Самоорганизация по принципу изнутри наружу. Система эффективной организации пространства, предметной
Самоорганизация по принципу изнутри наружу. Система эффективной организации пространства, предметной читать книгу онлайн
Личная организованность становится важнейшим навыком для выживания в современном мире, где добиваются успеха лишь те, кто умеет эффективно организовывать себя и свое окружение. Когда мы организованы, наш дом, офис и рабочий график отражают нашу индивидуальность и помогают нам в достижении наших целей. Тот, кто остается неорганизованным, чувствует себя обессиленным и дезориентированным в потоке событий и информации.
Организованность заключается не в том, как выглядит ваше окружение, а в том, насколько эффективно оно функционирует. Если в своем пространстве человек с легкостью достигает своих целей и счастлив, значит, он хорошо организован. Самоорганизация — это процесс, с помощью которого мы создаем окружение, позволяющее нам жить, работать и отдыхать именно так, как мы этого хотим.
Эта книга поможет вам:
— создать собственную систему эффективной организации пространства, предметной среды и информации, основанную на особенностях вашей личности, на ваших потребностях и целях;
— обустроить личное пространство на работе и дома с учетом вашей индивидуальности и конкретных задач;
— научиться работать с потоком информации, эффективно перерабатывая и структурируя документы, файлы и данные;
— выявить препятствия на пути к личной организованности — технические ошибки, внешние факторы и психологические барьеры, — и устранить их;
— освоить приемы эффективного планирования личного времени (тайм менеджмент);
— правильно выбрать приспособления для организации пространства и предметной среды, обработки и хранения информации.
Внимание! Книга может содержать контент только для совершеннолетних. Для несовершеннолетних чтение данного контента СТРОГО ЗАПРЕЩЕНО! Если в книге присутствует наличие пропаганды ЛГБТ и другого, запрещенного контента - просьба написать на почту [email protected] для удаления материала
• Сделайте то, что я рекомендую для кухни (Глава 16-я): купите тележку на колесиках и храните в ней некоторые предметы. Когда необходимо, просто притяните тележку к столу и возьмите нужную вещь, а когда закончите, отодвиньте тележку обратно.
Оценка времени
Ниже приведено среднее время, необходимое для организации домашнего офиса:
Не производить сортировку и «чистку». Те, кто работают дома, особенно предприниматели, часто чувствуют, что если не будут все время работать, то не заработают денег. Поэтому они приступают к процессу организации пространства, но быстро начинают беспокоиться и не доводят его до конца. Такой фрагментарный подход, без сомнения, приведет к разрушению любой системы, какой бы эффективной она ни была. Не учиняйте скорую расправу над своим проектом по организации. Прямо сейчас зарезервируйте необходимое для этого время. И немедленно — или почти немедленно — извлечете пользу: во времени, деньгах и возможностях.
Дополнительные аксессуары на рабочем столе делают систему хранения текущих документов удобной и привлекательной
1. Сортировка
Предприниматели имеют тенденцию накапливать много потенциально ценной информации, но часто не знают, как разделить ее на категории. В конце концов, важная информация теряется и забывается в разнообразных грудах или папках. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по следующим категориям и установите для них простую систему поиска.
• Папки клиентов. Естественно, каждый клиент получает свою собственную папку. Если для работы вам нужно хранить множество документов по каждому клиенту (это особенно касается финансовых консультантов, юристов и дизайнеров), подумайте о том, чтобы рассортировать папку каждого клиента на постоянные подкатегории. Например, «Контракты», «Счета», «Результаты работы», «Дополнительная информация» и «Корреспонденция». Используйте цвет или позицию табулятора, чтобы обозначать разницу между основным файлом клиента и вложенными файлами. (Подробнее о техниках подшивки и хранения документов можно прочесть в Главе 6-й.)
• Файлы перспективных проектов и возможностей. Я храню файлы реальных и потенциальных клиентов вместе; в моем мышлении и то, и другое относится к одной и той же категории обслуживания клиентов и требует одинакового внимания и заботы. Файлы реальных клиентов отличаются от файлов потенциальных клиентов позицией табулятора: реальные находятся слева от табулятора, а потенциальные — справа. Когда потенциальный клиент становится реальным, я перекладываю папку и заново прикрепляю ярлык.
• Папки по темам. Это — папки для статей, вырезок, заметок и наблюдений, которые помогают оставаться в курсе последних тенденций в вашей профессиональной области и в которые можно включить статью, речь, предложение, — то, что вы хотите обсудить и использовать вместе с клиентами, коллегами или членами семьи.
