Управление временем

Все получится, если…

• составлять перечень того, что необходимо сделать;

• работать с одним документом не больше одного раза;

• отправлять в мусорную корзину ненужные бумаги;

• научиться находить нужные предметы в течение нескольких секунд, а не минут;

• разработать эффективную систему поиска нужных вещей;

• записывать все происходящие события;

• использовать необычные способы решения неожиданно возникших проблем;

• выработать уверенность в том, что события находятся под вашим контролем;

• всегда раскладывать вещи по своим местам.

Сотрудничаем с окружающими людьми

Бизнес невозможен без общения с клиентами и партнерами. Но именно это общение и забирает большую часть времени. Эффективность работы с людьми говорит о вашем умении управлять своим временем.

У очень занятых людей на все вопросы возникает желание ответить: «Я лучше сделаю это сам, но буду знать, что задание будет выполнено в срок надлежащим образом».

Такой подход срабатывает в случае неожиданного возникновения очень срочного дела. Но если не уделять внимания обучению персонала, то, в конце концов, можно попасть в замкнутый круг. Вы будете вынуждены взять на себя непосильную ответственность за выполнение работы, которая входит в обязанности других. Но поскольку никто, кроме вас, не сумеет выполнить такие задания, что-то изменить будет очень сложно. Обучение сотрудника какому-нибудь делу, отнимающему у вас час в неделю, займет в общей сложности два или три часа. Если же вы не сделаете этого, то к концу года наберется около 50 часов, потраченных напрасно.

Делегируем задания

Поручая выполнение задания другим, вы уменьшаете собственную загруженность. Однако в атмосфере «изворачивания и подстраивания», характерной для современного бизнеса, не так-то просто найти человека, которому можно доверить важное дело.

Многие считают поручения вынужденной передачей какого-либо дела, при которой можно надеяться только на добросовестность его исполнителя. Но если вы хотите быть уверенным в том, что задание будет выполнено корректно и вовремя, следуйте таким правилам.

• Останавливайте свой выбор на том сотруднике, у которого есть желание и способности справиться с заданием.

• Объясняйте исполнителю, какой вы хотите получить результат, а при необходимости предлагайте способы выполнения задания. Утвердите график сдачи отчетов о состоянии выполняемой работы.

• Определяйте приоритетность порученного задания, при этом учитывая, как его выполнение будет влиять на основную работу сотрудника.

• Убедитесь, что работник, принимающий поручение, имеет соответствующие полномочия и может нести за него ответственность. Если работа предполагает сотрудничество, особенно с вышестоящими по должности, убедитесь, что «наведены мосты». Прежде всего, не привлекайте к таким делам неподготовленных сотрудников, которые не владеют ситуацией, особенно если это не предусмотрено политикой компании.

• Помните, что важно не только четко объяснить, какой нужен результат. Выдвигая требования, обязательно дайте человеку понять, что он может рассчитывать на вашу поддержку. Зная, что вы беспокоитесь об успешном выполнении задания, он тоже будет работать с полной отдачей.

• Регулярно анализируйте ход выполнения работы и обсуждайте все проблемы, возникающие в процессе, особенно если вы обучаете сотрудников новым умениям.

Если вы четко не сформулируете требования, задание всякий раз будет возвращаться к вам на доработку. Вы также рискуете чрезвычайно огорчить своих сотрудников, поскольку они не только не выполнят порученного задания, но и потратят впустую свое время.

Следует помнить два важных правила.

• Эффективное делегирование означает поручение приятных заданий наряду с неприятными. В противном случае для всех станет очевидным, что вы избавляетесь от рутинных дел, оставляя для себя наиболее интересные. Если сотрудники придут к такому выводу, не удивляйтесь, что они станут воспринимать ваши поручения без энтузиазма и не будут выполнять их вовремя.

• Вы не должны поручать другим работу, трудную даже для вас. Если проблемы возникают даже у руководителя, то разве подчиненный сможет выполнить такое задание лучше? В этом случае следует обратиться за помощью к более квалифицированному специалисту, а не оставлять малокомпетентного сотрудника наедине с проблемой, иначе он вынужден будет признать свое поражение и морально капитулировать.

Продуктивно работаем сообща

Если вы внимательно и бережно относитесь ко времени окружающих, то можете рассчитывать на такое же отношение с их стороны. Вот некоторые способы придать усилиям в этом направлении максимальную эффективность.

• Обязательно передавайте другим всю касающуюся их информацию, как только она становится вам известной. Если люди получат сведения слишком поздно, то работа будет выполнена по устаревшим инструкциям и, следовательно, время будет потрачено впустую. Кроме того вы избежите лишних вопросов, вызванных недостатком информации.

• Когда вас вдруг осенит новая блестящая мысль, не забудьте поделиться ею с другими. Иначе работа по-прежнему будет выполняться согласно ранее утвержденному плану, который, возможно, уже утратил актуальность.

• Согласуйте окончательные сроки работ со всеми задействованными в них сотрудниками и объясните свой подход приблизительно такими словами: «Это необходимо завершить до следующего вторника, потому что…» Люди чаще выполняют работу вовремя, если четко понимают целесообразность и суть задания.

• Обращайтесь с просьбой поработать во внеурочное время лишь в том случае, когда дело действительно не терпит отлагательств и не может быть выполнено на следующий день. Иначе ваша инициатива не только заставит подчиненных жертвовать личным временем, но и послужит причиной нежелания браться за выполнение срочной работы в будущем, когда вам это будет действительно крайне необходимо.

Налаживаем эффективное общение

Об эффективности общения на рабочем месте свидетельствует, прежде всего, четкое понимание требований, которые выдвигаются работникам и руководителям подразделений. Проанализируйте, правильно ли вы инструктируете своих подчиненных; при этом обратите внимание на такие моменты.

• Используемый вами стиль изложения должен быть понятным и доступным, а выражения не должны быть двусмысленными. Это увеличивает шансы успешного выполнения задания с первого раза (поразительно, как много людей не могут выкроить время, чтобы сразу разобраться в задании, но каким-то образом находят его для повторного выполнения работы!).

• Чтобы проверить, правильно ли ваш собеседник записал важную информацию во время телефонного разговора, попросите его повторить данные.

• В приветственной записи на автоответчике попросите звонящего оставить информацию не только о том, кто звонил и его номере телефона, но также указать время и день звонка. Ибо к тому моменту, когда вы сможете прослушать это сообщение, события могут уйти далеко вперед и полученные сведения станут бесполезными.

Вы также можете помочь другим эффективно использовать свое время. Для этого:

• убеждайтесь, что хорошо понимаете выдвинутые требования, и задавайте вопросы для уточнения деталей;

• записывайте важную информацию во время телефонного разговора, непременно проверяя правильность ее отображения;

• оставляя сообщение на автоответчике, называйте свое имя, указывайте день и время звонка, суть вопроса и контактный номер телефона.

Непременно пользуйтесь приемами эффективного общения. Они помогут вам избежать очень неприятных ситуаций, когда приходится разбираться с разного рода недоразумениями. Эффективная коммуникация и взаимопонимание значительно способствуют использованию вашего времени наилучшим образом.