Эффективное делопроизводство

Субъективные заметки

Из опыта работы, а также из описания самих программ, предоставляемого производителями, автор может представить следующие рекомендации:

• для несложных задач подходит программа FineReader, особенно ее последняя, шестая версия; ее достоинства таковы:

· удобный, понятный интерфейс;

· высокая точность распознавания даже при низком качестве сканирования (обычно даже неуверенно опознанные символы отображаются правильно);

· распознавание текстов с фоновым рисунком (обычно это большая проблема, и чаще всего требуется ручная корректировка картинки);

· программа широко распространена и доступна как в легальной версии, так и в виде пробных;

• для текстов, содержащих таблицы, лучше использовать CuneiForm;

• для сложных текстов, особенно есть речь идет о больших объемах, также лучше использовать CuneiForm, поскольку в ней применяется большое количество разных алгоритмов распознавания, настраиваемых на текст определенной сложности;

• если вместе со сканером вы получили программу CuneiForm, то наверняка вы начнете работать именно с ней, но помните, что бесплатно поставляются легальные, но, как правило, устаревшие или неполные версии программ.

Лирическое отступление 2: пойманный звук

Пора снова сделать лирическое отступление. На сей раз оно будет кратким, не претендующим на жанр саги, но все же лирическим.

Итак, песня:

Детская песенка, исполненная дрожащим резким баритоном, вылетела из жестяного рога странноватого механизма и на секунду повисла в полной тишине. Потом послышались бурные аплодисменты и восторженные крики публики, состоявшей из молодых сотрудников лаборатории. Так в 1877 году в городке Менло-Парк неподалеку от Нью-Йорка прошло испытание первой в истории человечества машины для записи звука. Сотрудники лаборатории ожидали услышать несколько хрипов, зафиксированных на восковом валике острием иглы, а услышали четкие слова и узнаваемый голос своего шефа с той странноватой резкой интонацией, с какой обычно говорят плохо слышащие люди. Родителем изобретения и исполнителем незамысловатой песенки был Томас Алва Эдисон – тот самый, изобретатель мимеографа. Машина называлась фонограф. Это было любимое детище автора множества полезных изобретений, с чьей легкой руки в мир пришли электролампа, эффективные телеграф и телефон и еще десятки полезных и необходимых сегодня вещей. Эдисон мечтал, что и фонограф будет использоваться прежде всего в деловом и научном мире для записи лекций и докладов. В этом гениальный изобретатель ошибся: фонограф, а вернее, его производные – патефон, граммофон, магнитофон и проигрыватель компакт-дисков – превратился в локомотив музыкальной индустрии. В деловом мире его тоже оценили – спустя 100 лет.

Диктофон: дополнительное средство подготовки документов

Еще в IV веке до нашей эры в Афинах был известен способ быстрой записи речи – стенография. Скоростное письмо требовало определенных знаний и навыков, поскольку запись велась с помощью специальных знаков и сокращений слов и словосочетаний. Современная стенография отсчитывает свой возраст с середины XVII века. Еще недавно изучение стенографии включалось в программу подготовки профессиональных секретарей. Стенографистка первой категории могла записывать услышанную речь со скоростью 110 слов в минуту. Для работы ей не нужно было никакого оборудования, только ручка и бумага. Проблема состояла в том, что стенограмма обязательно требовала последующей расшифровки – для обычного человека такое письмо имеет вид набора линий и крючков. Более того, в различных системах стенографии существовали свои особенности, поэтому написанное одной стенографисткой другая могла не понять.

Уже в 50-х годах XX века для стенографирования стали широко использоваться технические средства – магнитофоны и диктофоны, работа с которыми не требовала специальных навыков, кроме разве что быстрого набора текста на клавиатуре.

Диктофон – это магнитофон с малой полосой пропускания, предназначенный для записи речи. Магнитофон, конечно, тоже записывает речь, но имеет более широкую полосу частот, необходимую для передачи музыки. Обычно, когда речь идет о диктофоне, подразумевается карманное портативное устройство.

Диктофоны бывают двух типов – аналоговые и цифровые. Аналоговые работают с магнитной лентой в кассете, цифровые записывают на карты памяти или мини-диск. Аналоговые в свою очередь подразделяются на те, что работают с обычными магнитофонными кассетами, и те, в которых используется микрокассета размером 5 x 3,3 см. Если во всех других устройствах аналоговая обработка сигнала уступает позиции цифровым системам, то среди диктофонов ситуация не так однозначна. И те, и другие имеют свои достоинства и недостатки, которые каждый может оценить по-своему.

Общие особенности аналоговых диктофонов:

• встроенные микрофон и громкоговоритель;

• высокая чувствительность и хорошее качество звука;

• малое время непрерывной записи (не более 90 минут, если предусмотрен автореверс, то есть автоматический переход на вторую сторону);

• несколько режимов записи, как правило, два – SP (англ. shortplay – быстрая запись) и LP (англ. longplay – медленная запись); при втором режиме скорость движения ленты в два раза ниже, то есть запись может длиться в два раза дольше, правда, и качество записи будет почти в два раза хуже.

Полезные и нужные параметры, которые присутствуют не у всех моделей:

• ускоренное воспроизведение: при съемке записи, если речь говорящего медленная, это очень полезная функция, особенно если вы набираете текст быстро; речь, правда, звучит забавно («буратинит»), зато вы сэкономите время;

• счетчик ленты: при съемке речи позволяет лучше ориентироваться в записи;

• индикатор заряда батарей: очень полезная особенность, так как батарейки имеют обыкновение садиться неожиданно.

Дополнительной функцией является активизация записи от звука голоса. Она не пользуется популярностью, так как при ней проглатываются первые слова, а если речь перемежается паузами, то запись вообще состоит практически из заиканий. Производители предлагают системы активизации с регулируемой чувствительностью, но это также неудобно, так как подразумевает хлопотную настройку при каждой записи.

Диктофон с обычной кассетой имеет большие размеры и большее энергопотребление. Батарейки в нем садятся значительно быстрее, чем в диктофоне с микрокассетой, зато кассету можно прослушать в обычном магнитофоне. Диктофон с микрокассетой компактен, батареек хватает надолго, но, если не хотите постоянно стирать записи, требуется немалый запас таких кассет, которые не всегда есть в продаже. Главное достоинство аналоговых диктофонов – их невысокая стоимость, от $25–30. Кассеты также стоят недорого.

Цифровые диктофоны появились недавно и поражают множеством современных функций – неожиданных, хотя и не всегда нужных. Главное, чем отличаются цифровые диктофоны, – это очень маленькие (со спичечный коробок) размеры и огромное время непрерывной записи – десятки часов. Их другие общие особенности таковы:

• высокая надежность в связи с отсутствием механических узлов: нет подвижной ленты – нет и проблем с ней;

• возможность сбрасывать записи на компьютер: компактный формат аудиофайлов (MP3 или WAV) позволяет быстро распространить их среди участников конференции или совещания и даже пересылать по электронной почте;

• возможность сортировки записей по папкам: обычно три-четыре папки по 200 файлов, чтобы их потом легко было найти;