Осторожно HOT DOG, или Современный активный английский

Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать ваш текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху; найдите для этого "золотую середину". Если вам не хватает одного листа (правда, лучше все же уместиться на одной странице, чему я вас попытаюсь научить), то используйте второй, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.

СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ПИСЬМА

Первое - это "шапка", т.е. то, что уже отпечатано в верхней части бланка данные вашей фирмы (если вы, конечно, пишете от ее лица;

а если от себя лично, то можете обойтись без "шапки").

MAGATON/S Department Store

12745 Bulset Strip

Los Angeles, California 941474

Второе - это- дата (например, December 21, 1996), которая ставится несколькими строчками ниже "шапки" (ее, впрочем, ставят иногда сверху).

Третье - это внутренний адрес. Хотя адрес вашего партнера уже есть на конверте, тем не менее он обязательно указывается и в письме. Точнее, перед письмом после даты:

Cetrum Collection Agency

4376 Hollywood Boulevard.

Los Angeles, California 947651

Четвертое - это приветствие. "Dear Sir" - если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо там, куда вы его посылаете; обращение "Gentlemen/Gentlemen and Ladies" приемлемо лишь в тех случаях, когда ваше .письмо носит уж совсем дипломатически-официальный характер, а в нашем случае это не годится.

Пятое - это сам текст.

Шестое - это подпись. Сюда входят: пара теплых слов Sincerely Yours, Truly Yours, Faithfully Yours, Best Regards, ваши имя и фамилия плюс должность: Sergey Ivanov, the Executive Director. В подписи, как это ни парадоксально, главное - ваша роспись. Да-да! Если мы доверяем только разным гербовым печатям, то на Западе самое важное - подписаться под всем тем, что было написано выше. Ваш автограф и ваши краткие данные, телефон или некий адрес у них ценятся повыше всех наших печатей, за которыми часто не видно самого человека.

И, наконец, седьмое - это инициалы того, кто это письмо отправлял и писал: MG/vr. Прописные буквы - это ваши инициалы, а вторые две буквочки, строчные,это инициалы, к примеру, вашей секретарши, которая набирала текст. Вместо "дэш", что идет после ваших инициалов, можно ставить и двоеточие: MG:vr, это большого значения не имеет. Седьмой пункт кому-то покажется не особо существенным, но для щепетильного американского бизнесмена тем не менее он является важным. Это дань уважения - напомнить, кто работал над составлением документа.

Я обещал рассказать, когда можно и нужно писать письма от руки. Видите, не забыл. В принципе от руки можно писать всегда, если у вас черный стержень. При этом вы должны писать разборчиво, печатными буквами. Последнее особенно важно, когда вы пишете от себя лично. Тогда ваше письмо получается более интимным, более доверительным, что ли. Вы демонстрируете этим, что повод, по которому вы пишете, вас волнует. Это особенно важно учитывать, если вы - студент из малообеспеченной семьи или, к примеру, чернобылец и у вас есть шанс поехать на стажировку, принять участие в благотворительной акции или просто отдохнуть в молодежном лагере. Тогда ваш "Reference" даже желательно писать от руки примерно в таком духе:

Dear Sir,

I would be very very grateful to your company if I only could use such a wonderful chance to have study practice in the USA where I might have improved my English and met new friends...

Такое послание выглядит более сердечным и заинтересованным, чем, к примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении, скорее, преуспевающего молодого референта, чем нуждающегося в помощи бедного студента. Но не забывайте, что все каноны и форма построения делового письма '-"шапка", дата, приветствие, сам текст и подпись - сохраняются. Также учтите, что в английском языке уже давно не употребляется так, как в русском, пропись с различными выкрутасами, завиточками и наклоном в правую сторону. На Западе все больше пишут прямо, печатно, без наклона, а если и с наклоном, то в левую сторону. Пропись с правым наклоном тем не менее существует. Ее используют в каких-либо особых, торжественных случаях: при поздравлениях с юбилеем, свадьбой или с наградой английской королевы...

На Западе (да и на Востоке) к компьютерам уже настолько привыкли, что даже друзья пишут друг другу письма на компьютере, что для них (и для многих из нас) привычней и быстрей, чем отыскать авторучку, лист бумаги и черкануть несколько строк. Даже если вы переписываетесь с человеком, с которым у вас достаточно добрые и дружественные отношения, то и тогда соблюдайте все принципы деловой переписки. Вот почитайте письмо директора американского лагеря отдыха, который относился ко мне, как к своему сыну:

October 8, 1992

Hi, Michael,

I am asking for your help! We have been advised by the Post Office to send you two letters. One addressed to you at Bellorussia and one addressed to same name, same address, and instead of "Bellorussia" Byelarus, Russia.

Please send us a card or letter as soon as you receive this letter along with the date received. We were told that if the address is not the current, correct one you will not get the mail. Your shirt is ready to be mailed but we do not -want to lose it or not have you receive it.

Our best to you and much love from all at Camp Alder-sgate and especially the Thomas Family.

Jeffrey C. Thomas

Director

JCT: v

Как видите - вполне дружеское письмо; тем не менее оно выдержано в канонах деловой переписки. Лишь только "Hi" вместо официального приветствия.

Вернемся к традиционному деловому письму.

Следующее, что надо сделать при составлении делового письма,- это избавиться от желания "звучать" слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза:

As per you request, please find eclosed herewith a check in the amount of $16. 49.

Такие выражения, как "herewith" и "as per", не создают ничего, кроме излишней чопорности. А вам просто надо найти нечто среднее между дружеским и официальным тоном.

As you requested. I am enclosing a check for $16. 49.

Второй пример более прост, понятен и продуктивен. Да и более лаконичен. И еще. Забудьте в деловой переписке про все разговорные сокращения. Пишите не "don't", a "do not", не "isn't", a "is not", не "haven't", a "have not" и т.д.

Учитывая все сказанное, просмотрите список словосочетаний, которых лучше избегать в деловом письме: хотя эти выражения и часто встречаются у американцев, янки не считают их подходящими для деловых писем. Они слишком громоздкие и официозные.

according to our records acknowledge receipt of as to with reference to

with regard to at hand on hand

attached please find enclosed please find

attached hereto enclosed herewith enclosed please find

beg to inform

beg to tell

for your information

hereby

heretofore

herewith

I have your letter I wish to thank may I ask

in due course of time in receipt of in the near future in view of

our Mrs Johnson permit me to say pursuant to

thank you again thank you in advance thereon

Все эти слова и словосочетания взяты из архивов американской деловой переписки; сами американцы советуют друг другу их не употреблять. А вот еще список слов и выражений, которых, следует избегать (левый столбик), а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике:

Вместо

Пишите

Advice/ inform

say/ tell/ let us know

Along these lines

like

On the order of

as/ according to

at an early date/ at your earliest convenience

soon/ today/ next week/ a specific date

at this. time/ at the present time/ at this writing

now/ at present

Check to cover

check for

Due to the fact that

because

For the purpose of

for

Forward

Send