Делопроизводство в департаментах

Но насъ занимаетъ не этотъ вопросъ. Бумаги, полученныя въ департаментѣ, разпечатываетъ (или долженъ разпечатать) директоръ департамента. Онъ ихъ читаетъ и кладетъ на нихъ свою резолюцiю, которую слѣдуетъ исполнить дѣлопроизводителю. Далѣе бумаги поступаютъ къ журналисту, который долженъ переписать ихъ содержанiе и нумера во входящiй журналъ, а потомъ распредѣлить ихъ и роздать по отдѣленiямъ и канцелярiи департамента. Начальники отдѣленiй и правители канцелярiй, получивъ бумаги, распредѣляютъ ихъ и раздаютъ по столамъ столоначальникамъ, помощникамъ столоначальниковъ или дѣлопроизводителямъ. Назначенiе начальниковъ отдѣленiй состоитъ въ томъ, чтобы дать должное направленiе бумагѣ, которая должна составляться подъ ихъ непосредственнымъ руководствомъ. Они скрѣпляютъ изготовленныя столоначальникомъ бумаги своей подписью и несутъ за нихъ отвѣтственность передъ закономъ, какъ офицiальные дѣлопроизводители, секретари и докладчики.

Къ дѣятельности ихъ мы вернемся ниже, а теперь будемъ продолжать наше наблюденiе за поступившей бумагой.

По этой бумагѣ надобно сдѣлать распоряженiя, выражаясь чиновничьимъ языкомъ, слѣдуетъ исполнить бумагу. По однѣмъ изъ нихъ исполненiе зависитъ отъ директора департамента, по другимъ исполненiе превышаетъ закономъ опредѣленную власть директора и принадлежитъ или министру, или высочайшей волѣ. Въ первомъ случаѣ столоначальникомъ по резолюцiи директора и подъ наблюденiемъ начальника отдѣленiя дѣлается справка, соображенiе и составляется черновой проектъ отвѣта или исполнительной бумаги.

Проектъ переписывается писаремъ и снова прочитывается и свѣряется съ черновымъ – столоначальникомъ, чтобы не вкрались какiе – либо пропуски, безсмысленности, граматическiя ошибки. Переписанный проектъ поступаетъ къ подписи начальника отдѣленiя, который наблюдаетъ за направленiемъ и сущностью исполненiя, слѣдитъ за логическою и граматическою правильностью бумаги и проч.

Въ случаѣ еслибы оказались какiя ошибки, а это случается нерѣдко, бумага снова нисходитъ до столоначальника и тѣмъ же порядкомъ снова восходитъ до начальника отдѣленiя, къ его подписи или скрѣпѣ. Подписавши бумагу, начальникъ отдѣленiя идетъ доложить ее къ директору, который требуетъ объясненiй, словеснаго изложенiя всего дѣла и подписываеть ее, если проектированное исполненiе согласно съ его мнѣнiемъ; въ противномъ случаѣ онъ не соглашается приложить свою подпись, требуетъ измѣненiй въ ея сущности или содержанiи, исправляетъ логическiя и граматическiя погрѣшности въ нее вкравшiяся, и тогда бумага снова нисходитъ до столоначальника для исправленiя и снова восходитъ тѣмъ же путемъ къ подписи директора. Бумага, подписанная директоромъ департамента (замѣтимъ, что директоромъ же выставляется число мѣсяца на бумагѣ), поступаетъ къ журналисту, который вписываетъ ее въ исходящiй журналъ и выставляетъ на ней нумеръ. Отъ журналиста она идетъ обратно къ писарю, который ее переписывалъ, чтобы снять съ нея копiю, такъ – называемый отпускъ, всегда необходимый при дѣлопроизводствѣ для свѣдѣнiй и справки. Копiю съ бумаги или отпускъ свѣряетъ съ подлинникомъ тотъ же столоначальникъ, который составлялъ бумагу и скрѣпляетъ ихъ (съ подлиннымъ вѣрно). Когда снимутъ копiю, бумага поступаетъ къ чиновнику или писарю, обязанность котораго вложить ее въ конвертъ и запечатать, а потомъ вписать адресъ ея и нумеръ въ разсыльную книгу и сдать на руки разсыльному или курьеру, который выноситъ ее наконецъ въ другое учрежденiе, гдѣ съ нею повторится таже описанная мною судьба.

