Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой

– каков их профессиональный статус (специализация, должностной уровень),

– как они настроены по отношению к компании или выступающему (положительно, отрицательно, нейтрально),

– насколько однороден состав аудитории,

– каковы ожидания аудитории,

– каких тем не стоит касаться,

– кто является авторитетом для аудитории (на каких людей можно ссылаться в выступлении),

– будут ли присутствовать представители клиентов, партнеров, руководства компании.

Знание аудитории позволит выявить ее интересы и вести выступление отталкиваясь от них. Также зная аудиторию легко говорить с нею на привычном, понятном ей языке с использованием или не использованием профессиональной лексики.

Часть аудитория всегда будет ловить каждое слово, надеясь не пропустить что-то важное, ценное для себя. Большая же часть аудитории традиционно представляет «болото» – молча, пассивно внимающих людей.

Нужно быть готовым к тому, что еще одна часть аудитории приходит не для получения новой информации, а чтобы «себя показать» – задавать «умные» вопросы, делать несущественные критические замечания, откровенно зевать. Их придется или игнорировать, или «поставить на место», уличив в некомпетентности. Нельзя посвящать все выступление кучке добивающихся внимания критиканов, иначе информация не будет донесена до всей аудитории и цель выступления не будет достигнута.

Заранее нужно познакомиться не только с аудиторией, но и с местом выступления. Нужно узнать, есть ли в зале сцена, возвышение, на котором будет находиться место оратора. Стоит попробовать пройти к месту выступления, чтобы «натоптать дорожку» и случайно не оступиться во время самого мероприятия.

Следует постоять на месте выступления, привыкнуть к масштабу помещения, к местонахождению дверей, из которых могут неожиданно появляться опоздавшие к началу выступления люди.

Также нужно ознакомиться с трибуной, если она есть, найти удобную для выступления за ней позу, проверить и подогнать по росту микрофон, если таковой имеется.

Если ораторов несколько и они выступают сидя за столом, то стоит поставить микрофон перед каждым из них.

Если выступающий передвигается по сцене, пользуется доской и мелом, то для него следует предусмотреть радио-микрофон, который не нужно держать в руке.

При необходимости можно скорректировать подсветку текста на трибуне.

Если будет использоваться компьютер, проектор, то их также стоит опробовать заранее, особенно на предмет технической совместимости с другим оборудованием.

Очень часто на выступлениях используется письменная доска. Обычная должна иметь мел и мокрую тряпку. Бумажная или пластиковая – соответствующие фламастеры.

И хотя такая щепетильность с оборудованием кажется излишней, но сколько выступлений затягивалось из-за того, что проектор «не контачил» с компьютером, мела у доски не оказалось или неподходящие фламастеры никак не хотели стираться с пластика.

При подготовке места следует понимать, что технические средства не могут заменить сути самого выступления. Более того, они могут отвлекать внимание на себя. Соответственно нужно оценить целесообразность их применения. Оратор не должен повторять цифры или факты, которые демонстрируются на экране. Люди могут подумать: «Зачем мы здесь? Могли бы прислать эти материалы и мы бы их просто прочитали».

Использование визуальных средств, наиболее оправдано тогда, когда аудитория является очень молодой или когда оратору приходиться оперировать большим количеством цифр, объяснять сложные составы, структуры, схемы и т. д.

На месте выступления стоит заранее предусмотреть дежурных, которые бы помогали аудитории рассесться так, чтобы на передних и центральных местах не образовывалось смущающих оратора пустот. Ведь люди обычно стараются сесть сбоку и подальше. Кроме того, дежурные будут следить за тем, чтобы не хлопали двери, и при необходимости могут успокоить или удалить из зала неадекватных людей.

Если выступление проводиться на территории компании, то с ним обычно не возникает никаких проблем. Но стоит иметь ввиду, что хорошее публичное место всегда пользуется популярностью и его следует бронировать заранее, иногда за несколько месяцев до выступления.

Текст выступления

Каждая речь должна быть уникальной, не звучавшей ранее, соответствующей конкретной уникальной аудитории и отдельному уникальному моменту времени. Для этого прежде всего нужно выбрать тему выступления и сфокусировать на ней все внимание. Вся информация должна излагаться в простой, логичной, понятной аудитории форме.

Тему нужно раскрыть так, чтобы она выглядела актуальной и интересной для освещения в различных СМИ. У речи должно быть привлекательное интересное название. Тем должна быть увязана с актуальными событиями. Чем острее, нестандартнее выступление, тем больше она заинтересует журналистов.

Заранее необходимо определить время, отведенное на выступление. Стоит иметь в виду, что трудно удержать внимание людей больше чем 20–30 минут. Нужно успеть анонсировать выступление, раскрыть тему, подвести итоги и одновременно не надоесть публике.

20-30 минут выступления – это значит около 15–25 страниц печатного текста. Считается, что в среднем на чтение одной страницы текста, набранного через два интервала, уходит около минуты.

Структура выступления достаточно стандартна. Сначала оратор приветствует аудиторию, затем благодарит организаторов и далее переходит к сути выступления.

Не стоит затягивать начало обширными благодарностями всем и вся, скучными общими фразами, рассказом анекдота или попыткой пошутить. Часто юмор бывает просто неподходящим для серьезной темы, а оратор, увы, не является одаренным артистом. Потому без лишних слов (особенно если нет уверенности в своих юмористических способностях), лучше сразу переходить к делу.

По ходу изложения основных фактов, аргументов, доказательств стоит прибегать к статистической информации, высказываниям специалистов, цитатам известных людей. Однако с этим не стоит перебарщивать, т. к. обилие цифр утомляет, также как и обилие цитат (особенно длинных), за смыслом которых приходиться следить с особенным вниманием. Следует контролировать то, чтобы цитаты не были затасканы, использованы другими людьми в других выступлениях.

Сложные для понимания моменты, также как и особенно эмоционально выразительные, стоит повторять. Полезным будет использование риторических вопросов, которые активизируют мышление слушателей.

Концовка, как и вступление, должна быть короткой и по делу – простым резюмированием сказанного в основной части.

В процессе подготовки, написания речи следует иметь в виду, что ее будут не читать, а слушать. То есть текст нужно писать не для глаза, а для голоса и для уха. Соответственно, нужно чаще использовать короткие, образные глаголы, избегать местоимений, причастий и деепричастий, сложных фраз и предложений.

Все смысловые блоки должны быть закончены и иметь связь друг с другом.

Чтобы не пропустить что-либо очень важное, его стоит подчеркнуть. Также, чтобы при чтении не запутаться в нулях, цифры стоит записать прописью.

Все слова, фразы, предложения должны быть подчинены одной цели – приданию речи выразительности, динамизма. Хорошо написанный текст всегда вдохновляет оратора на выступление.

Речь

Хотя в зале находиться не один человек, произносить речь нужно, как бы обращаясь только к одной персоне. В таком случае выступление будет иметь личный характер, затрагивать каждого из находящихся в зале.

Не нужно торопиться, проглатывая слова, слога или буквы. Стоит «придерживать» себя, стараться чеканить слова.

Между смысловыми блоками нужно делать паузы.

Стоит повторять сложные «моменты», но следует избегать необоснованных повторов, возвратов к вопросам, которые уже были подробно «разжеваны». Это надоедает, публика будет скучать.