SAP Business One. Строим эффективный бизнес

«Наша компания ориентирована на будущее. — говорит Айдар Идрисов, директор „Эксперт Системс“. — Акционеры составили очень агрессивный план развития компании на ближайшие пять лет. Достичь поставленных целей без внедрения современных информационных систем, реорганизации и оптимизации бизнес-процессов и построения соответствующей инфраструктуры невозможно. Структура и организация бизнеса в нашей компании сегодня даже опережают потребности нашей компании. Но мы построили сегодня компанию, которая и через пять лет будет высокоэффективным бизнесом, опережающим конкурентов».

К процессу принятия решения о выборе системы управления бизнесом в «Эксперт системс» подошли очень серьезно. Из всех компаний, которые приняли участие в обсуждениях, ставших основой этой книги, они имели наибольший опыт использования CRM-системы. Кроме того, опыт финансового и управленческого консалтинга других компаний этой группы позволил оценить возможности всей системы и перспективы ее использования для управления и управленческого учета.

Важно отметить, что «Эксперт Системс» планировала не только сама использовать эту систему, но и продавать ее и свои услуги по ее установке и доработке под требования заказчика. Архитектура SAP Business One поддерживает такие дополнительные модули Add-on с помощью специальных механизмов интеграции и расширения. При этом опыт компании в какой-то из отраслей (например, CRM) может быть «овеществлен» в виде таких продаваемых модулей Не следует сбрасывать со счетов то, что как партнеры по внедрению, компания сама получает этот продукт с определенной скидкой. Это объективные, насколько возможно, факторы, но не последнюю роль сыграли и субъективные факторы. Например, то, что директор «Эксперт Системс» Айдар Идрисов имеет опыт работы с SAP. А также то, что, выпуская на рынок продукт, компания-производитель особенно бережно относится к своим первым партнерам и потребителям, компенсируя им «риски» первого внедрения повышенным вниманием и поддержкой.

Это только несколько из примеров того, как компании выбрали SAP Business One. Если вернуться, как это подразумевает классическая философская схема, от анализа к синтезу, то очевидно, что реальный выбор системы редко происходит по классическим теоретическим схемам. У каждой компании были свои резоны и свои дополнительные условия выбора, но в целом основная задача выбора у всех компаний была одна: найти современное технологическое решение, позволяющее руководству компании наилучшим образом осуществлять тактическое и стратегическое управление в условиях конкурентного непростого рынка.

Во всех случаях решение исходило от первого лица или группы лиц, принимающих решения и контролирующих компанию. Так получается, что они первыми видят признаки приближающихся проблем в управлении и функционировании своих успешных компаний и находят способ их решить. Выбор именно SAP Business One во многих случаях носил если и не случайный, то все же не совсем обоснованный характер. Если компании типа «Эксперт Системс», сами долго работавшие на рынке CRM-систем, или «Инлайн Груп», работающая на рынке информационных технологий в течение длительного времени, еще были способны провести полный анализ предложений рынка, хотя и не проходя формальную процедуру, то другим компаниям в какой-то мере повезло, что они «наткнулись» на действительно подходящее им решение. А сколько компаний приняли неправильные решения? В результате — потеря денег, бесценного времени и доверия к автоматизации бизнес-процессов в целом. И все это — следствие катастрофического недостатка на рынке информации о таких продуктах.

ГЛАВА 09

ВНЕДРЕНИЕ

Стандартный процесс внедрения системы управления компанией состоит из следующих этапов:

1. Анализ деятельности предприятия.

2. Разработка стратегий автоматизации.

3. Выбор системы.

4. Реорганизация деятельности.

5. Внедрение системы.

6. Использование (эксплуатация + сопровождение).

