Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

Если вы станете сразу же отвечать на каждое полученное письмо, то будете отвлекаться от работы и рабочий день получится сумбурным. Поступите так же, как и в случае с обычной почтой — выделите для просмотра электронной почты время в первой и во второй половине дня. Приучите ваших клиентов и коллег даже срочного ответа ожидать в течение получаса. Для этого обязательно установите у себя мелодию, извещающую вас о приходе каждого электронного сообщения. Эта мелодия изначально установлена на многих персональных компьютерах. Если у вас ее нет, то удалите галочку в меню «Сервис»/ «Параметры, общие»/ «Звуковое уведомление при получении новых сообщений» (внимание: затем сразу нажимайте не «ОК», а «Использовать по умолчанию» . Только после этого мелодия будет установлена).

Этот совет является, по мнению читателей наших ежемесячных Публикаций «как проще», самым эффективным. Начните ваш рабочий день не с просмотра электронной почты (ваша «реакция»), а с какого-нибудь неприятного, давно откладываемого трудного дела (ваша «акция»). Возьмите, как говорится, быка за рога, представив дело в виде больших букв «НН» («Неприятно» и «Не сделано»). Если вы одолеете эти «НН» или, по крайней мере, возьметесь за них, вы почувствуете большее удовольствие, чем после обычного просмотра ваших почтовых ящиков. Разберитесь с почтой позднее — желательно в то время, когда ваша работоспособность снизится и вы как раз «созреете» для такой, в общем-то, рутинной работы.

Работайте так, как будто отдыхаете!

На индивидуальный рабочий ритм могут влиять различные внешние факторы. Если, например, за окнами лето и все цветет и зеленеет, то становится значительно труднее сосредотачиваться на своих рабочих обязанностях. Поэтому мы хотим дать вам несколько рекомендаций, как даже в «нерабочее» время года работать эффективно и с энтузиазмом.

Если вас одолевает желание пойти прогуляться или полежать на солнышке — сделайте это! При любой возможности прервите работу и получите удовольствие, вобрав в себя солнечный свет и радость жизни! А затем вернитесь на рабочее место отдохнувшим и зарядившимся энергией. Эти прогулки не должны быть, разумеется, слишком длительными. Но в конце концов срабатывает правило: если, проведя час на свежем воздухе, вы три часа будете работать с полной отдачей, вы успеете гораздо больше, чем за четыре часа в офисе «на нервах».

Немножко фантазии — и часть работы можно выполнить на воздухе: обработать рукописи, написать доклады (с помощью ноутбука), сделать звонки (с мобильного или радиотелефона). Даже встречу можно назначить на скамье в парке, во дворе офиса или где-нибудь еще под открытым небом. Пусть ваша работа станет переносной!

Второй вариант — «перенести» природу в офис. Когда у вас нет возможности выйти на улицу, раскройте окно (если от этого не становится слишком шумно) или займитесь работой на балконе. Одевайтесь по-летнему, не забывайте побаловать себя какими-нибудь прохладительными напитками. Если и это невозможно, вы можете привнести летнее настроение в офис, поставив на стол букет живых цветов. Позвольте себе не один, а два часа прогулки в обед, скажем, по берегу реки, а после напряженной трудовой недели попробуйте взять лишний выходной день. Если вам звонят, заканчивайте разговор быстрее, чем обычно. Можно сослаться на то, что вас кто-нибудь ждет, да это и в самом деле так — вас ждет за окном лето!

Еще больше сил вы почерпнете, если усвоите привычку вставать летом до восхода солнца и наслаждаться зрелищем утренней росы. По пути на работу побудьте немного в каком-нибудь живописном уголке природы, это ничего не стоит, но дает много. Скажите себе: «Я богат, ибо могу позволить себе такую роскошь!»

Каждый день возьмите за правило хотя бы 5 минут смотреть на животных. Даже в больших городах есть птицы, кошки и собаки, иногда даже белки. Попытайтесь почувствовать свою связь с простой, естественной жизнью и научиться чему-нибудь у животных. Тогда вы с радостью обнаружите, что проблемы в вашем офисе вдруг стали до смешного незначительными.

И еще один совет: плюньте на условности. Стремитесь к тому, что вам нравится, даже если это немного выходит за рамки общепринятого поведения. Вы имеете право иногда выключить компьютер чуть раньше положенного или пропустить одно совещание. Подговорите на это потихоньку и ваших коллег.

Фитнес в офисе

Недостаток движения — одна из болезней современной цивилизации. Хотя многие люди хотят заняться спортом, это зачастую так и остается только намерением. Но и без изнурительного бега трусцой по утрам вы можете немало сделать для ваших ног, а это чрезвычайно важно для вас, кем бы вы ни работали. Кровеносная система человека такова, что если икроножные мышцы ослабевают, они не могут качать кровь по венам ног обратно к сердцу. Кровь застаивается, и перемычки вен, которые работают подобно маленьким клапанам, больше не могут правильно функционировать. К человеку приходит чувство бессилия. Справиться с этим поможет Программа «как проще», которая снова приведет ваши ноги в нормальное состояние. Данные ниже советы вы можете использовать в течение вашего рабочего дня.

Выйдите из порочного «сидячего» круга. Открывайте каждый час на 5 минут окно — свежий воздух взбодрит вас, а движение освободит скованную мускулатуру. Идя на производство, к шкафу с документами или ксероксу, не забывайте каждый раз расправить плечи и потянуться. Кроме того, знайте, что одно из самых эффективных комплексных упражнений для двигательного аппарата и системы кровообращения — подъем по лестнице. Подняться на четыре этажа достаточно для того, чтобы обеспечить сердечной мышце и спинной мускулатуре приток крови, достаточный для их нормального функционирования.

Этими упражнениями можно успешно заниматься в рабочее время. Усядьтесь как можно удобнее в вашем кресле, снимите обувь и приступите к упражнениям, каждое из которых должно выполняться не менее 7 секунд.

• «Царапание». Обе стопы всей поверхностью касаются пола. Подожмите под себя пальцы, как кошка втягивает коготки, а затем вернитесь в исходное положение. Упражнение будет выглядеть так, как будто вы полируете пол пальцами ног.

• «Пропеллер». Упритесь руками в стол или в стул, на котором сидите, вытяните ноги, приподняв их над полом. Теперь вращайте стопы в разные стороны: то вовнутрь, то наружу. Когда стопы находятся в положении носками кверху, вы должны ясно ощущать напряжение в голеностопных суставах.

• «Насос для вен». Пятки поставьте на пол, а носки тяните вверх, как можно выше. Затем, наоборот, носками упритесь в пол, а пятки тяните вверх. Это упражнение необходимо повторять как можно чаще.

Модные туфли на высоком каблуке выглядят шикарно, но для здоровья не слишком-то полезны. Однако для многих профессий элегантная обувь — необходимость. В этих случаях научитесь снимать или менять туфли в течение рабочего дня. Для этого разверните свой рабочий стол таким образом, чтобы вы могли незаметно для окружающих сидеть за ним босиком или в свободной обуви на плоской подошве.

Тот, кто подолгу сидит за письменным столом, сталкивается с тем, что у него начинают болеть ноги. Что делать? Просто закидывать их одна на другую не годится, так как в этом случае перекрываются вены в области коленных суставов. Снять тяжесть в ногах великолепно поможет маленькая скамеечка. Если же вам на работе приходится много стоять, то в перерывах вы обязательно должны делать упражнение «Насос для вен», описанное выше (его можно выполнять и стоя).