Во второмъ случаѣ, когда исполненiе по бумагѣ зависитъ отъ министра или отъ высочайшей воли, то поступается двоякимъ образомъ. Вопервыхъ тѣмъ же столоначальникомъ, подъ руководствомъ начальника отдѣленiя, пишется докладъ, то – есть особенная бумага за подписью директора, въ которой излагается содержанiе дѣла, справка съ закономъ или съ другимъ дѣломъ, мнѣнiе директора департамента и испрашивается согласiе министра поступить такимъ образомъ, какъ предполагаетъ директоръ. Въ случаѣ его согласiя прилагается къ подписи одна или нѣсколько бумагъ исполнительныхъ, скрѣпляемыхъ подписью директора. Если директоръ согласенъ съ докладомъ и съ исполнительными бумагами (и тотъ и другiя подносятся ему начальникомъ отдѣленiя), то подписываетъ докладъ и скрѣпляетъ исполнительныя бумаги; въ противномъ же случаѣ все возвращается внизъ до столоначальника, исправляется, передѣлывается и тѣмъ же путемъ восходитъ снова къ директору. Подписанный имъ докладъ и скрѣпленныя исполнительныя бумаги идутъ уже описаннымъ путемъ къ журналисту (который вписываетъ въ журналъ содержанiе доклада и выставляетъ на немъ нумеръ), запечатываются и отправляются къ министру. Послѣднiй или соглашается съ доводами, представленными въ докладѣ и подписываетъ исполнительныя бумаги, или не соглашается и кладетъ свою резолюцiю, исправляетъ докладъ и бумаги, и въ такомъ случаѣ все дѣло снова спускается до столоначальника, передѣлывается имъ, снова переписывается и тѣмъ же путемъ идетъ къ подписи министра. Если подпись положена, дѣло съ бумагами возвращается въ тотъ департаментъ, изъ котораго оно вышло, и поступаетъ къ директору, отъ него къ журналисту, который теперь вписываетъ въ исходящiй журналъ содержанiе исполнительныхъ бумагъ и выставляетъ на нихъ нумеръ, потомъ уже съ этихъ бумагъ снимается отпускъ и т. д. Чтобы избѣжать излишняго переписыванья исполнительныхъ бумагъ въ томъ случаѣ, когда министръ не согласенъ съ ними, въ нѣкоторыхъ департаментахъ заведено посылать къ министру одинъ докладъ безъ исполнительныхъ бумагъ. На докладѣ кладется министромъ резолюцiя и докладъ возвращается въ департаментъ все къ тому же столоначальнику, который изготовляетъ исполнительныя бумаги согласно съ положенною на докладѣ резолюцiей, и онѣ идутъ съ тѣмъ же докладомъ и тѣмъ же путемъ, претерпѣвая туже судьбу, до министра и снова возвращаются въ департаментъ къ журналисту и для снятiя копiи. Безъ всякаго сомнѣнiя, что такимъ путемъ избѣгается переписыванiе лишнiй разъ бумаги, если не согласенъ съ нею министръ, но зато докладъ два раза проходитъ всю iерархическую лѣстницу и теряется значительное количество времени.

Я ограничусь тѣмъ, что сказалъ о путешествiи бумаги по департаменту. Замѣчу, что все сказанное мною объ отдѣленiи и его начальникѣ относится прямо до канцелярiи и ея правителя. Если же я вздумалъ бы описать дальнѣйшее движенiе нѣкоторыхъ бумагъ, то употребилъ бы на это еще нѣсколько скучныхъ своимъ однообразiемъ страницъ и въ настоящемъ случаѣ безполезныхъ.

Отъ описанiя перейду теперь къ разсужденiю. Я не стану говорить о коренныхъ и рацiональныхъ измѣненiяхъ всей системы дѣлопроизводства, о приведенiи его въ простѣйшiй видъ, оказавшiйся самымъ удобнымъ и принятымъ во всѣхъ торговыхъ конторахъ. Я не скажу ни одного слова противъ самой системы, я намѣренъ сказать только нѣсколько словъ о возможности ея усовершенствованiя, упрощенiя, сокращенiя переписки, уменьшенiя расходовъ на такую сложную организацiю.

При внимательномъ разсмотрѣнiи описанной мною системы уже всякому смѣтливому человѣку бросятся въ глаза три несовершенства ея, которыя могли бы быть отстранены или измѣнены, чрезъ чтò весь механизмъ значительно бы упростился: 1) непонятная роль начальника отдѣленiя, какъ человѣка, не несущаго de facto обязанности дѣлопроизводителя, но скрѣпляющаго бумаги подписью и несущаго за нихъ отвѣтственность, и раздѣленiе обязанностей дѣлопроизводителя отъ обязанностей докладчика по существу своему нераздѣлимыхъ; 2) непонятныя доклады, принимающiе ктому же иногда громадные размѣры, представляющiе часто замѣчательный, капитальный трудъ и остающiеся совершенно безполезными послѣ подписи по нимъ исполнительныхъ бумагъ, и 3) снятiе копiй и отпусковъ, когда существуютъ черновые проекты дѣлопроизводителя и когда съ помощью механическихъ пособiй, принятыхъ во всѣхъ конторахъ, есть возможность сохранить силу, трудъ и выиграть значительное количество времени.

Скажемъ о трехъ этихъ неудобствахъ нѣсколько словъ, – можетъ быть слова наши принесутъ какую – нибудь пользу и мы достигнемъ хотя отчасти цѣли, ради которой мы рѣшились произнести свое слово.