Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов

ПЕРЕГОВОРЫ С ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИЕЙ

Встреча. При встрече иностранной делегации необходимо правильно определить уровень встречающих. Общее правило такое: встречает тот, кто приглашал, кто подписывал письмо с приглашением, в крайнем случае — один из его заместителей.

ПРАВИЛА ПОСАДКИ В АВТОМОБИЛЬ

Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения. Второе почетное место — за водителем.

Первым садится пассажир, занимающий наиболее почетное место, затем пассажир, занимающий второе место.

При встречах, как правило, занимается только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще одно лицо, то занимается место № 3 между двумя почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте при выходе. Лицо, занимающее место № 1, входит через правую дверцу, а остальные через левую дверцу, чтобы не беспокоить сидящего на почетном месте. Первыми выходят лица, занимающие почетные места.

В соответствии с общепринятой практикой прежде, чем начать после приезда реальную работу, гости наносят визит вежливости в организацию, их принимающую, или лицу, от имени которого было направлено приглашение. Этот визит является ответом на встречу гостей при их приезде.

В ходе беседы следует положительно отозваться о развитии отношений между двумя странами, выразить надежду на то, что в дальнейшем контакты будут такими же тесными и дружескими. Гостям может быть сообщена программа пребывания, а если они знакомы с ней, можно подробнее рассказать о наиболее важных пунктах.

Вместе с тем не следует забывать, что первая встреча бывает, как правило, непродолжительной, 20–30 минут. Беседа ведется за специально предназначенным для этих целей столом. На стол выставляются минеральная и фруктовая вода, кладутся сигареты. Через 10–15 минут после начала беседы могут быть поданы кофе или чай. Спиртные напитки не подаются.

В конце беседы можно предложить гостям какие-либо брошюры или проспекты о структуре учреждения, его задачах и деятельности, международных связях.

Программа пребывания. Деловые беседы могут быть незапланированные и спланированные заранее. Любая случайная встреча может вылиться в официальный контакт.

Но если вы не готовы к обсуждению предлагаемого вам вопроса — лучше тактично отказаться от продолжения беседы. Не стоит говорить о том, что вы не готовы, или вам надо проконсультироваться с вашим начальством, — можно просто сказать: «Да, вы подняли очень интересный вопрос, я думаю, что мы можем договориться о встрече для обсуждения данной проблемы».

Запланированные беседы проходят по подготовленной заранее программе пребывания делегации. Программы бывают внешние (для иностранной делегации) и внутренние.

Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, сопровождение, проведение мероприятий. В ней указываются только дата и мероприятие. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровождающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя программа утверждается руководителем принимающей организации.

Составление программы — трудоемкое дело. Первоначально она составляется согласно пожеланиям иностранцев. Значит, эти пожелания необходимо предварительно собрать, а затем согласовать на всех уровнях. Корректировка программы возможна, но в исключительных случаях и в минимальном размере.

Предварительные телефонные договоренности. Обычно о деловой встрече договариваются заранее, и, чаще всего, по телефону. Такие переговоры имеют свои особенности.

Наиболее целесообразный промежуток между договоренностью и беседой — 2–3 дня. Встреча, запланированная за две недели, бывает хуже подготовлена по чисто психологическим причинам: хорошая подготовка откладывается «на потом», а затем времени просто не остается.

Встречи проводятся, как правило, в служебных помещениях партнеров, но не исключается и нейтральная территория. Ни одна из сторон не может навязать другой стороне своего варианта места и времени встречи. При этом последнее слово в этом вопросе всегда остается за приглашаемой стороной. Инициатор встречи должен первым идти на уступки.

Договариваясь о встрече, рекомендуется оговорить число ее участников. Будет очень неловко, если вы придете группой, а ваш партнер придет один: ведь протокол придерживается принципа равенства сторон. Поэтому важно, чтобы партнер знал, в каком составе вы будете. Опыт показывает, что наиболее эффективны переговоры один на один.

Можно и желательно пользоваться записывающей техникой. Но об этом также необходимо предупредить вашего партнера по телефону приблизительно в такой форме: «Не будете ли вы возражать, если наша беседа будет записываться?»

Договариваясь о встрече, необходимо обусловить ее временные рамки. Ведь возможен и такой вариант: через 20 минут после начала беседы ваш коллега может встать, извиниться и уйти, ссылаясь на то, что у него через 15 минут назначена следующая встреча. Поэтому необходимо сказать следующую фразу: «Мне кажется, что полутора часов будет достаточно для решения наших вопросов».

Но главное, что следует оговорить по телефону, — это предмет беседы, т. е. то, какие проблемы будут подняты, тематические рамки разговора. Поскольку вы заинтересованы в том, чтобы ваш партнер был подготовлен к предстоящей беседе, то «полная фраза» будет звучать так: «Согласны ли Вы обсудить такие-то вопросы через 2–3 дня, причем я думаю, что часа на обсуждение этих проблем нам должно хватить?»

Если вы забыли и упустили по телефону какой-то важный момент, то перезванивать не рекомендуется. На этот случай протокол рекомендует записывать перед телефонным разговором все важные позиции и, говоря по телефону, иметь этот список перед глазами — это гарантия, что вы ничего не забудете.

В соответствии с протоколом право на участие в беседе предоставляется руководителю принимающей организации и лицам, которых он включит в список. В связи с этим руководитель организации должен составить протокольный список участников деловой беседы. В нем указываются фамилия, имя и отчество, место работы и должность участника. Протокольный список передается иностранцам. В свою очередь, надо позаботиться о том, чтобы их протокольный список был у нашей стороны. Обмен протокольными списками может происходить накануне переговоров или в самом начале встречи.

Может случиться, что эти списки не были приготовлены. В этом случае, когда стороны сели за стол переговоров, они должны обменяться визитными карточками. Цель понятна: обе стороны должны отчетливо знать, с кем они имеют дело. А поскольку как итог встречи нужно оформить запись беседы, где должна фигурировать информация об участниках, то есть и формальная причина составления протокольных списков.

Как подготовить помещение и рассадить участников. Основное требование к помещению: чистота и ничего лишнего. Очень часто нет специальных помещений для проведения деловых бесед, и они проходят в кабинете начальника. И если воздух в кабинете прокуренный после совещания — это вызовет однозначную реакцию ваших партнеров.

Во время беседы на столе должны находиться блокноты и ручки для каждого участника, минеральная вода, идеально чистые стаканы, сигареты, пепельницы.

Бутылки ставятся группами по длине стола. Если нет минеральной воды — поставьте графины с кипяченой водой, но обязательно положите туда кубики льда. Если хотите закурить, спросите у соседей слева и справа, не возражают ли они. Но если первые лица делегаций не курят, лучше воздержаться от курения.

Надо сделать так, чтобы в поле зрения руководителей были часы, поскольку впрямую смотреть на часы не рекомендуется. В крайнем случае можно снять часы и положить их рядом с собой. Максимальное время беседы — 2,5 часа. Нельзя затягивать беседу — лучше разбить ее на этапы.

Согласно действующему у нас правилу употребление спиртных напитков «на нашей территории» не рекомендуется. Если встреча проходит у иностранцев и вам будет предложено выпить, отказываться нельзя, да и незачем: иностранцы никогда не предложат «пить до дна».