Журнал PC Magazine/Russian Edition 01/2009

Восемь малоизвестных инструментов Excel

Нейл. Дж. Рубенкинг

С помощью этих несложных средств можно очень быстро улучшить вид таблиц Excel.

Если вы обращаетесь к Excel только для ведения простых таблиц, то с тем же успехом могли бы использовать гроссбух и гусиное перо. Плохо лишь, что гроссбух не вычисляет итоги. На самом же деле, в Excel имеется множество не очень известных, но весьма полезных инструментов. Мы расскажем о восьми наиболее понравившихся нам функциях.

1. Промежуточные итоги. При работе с большими объемами данных, упорядоченных по дате, трудно бывает увидеть общую картину. Здесь поможет встроенная в Excel функция промежуточных итогов. Щелкните на Subtotal (Промежуточные итоги) ленты Data (Данные) в версии Excel 2007 или выберите из меню Data (Данные) пункт Subtotals (Итоги) в версии 2003. По умолчанию при каждом изменении в крайнем левом столбце предлагается промежуточный итог типа суммы, но пользователь может выбрать столбец и операцию по своему усмотрению. Можно даже задать несколько промежуточных итогов, например за месяц, квартал или год.

Выявление конкретных комбинаций данных. Функция автоматического условного форматирования в Excel 2007 позволяет выделять определенные комбинации данных с помощью цветовых шкал

2. Автоматическое условное форматирование. Условное форматирование в Excel 2003 – процесс нудный. В Excel 2007 с помощью функции автоматического условного форматирования можно выделять определенные комбинации данных. Выделите группу ячеек и щелкните на пункте Conditional Formatting (Условное форматирование) ленты Home (Главная). При прохождении курсора мыши по отображаемым вариантам немедленно воспроизводится предварительный вид. Можно каждой ячейке задать цвет, отражающий ее ранг по всему диапазону значений, добавить прозрачную полоску, длина которой соответствует значению данных в ячейке, и т.?д.

3. Сводные таблицы. С помощью инструмента PivotTable (Сводные таблицы) можно проводить быстрый и гибкий анализ данных. Хотите узнать, сколько раз каждая величина появляется в длинном столбце? Выделите столбец, щелкните на пункте PivotTable (Сводная таблица) вкладки Insert (Вставка) (в Excel 2003 нужно выбрать пункт PivotTable из меню Data) и щелкните на Finish (Готово). Перетащите имя поля названия столбца в окошко Row Labels (Названия строк) и Values (Значения). (В Excel 2003 в область Drop Row Fields Here, Перетащите сюда поля строк, и Drop Data Items Here, Перетащите сюда элементы данных.) Теперь вы получите упорядоченный список всех уникальных значений данных в столбце и число появлений каждого из них.

4. Инспектор документов. В документах Excel 2007 содержится гораздо больше информации, чем строки и столбцы данных. Сюда входят отслеживаемые изменения, комментарии, примечания частного характера и другие сведения. Для просмотра (и удаления) скрытых данных в документе Excel 2007 (к сожалению, в версии Excel 2003 это не предусмотрено) нужно нажать кнопку Office в левом верхнем углу, навести указатель мыши на Prepare (Подготовить) и щелкнуть на Inspect Document (Инспектор документов). Эта функция очень похожа на Инспектор документов в Word, но в Excel отыскивается не скрытый текст, а скрытые строки и столбцы, скрытые рабочие листы, а также объекты, сформатированные как невидимые.

5. Предварительный просмотр. При выводе таблицы на печать Excel выбирает столько страниц, сколько нужно для воспроизведения всех данных как по вертикали, так и по горизонтали. Если последний столбец не вполне укладывается, то страниц может потребоваться вдвое больше. Чтобы исключить эту неприятность, щелкните на пункте Page Break Preview (Предварительный вид разметки страницы) ленты View (Вид). (В Excel 2003 Page Break Preview выбирается в меню View.) Если теперь изменять размеры столбцов и шрифтов или вносить другие изменения в макет таблицы, все это будет немедленно отражено в предварительном виде.

6. Автоматическое суммирование. После ввода столбца цифр в девяти случаях из десяти конец столбца завершается итогом. В Excel вычисление итогов по строкам или столбцам выполняется очень просто. Щелкните на ячейке, расположенной непосредственно после строки или столбца, а затем на кнопке AutoSum (Автосумма) ленты Home (Главная) в Excel 2007 или инструментальной панели в Excel 2003 (либо просто нажмите клавиши Alt-=). Excel автоматически просуммирует содержимое строки или столбца. Не нужно суммирование? Тогда разверните меню этой кнопки и выберите вычисление среднего, минимума, максимума или другую функцию.

7. Списки/таблицы в Excel. В Excel 2003 это списки, а в версии 2007 то же самое именуется таблицами. Как бы мы это ни называли, речь идет о возможности задавать диапазон ячеек и легко сортировать, фильтровать и суммировать столбцы и (ура!) вставлять или добавлять строки безо всякой возни с формулами. К тому же в Excel 2007 для упрощения форматирования имеются десятки заготовленных стилей таблиц. В Excel 2003 следует выделить нужные ячейки и в меню выбрать Data | Lists | Create List (Данные | Список | Создать список). В Excel 2007 на ленте Insert (Вставка) надо щелкнуть на Table (Таблица). Вот и все!

8. Информация из Web. Допустим, вы обнаружили в Web потрясающе интересную таблицу с данными. Так возьмите и перенесите ее в Excel! Для этого щелкните на From Web (Из Web) ленты Data (в Excel 2003 выберите Data | Import External Data | New Web Query – Данные | Импорт внешних данных | Создать Web-запрос). Выполните операции копирования-вставки адреса Web-страницы из браузера в диалоговое окно New Web Query. Около каждой таблицы, доступной для импортирования в Excel, появится значок стрелки; щелкните на одной или нескольких из них и затем нажмите кнопку Import (Импорт). Вот и все! Данные перенесены в вашу рабочую таблицу. И они могут оперативно изменяться – чтобы внести в рабочую таблицу изменения в соответствии с последней версией исходной таблицы, достаточно нажать кнопку Refresh Data (Обновить данные) на плавающей инструментальной панели (2003) или кнопку Refresh All (Обновить все) на ленте Data (Данные) (2007).