Гарантии и компенсации. Новые правила

В целях исчисления налога на доходы физических лиц, по мнению ВАС РФ, Постановление не может быть применено, поскольку оно принято в соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Однако после выхода вышеназванного решения ВАС РФ Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в своем письме от 18 марта 2005 № 03-05-01-04/59 «О налоге на доходы физических лиц со сверхнормативных суточных» дал разъяснение, что те организации, которые удерживали ранее НДФЛ со сверхнормативных суточных, выплачиваемых своим сотрудникам, не имеют права его пересчитывать за период с 2002 по 2004 годы.

После возвращения работника определяется фактическое время пребывания в командировке. Если командировка прошла на территории Российской Федерации либо в стране с безвизовым режимом въезда, то фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении, в котором должны быть отмечены день прибытия на место командировки и день отбытия из места командировки. Если же работник был командирован в несколько населенных пунктов, отметки о дне прибытия и дне отбытия делаются в каждом пункте. Если фактическое количество суток не соответствует дням, на которое был выдан аванс, должен быть произведен перерасчет сумм суточных при окончательном расчете с работником.

На практике нередко возникают ситуации, когда фактическое время пребывания в командировке больше дней, указанных в приказе о командировании. В таких случаях работодателем должен быть издан приказ о продлении командировки.

Работникам, направляемым работодателем в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются также за каждый день пребывания в командировке. Суточные при заграничных командировках выплачиваются по принципу страны въезда. Это означает, что при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются со дня пересечения государственной границы по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется. День пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации.

Даты пересечения границы при следовании за границу и возвращении в Российскую Федерацию определяются по отметке органов пограничного контроля Федеральной пограничной службы РФ в заграничном паспорте работника.

Если работник находился в период командировки в нескольких зарубежных странах, то со дня отбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, также по принципу страны въезда.

Вопрос оплаты суточных при направлении работника в однодневную командировку решает руководитель предприятия. Его решение должно быть установлено для всех работников организации в распорядительном документе. При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.

Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует назвать затраты на телефонные переговоры. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, в которых указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть также подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (доверенностях, договорах, информационных письмах и других документах, в которых указаны соответствующие телефонные номера.

Таким образом, по возвращении из командировки работник должен представить в бухгалтерию работодателя авансовый отчет. Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3 дней после возвращения из командировки на территории Российской федерации или в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной зарубежной командировки.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

а) командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, или ксерокопия загранпаспорта, в том числе его страниц, подтверждающих даты пересечения границы;

б) документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения;

в) документы, подтверждающие фактические расходы по проезду;

г) другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.

Документы, предъявляемые к возмещению работником и составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Работник бухгалтерии производит проверку авансовых отчетов с точки зрения первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления. Затем руководитель структурного подразделения проводит проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки. После этого авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение. После утверждения авансового отчета с работником заканчиваются взаиморасчеты по командировке. Законодателем установлены сроки окончательных расчетов по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы. Это три рабочих дня со дня возвращения из командировки по территории Российской федерации и 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской федерации.

Если оказывается, что фактически израсходованная работником в командировке сумма меньше, чем выданный на командировочные расходы аванс, то работник обязан вернуть остаток неиспользованного аванса в кассу предприятия. Возврат суммы оформляется приходным кассовым ордером.

В случае если указанная в авансовом отчете сумма расходов, оказывается больше выданного ранее аванса на командировочные расходы, образуется перерасход по авансовому отчету. Перерасход подлежит выдаче подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На практике распространена ситуация, когда с сотрудником заключен не трудовой, а гражданско-правовой договор. Очень часто возникает вопрос можно ли такого сотрудника отправить в командировку и возместить ему командировочные расходы?

На физическое лицо, работающее в организации по гражданско-правовому договору (например, договору подряда, поручения или возмездного оказания услуг), правила ТК РФ не распространяются. Следовательно, на такое лицо не распространяются и все гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе связанные с командировкой.

Поэтому, сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор, направить в командировку нельзя, поскольку в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка именно работника, с которым заключен трудовой договора.

Тем не менее, следует отметить, что поездка «гражданского» сотрудника в другую местность может быть необходима для выполнения его обязанностей по договору. В соответствии с ГК РФ, как по договору подряда так и по договору возмездного оказания услуг, оплата может включать в себя компенсацию издержек исполнителя и причитающееся ему вознаграждение. При этом под издержками понимаются материальные и финансовые затраты исполнителя, непосредственно связанные с предметом договора.

Таким образом, если у заказчика возникает необходимость направить такого сотрудника в другую местность для выполнения работы, то в договоре в обязательном порядке следует указать на возможность таких поездок и возмещение заказчиком фактически произведенных затрат, связанных с такой поездкой.

Законодателем не определен четкий перечень расходов, которые заказчик может возместить исполнителю. Однако так как в ст. 709 ГК РФ речь идет компенсации издержек исполнителя, то можно сделать вывод о том, что возмещению подлежат любые расходы, реально понесенные сотрудником при поездке в другую местность.