PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

• подготовка раздаточных материалов;

• подготовка фуршета;

• репетиция презентации;

• презентация;

• определение эффективности презентации.

Пройдя последовательно все этапы, вы сможете провести презентацию. Как вы понимаете, не все вышеуказанные пункты могут пригодиться. Например, при подготовке презентации-письма нет необходимости беспокоиться о помещении либо банкете. В случае презентации с помощью Интернета или презентации-выставки практически бесполезно размышлять о количественном составе аудитории. Однако, как уже было сказано выше, если вы научитесь создавать презентацию-доклад, остальные виды презентации освоятся вами гораздо легче – они фактически являются частными случаями презентации-доклада.

Если презентация оформлена не в виде доклада, а распространяется либо в компьютерной, либо в печатной форме, либо по телефону, то следует учитывать ограничения действующего законодательства (см. приложение 1).

Если речь идет о телевизионной презентации, то для такой формы также существуют некоторые ограничения, налагаемые законодательством. Правда, эти ограничения относятся в первую очередь к прерыванию теле– и радиопрограмм рекламными вставками. Если же презентация выделена в отдельную программу, то о прерывании уже речь не ведется. Однако закон все же следует знать, что поможет не ошибиться и не нарушить его непроизвольно и случайно, поскольку, как известно, незнание закона не освобождает от ответственности (см. приложение 1).

Аналогичные ограничения имеются для радиопередач (см. приложение 1).

Ответственность за исполнение и нарушение законодательства несет не только рекламопроизводитель или рекламораспространитель, но и рекламодатель (то есть заказчик программы) (см. приложение 1).

Этап первый. Определение целей и задач презентации

Правильное определение целей и задач презентации – основа успеха. Если же цели и задачи сформулированы неверно, то естественным образом они окажутся недостижимыми. Рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью такого инструмента, как презентация.

С помощью презентации можно:

• донести что-либо до аудитории;

• убедить в чем-либо аудиторию;

• заинтересовать аудиторию своим товаром;

• научить чему-либо аудиторию (к примеру, пользоваться новой моделью какой-либо техники);

• сформировать у аудитории определенный уровень знаний о продукте (товаре, услуге, идее);

• сформировать у аудитории и поддержать определенный образ компании, предлагающей продукты (товары, услуги, идеи);

• сформировать у аудитории определенные потребности и предложить способ их удовлетворения;

• отыскать среди аудитории покупателя, партнера или спонсора;

• стимулировать у аудитории работу мысли в требуемом направлении.

Как вы понимаете, если перед вами стоит задача заинтересовать аудиторию своим товаром, то не следует ее решать так, как решалась бы задача о стимулировании мысли. В первом случае речь идет о продажах, во втором – о мозговом штурме. Собственно говоря, задача сама диктует методы решения. Главное – не забывать прислушиваться к этой диктовке.

Любопытнее всего то, что многие желающие провести презентацию верно определяют задачу, но, когда дело доходит до определения цели презентации, отчего-то начинают смущаться. К примеру, если человеку, представляющему компанию по производству пылесосов, задать вопрос о цели презентации, то вполне можно услышать, что его компания с момента ее создания мечтала об улучшении экологической ситуации во всем мире и именно с этой целью занимается презентацией производимого ею оборудования для чистки ковров. Но ведь это в корне неверно! Можно допустить (и даже с большой долей вероятности), что изначальная задача компании заключается именно в уменьшении общего количества грязи в помещениях всего мира. Однако цель презентации будет совершенно другой. Компания просто желает продать как можно больше своего товара. Если на рынке подойти к любой торговке, отчаянно зазывающей покупателей, и спросить ее, почему она так старательно призывает всех прохожих и рекламирует свой товар, то она не станет рассуждать о благе всех и каждого в этом мире, а четко ответит: «Хочу продать!» И будет совершенно права. Все рекламное и презентационное расхваливание ею товара преследует лишь одну цель: как можно выше поднять уровень продаж.

Кстати сказать, если вдруг эта гипотетическая рыночная торговка начнет рассказывать об экологической ситуации, нехватке рабочих мест, желании осчастливить всех и каждого своим изумительным товаром, то подобные излияния вызовут лишь скептическую улыбку. Ведь всем ясно: торговка зазывает покупателей потому, что она хочет продать свой товар.

Но что такое презентация товара (продукта, услуги, идеи), как не подобное рыночное зазывание? Пусть другого уровня, пусть оформлено в соответствии с последними достижениями науки, техники и психологии. Пусть презентатор использует не собственные голосовые связки, а микрофон. Пусть он не сам придумывает шутки для своего доклада, а пользуется карманным помощником оратора.

Все это не изменяет самой сути: цели и у презентатора пылесосов, представляющего крупную компанию-производитель, и у рыночной торговки одинаковые. И не следует стесняться признаваться в этом. Ведь если цель формулируется как сохранение экологического баланса во всем мире, то ее, конечно, можно донести до аудитории и даже убедить слушателей в ее правильности, однако это нисколько не поможет продаже пылесосов.

В фильме «Чародеи» был приведен прекрасный рецепт для прохождения сквозь стену: чтобы пройти сквозь стену, требуется видеть цель и не замечать препятствия. Обратите внимание, в первую очередь – видеть цель Если же вы, подготавливая презентацию, не сможете ясно увидеть ее цель, то вместо прохождения сквозь стену предрассудков, внушенных представлений, стереотипов и конкурентных товаров, существующих в сознании каждого человека, вашей будущей аудитории, вы добавите к этой стене еще один ряд кирпичей, не достигнув своей цели.

Определив цели и задачи презентации, можно переходить к следующему этапу.

Этап второй. Определение целевого и количественного состава аудитории

Это не такой простой этап, как может показаться с первого взгляда. Для преодоления этого этапа требуется информация и ее анализ. Не думайте, что главное – подготовить доклад, который будет, с вашей точки зрения, верным и соответствующим целям и задачам презентации. Представьте, что вам требуется провести презентацию общей теории относительности Эйнштейна. При этом основной целью презентации будет являться обучение аудитории и стимулирование мышления. Казалось бы, все просто. Ведь общая теория относительности и в Африке такая же, как в России. Однако, не проанализировав состав аудитории, вы можете не только не достигнуть поставленной цели и не решить необходимой задачи. В итоге ваша презентация вовсе может оказаться обычным сотрясением воздуха и замечательным снотворным для аудитории. Ведь если вы подготовили презентацию на высоком профессиональном уровне, включили в нее всю необходимую информацию и наглядные пособия, но рассчитывали на аудиторию, состоящую как минимум из выпускников факультета теоретической физики, а начав презентацию, обнаружили, что ваша аудитория – школьники, то великолепный доклад для них ничего не будет значить. Они попросту не поймут, о чем речь. Может получиться и с точностью до наоборот: вы рассчитывали на школьников, а к вам явились академики. И как бы великолепно вы ни знали предмет презентации, ее можно считать загубленной в самой основе.