Эта схема не отличается от схемы внедрения скажем, системы документооборота или CRM. Более того, даже установка сигнализации в офисе подчиняется тем же правилам и содержит абсолютно те же этапы, только на другом уровне. Помните в третьей главе я писал о том, что можно полностью абстрагироваться от технологий и рассматривать информационные технологии как систему работы с информацией? Совершенно аналогично можно абстрагироваться от деталей и рассматривать процесс внедрения системы, не вдаваясь в тонкости Но дьявол, как известно, в деталях. Внедрение — это самый важный этап, на котором решается все: правильно ли вы выбрали систему, правильно ли вы выбрали ту компанию, которая будет внедрять ее, готовы ли вы и ваша компания к необходимым изменениям? Это вы узнаете только в процессе внедрения. У меня не было намерения пугать или отговаривать вас от внедрения просто считаю своим долгом напомнить, что большая часть проваленных проектов, которые я видел, рухнули именно на этой стадии. Будьте очень внимательны! Посмотрим на процесс внедрения у тех компаний, которые послужили прототипами для этой книги.

Ни один процесс перехода на новую технологию не происходит мгновенно и безболезненно. Для СБТ переходный период растянулся на несколько месяцев. После установки и обучения работе, на первом этапе продолжительностью около 2 месяцев, были введены складские остатки — около 6 тысяч наименований. Данные выгружались из старой программы в специально созданные шаблоны Excel и загружались в SAP Business One. Это не очень сложная операция, и она могла бы быть выполнена быстрее, но на этом этапе кроме перевода информации в новую систему была проведена и ее проверка. Далее эти остатки были распределены по складам.

Одной из известных проблем информационных систем является расхождение между данными в системе и реальной ситуацией — на этом «погорели» еще советские АСУ. Для проверки соответствия компьютерной информации и реального положения дел была проведена сплошная инвентаризация по всем складам. Кроме того, была переведена в новую систему многочисленная справочная информация, например, справочник контрагентов и т.п. В процессе этого переноса были очищены старые данные, найдено определенное число ошибок. В результате этот процесс стал чем-то средним между внутренней ревизией и аудитом. После этого началась настоящая работа. Сначала с самыми простыми документами: продажи, закупки, расчеты (приход/расход денежных средств). Переход начался с началом нового года, и компания отработала январь параллельно в старой и новой программах. За этот месяц накопились определенные данные по работе, и стало возможным начать использовать не только простые операции, но и строить аналитические отчеты.

Приведенный выше абзац вызвал горячую реакцию добровольцев-рецензентов книги, поделившихся своим опытом: «Проблема актуальности и качества данных — это еще один подводный айсберг, способный потопить Титаник внедрения. На практике я убедился в этом очень просто. При работе с нашей старой системой поле с названием продукции было ограничено. Как известно, чай может иметь много параметров (например, фасовка, количество, объем, цвет, наличие ароматизаторов и т.д.), и все они вносились в название. Если же поля не хватало, название сокращали (например „Лисмазел. 30 пак.“), а идентификаторы поставщиков не вбивали. Когда пришлось вносить эти данные в SAP, то я был в ужасе. 3000 наименований. Совпадений в названиях с поставщиком из-за сокращений нет. Привязать к коду поставщика — невозможно. Качество данных (правильность набора, категоризация) — никакая. Импортируемые таблицы я создал, но честно предупредил, что их придется корректировать вручную».

Проблема с качеством данных в информационных системах вообще достаточно общая. Многие старые системы не требовали четкой формализации записей. За годы работы могло накопиться немало «грязных данных». Если повесить обязанность по их разборке на менеджеров компании, то они просто откажутся работать в системе, которая не помогает им а только тыкает носом в их ошибки. Поэтому выделение специального специалиста по работе с данными и внесению данных в справочники является очень разумным шагом во многих случаях. «Раньше наши менеджеры вообще не работали в системе, — говорит Евгений Благодарный. — Теперь они набирают в Business One информацию о заказчике, информацию о заказе, могут ее распечатать, подписать и выслать заказчику. Пока дальнейшую работу выполняет специальный сотрудник — оператор или, если угодно, инженер по учету, который хорошо знает систему и выполняет ряд рутинных операций, позволив остальным сотрудникам компании сосредоточиться на выполнении своих обязанностей».