Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

«Откладывать в долгий ящик» не означает, однако, что вы ленивы, поскольку ленивые довольствуются малым. Это, скорее, болезнь прилежных людей, которым мало того, что они достигли. Их истинный враг — это страх выглядеть плохо перед другими и самим собой.

Если вы страдаете синдромом откладывания «в долгий ящик», то поступите следующим образом: примите ваши проблемы как должное, не стыдясь и не проклиная себя. Это даст вам силы что-то предпринять, окажет необходимую поддержку. Ниже вы найдете несколько наиболее дельных советов, как перестать все время откладывать дела «на потом».

Ваша ошибка. Вы работаете длительное время без перерывов.

Решение. Приучите себя регулярно делать паузы, вставая с места, выходя из помещения или хотя бы глядя в окно на небо.

Ваша ошибка. Вы слишком концентрируетесь на результате и мало внимания уделяете точности выполнения работы.

Решение. Потрудитесь быть внимательным также и к мелочам. Если вам надо написать что-нибудь от руки, пишите разборчиво и не слишком быстро. Замедляя темп, вы в конце концов существенно повысите эффективность своей работы, потому что при ее выполнении у вас исчезнет ощущение спешки и отчужденности.

Ваша ошибка. Вы отдаете предпочтение более легким, но менее важным заданиям, потому что они выполняются быстрее. А работа, в которой другие считают вас асом (написать речь, создать проектный план), отодвигается вами на второй план, — несмотря на то, что это именно та область деятельности, которая так важна для вашего успеха.

Решение. Свяжитесь по телефону или лично повстречайтесь с теми, кто будет оценивать вашу работу. Как только появится «живая связь», вы с большей легкостью снова посвятите себя забытым вами задачам. Расскажите о ваших проблемах другим.

Те, кто откладывает дела, часто оказываются в замкнутом круге: они не решаются уточнить, насколько они отстают по времени в выполнении плана, и им ничего не остается, как надеяться на чью-либо помощь.

Ваша ошибка. У вас неверное представление о преимуществах, которые может дать вам ваша работа. Вы полагаете, что должны получить особые условия или почувствовать вдохновение.

Решение. Не ждите оптимальных условий, начните прямо сейчас. Поставьте себе реальные, но жесткие сроки: «В течение следующего часа я сделаю три самых неприятных звонка».

Для лучшего планирования и выполнения своих задач важно, чтобы вы научились реально оценивать свое время. Рассчитайте, сколько часов и минут нужно вам для решения обычных задач, но сделав скидку на возможные препятствия, то есть не рассчитывая на идеальные условия труда. Так, инженеру требуется в среднем час, чтобы вникнуть в суть одной страницы инструкции по эксплуатации. Если инженер очень опытный, ему, возможно, потребуется всего 15 минут. Но если этот опытный инженер — вы, то вам не стоит поддаваться искушению и устанавливать для себя этот минимальный отрезок времени в качестве нормы.

Разделите трудные задания на части, продолжительность которых составляет не более одного дня. Договоритесь, например, с кем-нибудь из клиентов, что к определенному числу он получит промежуточные результаты вашей работы. Этим вы, с одной стороны, поставите себя в жесткие рамки, но, с другой, — сможете лучше планировать время и оценивать свои возможности, а значит, избежать нежелательных промедлений.

Попробуйте хотя бы один раз сделать следующее: завершите работу значительно раньше, чем могли бы. Не говорите о том, что работа уже готова, представьте ее точно в срок. Вы ощутите прилив сил и насладитесь обретенным покоем, возможно, вам придется это по вкусу.

В конце каждого рабочего дня приводите в порядок свой письменный стол: уберите с него бумаги по делам, которые вы уже уладили, или отложите их до следующего раза (поместив в подвесную картотеку, органайзер, четко надписанные бумагодержатели или папки). Насладитесь возникшим чувством того, что каждый документ, положенный на отведенное ему место, будет свидетельствовать в вашу пользу.

Определите, какой проект будет завтра самым важным, соберите необходимые бумаги и положите их на середину стола. Так вы обеспечите себе отличное деловое начало завтрашнего дня.

Электронная почта в повседневной работе

За последние несколько лет корреспонденция стала обрабатываться по-иному: как в офисах, так и в домашних условиях. Бумагу заменили компьютерные файлы, дни ожидания превратились в мгновенный обмен информацией. Процесс переписки упростился, но многие моменты стали вызывать большее нервное напряжение, чем раньше. В списке «портящих настроение вещей» электронная почта часто значится одним из первых номеров. Вот несколько советов, как правильно и продуктивно осуществлять обмен электронной корреспонденцией по рабочим вопросам.

В первую очередь вы должны избавиться от нежелательной рассылки рекламы, так называемого спама, ведь сегодня он составляет около 80% всей входящей корреспонденции. Вероятнее всего, фильтр для спама вам уже предоставлен вашим интернет-провайдером или почтовой программой. Фильтр имеется также и в новейшей версии Microsoft Outlook. С его помощью наиболее массовые варианты рекламных роликов опознаются по ключевым словам (например, «cheap viagra» или «sexually-explicit») и удаляются. Тем не менее люди, рассылающие спам, изобретают все новые и новые уловки, чтобы избежать фильтрации.

Более надежными являются программы, сразу же определяющие нежелательные сообщения по адресу отправителя. Но самой значительной и надежной программой по защите от спама является программа SpamNet, которая имеется пока только в английской редакции и стоит порядка 40 USD в год. В течение 30 дней к ней можно подключиться бесплатно (на сайте www.spamnet.com). Каждое входящее сообщение сопоставляется этой программой с имеющимся в ней «черным списком». Если все же «проскочило» подозрительное письмо, вы выделяете его и щелкаете мышью по клавише «Block» («Заблокировать»), которая устанавливается в вашей почте системой SpamNet. После этого данное сообщение перемещается в папку со спамом, а адрес отправителя заносится в «черный список». Кликнув мышью по клавише «Unblock» («Разблокировать»), вы сможете открыть себе доступ к нужному сообщению. Существует также бесплатная, хотя и не столь хитроумная программа, размещенная на сайте www.spamresearchcenter.com.

С помощью программ Outlook и Outlook Express входящие сообщения могут быть автоматически рассортированы по нужным папкам, пересланы или удалены. На некоторые сообщения программы могут даже ответить самостоятельно, применив заранее выбранный вами текст. А таким сервисом вы должны обязательно воспользоваться: проделав путь «Сервис»/«Правила для сообщений»/«Почта», вы найдете хорошо осведомленного помощника, который поможет вам наладить работу электронной почты.

Особенно эффективными окажутся автоматические функции Outlook и других почтовых программ, если вы попросите отправителей почты включать в строку «Тема сообщения» слово, которое будет служить паролем. Попросите, скажем, ваших друзей и родных заносить в эту строку при отправке вам сообщений слово «Личное». Благодаря соответствующей функции такие сообщения будут автоматически отправлены в папку с корреспонденцией личного характера. А если все ваши сотрудники поставят в данной строке название проекта, над которым вы работаете, то все сообщения по этой теме окажутся в папке «Проект».