Технологии эффективной работы
Технологии эффективной работы читать книгу онлайн
Рассказывая о своих оригинальных авторских технологиях самоорганизации, Джулия Моргенстерн показывает, как небольшие изменения в собственном мышлении и поведении помогут вам добиться практически невозможного: успевать все делать вовремя и иметь достаточно времени для самих себя. По сути, это книга о вашем отношении к тому, что вы делаете. Освоив авторскую методику самоорганизации, вы сможете:
— полностью контролировать свое время и свою жизнь, расставшись с ощущением хронической нехватки времени;
— справляться с ситуациями, которые прежде казались вам безвыходными;
— построить свою работу так, чтобы она больше соответствовала вашим склонностям и предпочтениям;
— поддерживать равновесие между работой и личной жизнью;
— успешно работать в условиях кризиса, нехватки времени или в обстановке неопределенности;
— значительно снизить нагрузку и стресс на рабочем месте, повысить эффективность работы во всем, чем вы занимаетесь — от просмотра документов и сортировки корреспонденции до работы с электронной почтой.
Внимание! Книга может содержать контент только для совершеннолетних. Для несовершеннолетних чтение данного контента СТРОГО ЗАПРЕЩЕНО! Если в книге присутствует наличие пропаганды ЛГБТ и другого, запрещенного контента - просьба написать на почту [email protected] для удаления материала
Мешают ли постоянные визиты, электронные сообщения, телефонные звонки, совещания, назойливые коллеги или расположение вашего рабочего стола выполнению вашей работы в срок? Кэрри считалась в своей компании самым продуктивным сотрудником. Когда людям что-то было нужно, Кэрри была именно тем человеком, к которому все обращались, потому что она всегда знала ответ на любой вопрос, а если нет, то обязательно его находила. Ее рабочее место располагалось в самой активной зоне офиса, что ей, в общем-то, нравилось, потому что оно было всем доступно. Но из-за этого она была вынуждена постоянно отвлекаться и не имела возможности завершить свои дела.
Решение. Если у вас похожая ситуация, то часть работы, требующей особенной концентрации, можно выполнять дома. Почитайте также рекомендации к навыку 5 «Контролируйте незапланированные перерывы в работе».
Установите во всем отделе политику «спокойного часа». Это способ убедиться, что у ваших сотрудников есть время, необходимое для выполнения важных задач, при этом они не будут чувствовать себя виноватыми или невнимательными, не впуская людей в свой кабинет. Постановите, чтобы один или два раза в день весь отдел или компания включала автоответчики, выключала электронную почту и воздерживалась от того, чтобы отрывать друг друга от работы. Это может быть первый час работы, конец рабочего дня или промежуток между 12:00 и 14:00, в зависимости от принципа работы вашей отрасли.
При появлении «спокойного часа» люди начнут синхронизировать свое расписание с руководителем и коллегами; таким образом, всем станет удобнее встречаться друг с другом в одно и то же время.
Один из моих клиентов постановил в своей фирме сообщать о наступлении «спокойного часа» с помощью гонга, его удар сигнализировал о начале и конце каждого «спокойного часа». Менеджерам следует попросить каждого работника записать задачи, требующие более длительного периода концентрации, — работа с клиентами, предложения, отчеты, исследования. Сделайте это официальным. Никаких совещаний. Никакого автоответчика. Никаких ответных сообщений по электронной почте. Спокойный час для всех.
Методы, представленные в этой главе, направлены на повышение вашей эффективности, но не ценой разрушения организации рабочего дня. До некоторой степени ваши короткие встречи с друзьями около торговых автоматов и немного времени, проведенного за мечтами, так же важны, как время для задач в ритме тире. Не стоит отрицать, что многие из наших особенно удачных творческих находок являются результатом неожиданного телефонного звонка или экспромта, которых могло и не быть, если бы мы педантично следовали своему расписанию. Фактически товарищество и работа в команде дают любому офису дополнительную энергию. Если бы мы были одинокими автоматами, просто выполняющими одну работу за другой, на рабочем месте было бы пусто, потому что многие из нас вряд ли выдержали бы восемь, десять или двенадцать часов ежедневного пребывания на работе. (Для дополнительной информации о сотрудничестве с коллегами читайте рекомендации к навыку 8.)