• Папки «Для вдохновения». Типовые брошюры, переписка и разные маркетинговые документы и бланки, полученные от других компаний, — в общем, все, что вы собираете для стимуляции собственных творческих способностей и бизнес-идей.
• Счета. Мой друг Энтони, цветовод, разработал самый простой из известных мне методов контроля наличных издержек, которые ему возмещают клиенты. Заведите конверт для каждой недели года и в течение недели кладите в него все счета. В конце недели запишите категории и подсчитайте общую сумму расходов на внешней стороне конверта, затем запишите соотношение наличных к общей сумме издержек. Эта сумма будет служить суммой на издержки в течение следующей недели. Если собираетесь представлять на рассмотрение счета для компенсации, рассортируйте их в конвертах по проектам, поездкам или датам.
• Конспекты с семинаров и курсов. Их можно сохранить, если поместить в подходящую форму. Попробуйте всего лишь на одной странице подвести итог самых основных идей каждого курса, который посетили. Поместите эту страницу в папку с металлическими разъемными кольцами. Назовите ее, например, «Золотые мысли». Держите ее под рукой на полке или рядом с телефоном, чтобы ее было легко ежедневно просматривать.
• Финансовые документы. Рассортируйте оплаченные счета в прозрачные файлы по месяцу и месту в банковских ящиках по годам. (Храните их в течение шести лет по соображениям уплаты налогов.)
• Бизнес-идеи. Если ваш ум генерирует новые идеи быстрее, чем вы успеваете их реализовывать, создайте раздел «Новые бизнес-идеи». Отведите для каждой новой идеи собственную папку и храните эти папки сгруппированными в большом навесном ящике с дном. Периодически добавляйте к этим идеям новые заметки и делайте обзор, чтобы понять, готовы ли вы приступить к их реализации.
• Сортируйте идеи для развлечений. Поместите обзоры ресторанов, хобби, спортивных и культурных событий в отдельный раздел своей системы хранения документов под названием «Стиль жизни» или «Городской каталог». Если вы часто путешествуете, заведите папку для каждого города, в котором постоянно бываете.
• Сортируйте файлы по зонам согласно их роли или функции. Ниже приведено несколько примеров файловых перечней. Они могут помочь вам стимулировать ваши собственные идеи.
ПИСАТЕЛЬ
Сюжеты:
— Текущие.
— Прошлые.
— Идеи для сюжетов.
Справочные материалы и источники.
Финансы:
— Счета.
— Оплаченные счета.
— Налоговые документы.
Консультант
Клиенты.
Маркетинг.
Финансы.
Административные вопросы.
2. «Чистка»
Эта стадия может быть очень сложной, особенно для предпринимателей, которые склонны сохранять все попадающее на их стол в надежде, что это может пригодиться для развития их дела. Но вещи, которые «могут пригодиться когда-нибудь», или потерявшие свою актуальность, становятся барьерами, блокируя доступ к важной информации, которая и приносит деньги. Пространство — это награда, так что держите его в чистоте.
• То, что вы уже хорошо знаете. Статьи, которые подтверждают ваши знания в какой-то области и которые можно прочесть для уверенности, но в целом хранить не нужно. Сохраняйте только новую информацию, которая может вас чему-то научить.
• Устаревшие отчеты — если только вы постоянно к ним не обращаетесь и не имеете возможности получить более новые версии. Помните заклинание: «Хранить источник (в настольной телефонной записной книжке) — выбросить бумагу».
• Распечатки, которыми вы больше не пользуетесь. Храните только один или два листа каждого документа в архивном файле и выбросите остальные бумаги.
• Старые чеки, выписки из банковских счетов, отчеты — если только они не нужны для заполнения налоговой декларации. Обратитесь к своему бухгалтеру за рекомендациями по поводу хранения таких документов (обычно они хранятся в течение шести лет).
• Черновики творческих проектов. У некоторых писателей есть привычка обращаться к более ранним версиям проекта, над которым они работают, пока он не будет закончен, — а иногда даже и после этого. Будьте честны с самим собой. Храните более ранние версии проекта и черновики только в том случае, если действительно когда-либо вернетесь к ним снова. Если да, то подшейте их в хронологическом порядке позади окончательной версии проекта.
3. Найти всему свое место
Используйте глубокий ящик или даже самую верхнюю книжную полку, чтобы хранить объемные папки, справочники, литературу и почтовые конверты.
