Технологии эффективной работы

Вы предпочитаете записывать свои дела на бумаге, а от вас требуют, чтобы вы хранили свое расписание в программе Outlook, чтобы коллеги знали, где вы находитесь. Или вы используете высокие технологии, но вас заставляют вывешивать свое расписание на стене. Это довольно сложная ситуация, потому что добавляет вам работы. Не отказывайтесь от системы, которая вас устраивает, но добавьте еще один уровень ввода. Постарайтесь найти самый эффективный способ это сделать.

Решение. Выделите время для ежедневной пересылки данных. Таким образом, вы сможете переносить информацию из вашей системы в систему компании, используя это время на то, чтобы подумать и решить, как лучше использовать ваше время и осуществить планы. Ежедневные десятиминутные переносы информации могут помочь безошибочно выбрать самые важные задачи. Если вам повезло и у вас есть помощник или член команды, который может это сделать за вас, доверьте ему (или ей) стопроцентную ответственность за корректировку данных в системе компании, дав постоянный доступ в вашу персональную систему. Не меняйте человека, который вносит изменения, так как ваши колебания могут стать причиной утери информации.

На некоторых рабочих местах требуется очень быстрый темп, и может показаться, что если вы начнете делать записи, у вас не останется времени на выполнение работы. Это очень похоже на работу «поддерживающего» персонала: ассистентов, брокеров и даже администраторов, чья работа изначально связана с управлением работой остальной команды и которым приходится иметь дело с постоянными кризисами.

Решение. Если каждое ваше дело возникает внезапно (поступила просьба, вы немедленно реагируете и приступаете к выполнению следующей просьбы), у вас нет необходимости что-то записывать. Но если вам поручают проекты, а вы выполняете их позже установленного срока, вам необходима система записей. Если простые записи занимают слишком много времени, создайте в вашем настольном компьютере несколько сборников со специфическими названиями. Можно обозначить их ярлыками «Мероприятия», «Дела» или «В ожидании», обозначающими повседневные дела, и неопределенными ярлыками для каждого сборника единичных дел: «Прочел и вперед», «Назначить встречу», «Подтвердить расходы». Этот способ сэкономит вам массу времени в течение рабочего дня, которое сейчас тратится попусту, когда вы перекапываете кипы бумаг, чтобы посмотреть, что у вас там дальше по плану.

Дин, менеджер книжного магазина, пользовался компьютером. Большую часть своего времени он проводил на первом этаже с посетителями, но как только выдавалась свободная минутка, Дин возвращался к компьютеру, чтобы заняться канцелярской работой. К сожалению, его участок работы представлял собой огромный ящик входящей почты. Все было разделено на две группы — «В ожидании» и «Дела». Первые пятнадцать минут он тратил только на то, чтобы посмотреть, что там есть (избегая каких-то задач, если они пугающе выглядели). К тому времени, когда он, наконец, выбирал себе дело, появлялся посетитель, и Дин вставал из-за стола, не закончив задачу.

В течение тридцати минут мы сортировали дела Дина, определив десять постоянных функций («Специальная инструкция», «Контроль по знаку», «Проверка содержания»), открыли для каждой просторный сборник. Теперь, когда у него выдавался пятнадцатиминутный перерыв, Дин мог идти в свой кабинет и заняться той задачей, которая ему была по настроению в этот момент. В первый раз за все время работы он выбрался из-под завала информации, и производительность его труда значительно выросла.

Подсчет времени, необходимого на выполнение задачи

• Измерьте время, необходимое на выполнение задачи, три раза, чтобы вывести среднюю величину.

• Расспросите коллег, выполняющих подобные задачи, сколько они тратят на это времени.

• Обсудите проблему в команде. Узнайте, сколько времени займет протоколирование для вашего отдела или компании.