PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

Перегруженность презентации юмором приводит лишь к тому, что за шутками и анекдотами теряется сама суть презентации. Аудитория радостно смеется каждой шутке докладчика, даже аплодирует, однако, кроме этих шуток, ничего не остается в памяти. Конечно, потом многие из посетителей такой презентации говорят: «Вчера побывал на презентации компании такой-то. Очень приятно было!», но это никак не способствует достижению цели презентации. Ведь цель заключается вовсе не в развлечении публики – за это платят деньги совершенно другим людям. Готовя презентацию, нельзя забывать, что, хотя презентация и является разновидностью шоу (вне зависимости от выбранной для презентации формы), она однозначно не является вечером сатиры и юмора, а докладчик на презентации не является ни сатириком, ни юмористом, ни пародистом, он – презентатор.

Подобные проблемы возникают при использовании в презентации цитат. Многие докладчики начинают перегружать свое сообщение цитатами, если они не уверены в себе, желают получить гарантированно верное наполнение своего доклада, просто из желания продемонстрировать свою эрудицию. Подобная тактика порочна для презентационного доклада. Аудитория, посетившая презентацию, желает выслушать именно то, что ей может сказать докладчик Иванов, но вовсе не то, что высказал господин Сидоров, будь он хоть трижды академик и специалист в нужной области. Услышав, как докладчик Иванов в энный раз ссылается на мнение господина Сидорова, аудитория приходит к вполне оправданному выводу: докладчик Иванов не владеет темой, толком не знает, о чем идет речь, лучше бы пригласили господина Сидорова, который, похоже, темой владеет. Если же аудитория начинает думать, что докладчик темой не владеет, презентацию можно считать неудавшейся. Подобное поведение докладчика обманывает ожидания публики, которая истово верит, что презентатор четко владеет излагаемым предметом. Когда докладчик не уверен в себе, аудитория также теряет к нему доверие и автоматически это недоверие переносится на предмет презентации.

Презентатору следует знать, что ни высокая эрудиция, ни страх перед аудиторией не являются оправданием для перегруженности доклада цитатами. Цитаты можно использовать только в том случае, когда они подтверждают основную мысль, излагаемую докладчиком. Крайне не рекомендуется основывать главную идею презентации на цитатах, иначе следует пригласить в качестве презентатора автора цитат.

Еще чаще при презентациях встречается следующая ошибка: неоправданное и излишнее использование специальных терминов, непонятных широкой публике. Если проводится презентация новой технологии производства пылесосов, а слушатели презентации – специалисты (технологи, инженеры предприятия-производителя и т. д.), то применение специальных терминов и оправданно и необходимо. Зачастую приходится наблюдать, как подобная терминология употребляется, когда слушателями презентации является конечный потребитель продукции (в данном примере домохозяйки). Как вы понимаете, конечному потребителю не нужны специфические инженерные знания, ему требуется информация о том, что ему предлагают, причем ясным и понятным для неспециалиста в производстве языком. Однако, несмотря на очевидность этой мысли, многие презентаторы считают, что чем сложнее они выразят свою идею, чем больше произнесут специальных терминов, тем больше будет доверие к ним публики. Напротив! То, чего люди не понимают, вызывает у них опасение. Перегружая доклад неоправданным употреблением специальных терминов и выражений, презентатор все более удаляется от достижения цели презентации и теряет внимание аудитории, что естественно, ведь никто не будет слушать то, что является для него тарабарщиной.

Одно из основных правил составления докладов: следует учитывать язык, на котором говорит аудитория, и доклад должен быть составлен на том же языке, в привычных для аудитории терминах. Каждый презентатор, как только его будет одолевать желание вставить в доклад хитрый термин, должен вспомнить закон Купера: «Если вам непонятно какое-то слово в техническом тексте, не обращайте на него внимания. Текст полностью сохраняет смысл и без него». [11] Так что, если презентатор не хочет, чтобы на большую часть доклада не обращали внимания (как раз на ту, что включает в себя специфические термины), то он сможет побороть искушение продемонстрировать свою эрудицию.

Обилие рекламных утверждений в презентации отнюдь не способствует ее успеху точно так же, как обилие рекламных пауз не имеет никакого отношения к успеху либо неуспеху фильма. С учетом того, какое количество рекламы изливается в настоящее время на людей, какова общая перегруженность информацией, рекламные утверждения во время презентации, повторяющиеся неоднократно и не подкрепленные доказательствами, могут привести только к раздражению аудитории. Если презентатор утверждает: «Данная модель пылесоса лучшая в мире!» (что является рекламой), то, чтобы сохранить доверие и доброжелательность аудитории, он должен немедленно привести доказательства своего утверждения: «Данная модель пылесоса лучшая в мире, потому что…»

Еще одно правило для презентационного доклада касается отношения к конкурентам. Ни в коем случае нельзя отрицательно отзываться о конкурентах] У себя дома, в кругу семьи, при занятии, так сказать, «кухонной политикой» презентатор может говорить о конкурентах своей компании все, что ему угодно. При условии, что негативное отношение к конкурентам не просочится каким-либо мистическим (или не мистическим) образом в его презентационный доклад. Дело в том, что, заявляя: «Компания А работает недобросовестно, а компания Б поставляет исключительно некачественный товар», презентатор заставляет аудиторию выбирать лучшее из худшего, то есть фактически сообщает: «Компания А и компания Б – большое зло, а наша компания – маленькое зло. Выбирайте маленькое зло!» Но вы же понимаете, что любой человек предпочтет выбрать лучшее из хорошего, чем изучать, какое из зол меньшего размера.

Кроме того, подобное негативное заявление о конкурентах может быть признано диффамационным, клеветническим и т. д., то есть нарушающим законодательные нормы. Гораздо лучше похвалить конкурентов (но не восхвалять их товар!), причем похвалить за что-либо, не имеющее прямого либо существенного отношения к конкурирующему товару (продукту, услуге, идее): «Пылесосы, которые продает компания А, отличаются приятной расцветкой, а склады компании Б расположены недалеко от станции метро, но только те пылесосы, которые продает наша компания, производятся в Швейцарии и работают так же надежно, как швейцарские часы и швейцарские банки!»

Кроме негативного отношения к конкурентам, в презентационном докладе недопустимы заявления, которые могут оскорбить хоть кого-либо из посетителей презентации. Если презентатор сообщает: «Только необразованные люди покупают пылесосы, произведенные другими компаниями», то он сразу же выражает пренебрежение ко всей аудитории (ведь на презентацию люди приходят в основном ознакомиться с новым товаром, следовательно, они его еще не приобретали). Подобное пренебрежение не прощается, и вряд ли результатом презентации станет увеличение количества продаж, скорее с точностью до наоборот.

Презентационный доклад не должен быть составлен из шаблонных фраз. В нем обязательно должна быть изюминка, присущая только данному презентатору, данному докладу и данной презентации. Презентация должна удивлять, как удивляет фокус иллюзиониста. И пусть все знают, что это всего лишь ловкость рук, но видят и запоминают чудо. Создать такое чудо можно с помощью специальной литературы, например воспользовавшись сборником анекдотов или стихотворений. Не зря ведь сказано: «… даже в том случае, если ваши слушатели начисто позабудут все остальное, хорошо подобранное стихотворение врежется им в память», [12] а задача презентации в том и заключается, чтобы «врезаться в память».