Теперь, когда у вас есть профилактические навыки, чтобы каждый день делать больше, пришло время обратиться к мелочам, незаметно для нас крадущим время у рабочего дня, — незапланированные перерывы, совещания, высокие требования, отсрочки. Давайте с ними бороться.
Очевидно, что у нас нет возможности всегда выбирать для «спокойного часа» время, когда мы находимся на пике энергии. Брокер, чье лучшее время приходится на день, должен быть в хорошей форме утром, когда заключаются сделки.
Решение. Поддержите свою энергию разработкой программы действий. Определите способы, которыми вы можете пополнить энергию, используя самые здоровые средства. Короткая прогулка, занятия физкультурой, питательный батончик или другая здоровая еда. Осведомленность — это все. Сознательное управление энергией в течение дня посредством четкого планирования лучше, чем бессмысленное поглощение конфет или пятая чашка кофе, поможет вам сделать больше за более короткое время и остаться здоровым.
Как использовать навык?
Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы намереваетесь использовать?
• Никогда не проверять сообщения, поступившие по электронной почте, в первый час рабочего дня.
• Обратить внимание на свои естественные энергетические циклы.
• Остерегаться многозадачности.
• Увеличить полезное время путем планирования.
Когда вы намереваетесь их выполнять?
Что, по вашему мнению, станет самым большим препятствием в осуществлении этих стратегий?
Как вы намереваетесь с ним справиться?
Каков ваш личный результат после овладения этим навыком?
НАВЫК 5
КОНТРОЛИРУЙТЕ НЕЗАПЛАНИРОВАННЫЕ ПЕРЕРЫВЫ В РАБОТЕ
В предыдущей главе мы познакомились с Франсиной. Ее работа находилась под угрозой из-за того, что она не справлялась со своими самыми важными задачами. По этой причине Франсине был назначен испытательный срок, который отменили после того, как она стала использовать некоторые навыки, которым я ее обучила. Франсина поразилась возросшей эффективности своего труда при концентрации только на одной задаче в отведенное время, а свободное от электронной почты утро стало ее любимым временем дня. «Планируйте работу» — стало ее любимой поговоркой.
Через месяц после завершения нашей работы я проверила, как у Франсины идут дела.
Большинство дней, когда она следует своему плану, Франсина счастлива и успешна. Но иногда, когда она идет на поводу у своих старых привычек, используя случайный подход, все проблемы возвращаются. В эти дни она забывает о своих планах, уступает приступам высокой требовательности по отношению к себе или позволяет себе погрязнуть в часах дружеской болтовни. Каждый раз, когда она воздерживается от планирования рабочего дня, ее продуктивность сразу ползет вниз. Ей требуется способ борьбы с притяжением старых привычек.
Франсина стала жертвой мелких помех. Как предотвратить ее сползание?
Незапланированные перерывы в работе отвлекают внимание, что разъедает нашу способность к концентрации, угрожает продуктивности, саботирует наши планы и каждый день крадет часы у рабочего времени. Эти коварные саботажники, определенные здесь как чрезмерная требовательность к себе, отсрочки, перерывы в работе и собрания, стали неотъемлемой частью вашей повседневной жизни. Потеря пяти минут здесь, десяти там угрожает потерей одного рабочего дня за другим. Навык 4 вооружает вас средствами для создания каркаса вашего рабочего дня, что является очень важным в его начале. Но для увеличения производительности труда нужно оказывать сопротивление помехам, вызванным как внутренними, так и внешними факторами.
Вы помните время, когда учились водить машину? Если вы похожи в этом на меня, то ваше обучение происходило в два этапа. На первом этапе это была программа для начинающих, включающая основы навыков, позволяющих научиться держать транспортное средство под контролем, — рулевое управление, ускорение и торможение, повороты, дорожные знаки и правила подачи звуковых сигналов. Это было обучение активному вождению — технике маневрирования машины в дорожной ситуации, где все придерживаются правил.
