффективно перерабатывая и структурируя документы, файлы и данные;
— выявить препятствия на пути к личной организованности — технические ошибки, внешние факторы и психологические барьеры, — и устранить их;
— освоить приемы эффективного планирования личного времени (тайм менеджмент);
— правильно выбрать приспособления для организации пространства и предметной среды, обработки и хранения информации.
Внимание! Книга может содержать контент только для совершеннолетних. Для несовершеннолетних чтение данного контента СТРОГО ЗАПРЕЩЕНО! Если в книге присутствует наличие пропаганды ЛГБТ и другого, запрещенного контента - просьба написать на почту [email protected] для удаления материала
• Отчеты за определенное время — особенно если вы к ним никогда не обращаетесь. Если нужно, запросите более новые версии.
• Газеты. Газеты, хранимые больше недели, — древнейшая история. Уделяйте внимание свежим выпускам и текущим новостям, которые поступают каждый день.
• Журналы. Выбрасывайте их, если им больше года; храните только годовую подписку любых публикаций, если они, конечно, не являются частью коллекции, к которой вы часто обращаетесь по работе.
3. Найти всему свое место
• В рабочем отсеке все уже и так находится под рукой. Но можно предпринять дальнейшие шаги для того, чтобы использовать его еще лучше. Например, если в вашем рабочем отсеке есть принтер, поместите бумагу, конверты и связанные с ними принадлежности рядом с ним, чтобы стало еще удобнее.
• Храните громоздкие предметы вроде биндеров, справочников и аудио- или видеозаписей на верхних полках.
• Помещайте все текущие проекты в верхний ящик тумбы для файлов, а справочные материалы — в нижний. (Чтобы больше узнать о создании файлов, см. Главу 6-ю.)
• Держите пол в чистоте, чтобы не спотыкаться. Не перегружайте электрические розетки.
4. Разложить по местам
• Держатели и планки для текущих проектов — удобный способ добавлять лотки, полки и крючки на стены и перегородки рабочего отсека.
• Лотки, стоящие под столом, — совершенны для хранения громоздких вещей, аксессуаров и личных вещей вдали от посторонних глаз.
• Сортировщик литературы — остроумный способ аккуратно хранить на рабочем столе документы, относящиеся к нескольким проектам, имея к ним быстрый доступ (см. рис.).
• Файлы с классификационными папками — идеальны для хранения текущих проектов в порядке и под рукой.
• Вертикальная рамка для хранения файлов — позволяет довольно существенно расширить место для хранения предметов на рабочем столе.
• Настенные «карманы» — добавляют места для хранения, не вторгаясь в рабочее пространство. Прекрасное средство для коммуникаций внутри офиса.
• Ящики для входящей и исходящей почты — необходимы для сортировки почты, записок и ежедневных отчетов, особенно если у вас несколько начальников.
Максимальное использование пространства с помощью держателей для текущих документов
Она особенно важна, если вы делите рабочее место с кем-то еще, и поэтому оба должны быть в курсе событий. Внешнюю поверхность многих контейнеров можно пометить, не испортив при этом ни их внешнего вида, ни общего вида рабочего отсека. Люди ожидают увидеть много внешней маркировки в офисном окружении.
Однако вы можете более тонко обращаться с полками, пометив их поверхность, а не грани; а также с ящиками, столами и секциями, маркируя их внутри, а не снаружи.
5. Поддерживать порядок
Аплодисменты! Организованное по принципу «изнутри наружу», ваше рабочее место стало образцом комфорта, привлекательности, порядка и эффективности. Но поддержание его в таком состоянии требует постоянного внимания, потому что очень легко снова накопить больше, чем может вместить это небольшое пространство. Следуйте простой инструкции, и всегда будете испытывать на своем рабочем месте радость, а не уныние. Вы никогда не будете чувствовать стеснение или страдать от клаустрофобии, сохранив при этом ощущение личного пространства, будете более расслаблены и увеличите производительность своего труда:
• Каждый день. Отведите для уборки десять минут в конце каждого дня. Это значит, что, когда вы вернетесь сюда на следующее утро, ваше пространство будет так же готово к работе, как и вы.
Личное пространство — вопрос первостепенной важности для рабочих отсеков, особенно если их разделяют несколько человек. Вот некоторые приемы, которые могут вам помочь. Чтобы вам не мешали, повесьте на входе в свой отсек табличку «Не беспокоить». Если проект требует концентрации, работайте над ним в тишине и уединении библиотеки компании. Говорите по телефону негромко, показывая коллегам, что уважаете их потребность в тишине и хотите, чтобы они уважали вашу. Если вы делите рабочий стол с другим человеком, используйте настенный карман или корзину «Текущая работа», чтобы сообщать друг другу о состоянии проекта. И непременно выберите стул, который легко приспособить так, чтобы каждому из вас было удобно.
• Постоянно. Те, кому лучше всех удается постоянно поддерживать порядок на рабочем месте, приобретают привычку каждую неделю делать жесткую «чистку». Каждую пятницу отводите около тридцати минут на то, чтобы выбросить все отчеты и публикации, которые устареют к понедельнику; соберите все документы, с которыми вы закончили работать, и верните их в центральное хранилище.
• С регулярными интервалами. Тесные отсеки не оставляют никакого пространства для лишних вещей. Роли и обязательства в больших организациях постоянно меняются. Поэтому тем, кто работает в рабочих отсеках, необходимо контролировать и корректировать свою систему организации чаще, чем тем, кто работает в традиционных или домашних офисах. Каждые три месяца отводите пару часов на то, чтобы заново оценить, эффективно ли вы используете свое пространство и для чего вам нужно место. Возможно, за истекшее время ваши временные обязанности стали постоянными и предметы, связанные с этим, теперь требуют постоянного места в вашем рабочем пространстве. Имейте в виду, любые изменения в компании могут потребовать перемен в вашей системе. Например: не изменилось ли количество персонала? У вас новый шеф? Вы стали делить свое рабочее место с кем-то еще?
Глава 9
МОБИЛЬНЫЕ ОФИСЫ
1. Что работает?
Примеры:
«Всякий раз, когда мне пора отправляться в поездку, я завожу папку, в которую кладу все, что связано с путешествием: путеводитель, авиабилеты, графики встреч, документы, которые мне понадобятся. Это предотвращает сборы в последнюю минуту и панику».
«Я держу все имена и адреса в маленьком электронном органайзере. Он легкий, портативный и помогает мне оставаться в контакте с коллегами, клиентами и друзьями — даже если они забывают оставить свой номер на автоответчике!»
2. Что не работает?
Примеры:
«Я живу в таком смертельном страхе, что отправлюсь в поездку без каких-нибудь важнейших документов, что начинаю собирать их за три дня, чтобы ничего не упустить. В итоге на моем столе постоянно возникает беспорядок».
«Я путешествую каждую неделю и появляюсь дома только на один-два дня. Дома я всегда подавлен количеством почты, которую нужно рассортировать, и списком работ по хозяйству, которые должен выполнить. У меня никогда нет времени для семьи или социальной жизни».
«Это настоящая проблема — умудряться работать в таких маленьких, тесных помещениях (автомобили, аэропорты, самолеты, гостиничные номера). В них нет ни стола, ни шкафа. Я все время пытаюсь найти удобное место для работы и стремлюсь устраиваться настолько компактно, насколько возможно».
