Интегрированный тайм-менеджмент

Многочисленные опросы работающего населения Северной Америки показали, что в течение рабочего дня происходит следующее:

• 25 % времени уходит на реальную работу;

• 15% времени занимают ответы на сообщения электронной и голосовой почты;

• 15% времени тратится на разговоры по телефону;

• 20% времени уходит на деловые встречи и переговоры;

• 25 % времени отводится на подготовку к этим деловым встречам или на обработку их итогов.

Тот факт, что реальные дела занимают относительно небольшой процент рабочего дня, зачастую проходит незамеченным — до тех пор, пока не потребуется назвать точные сроки окончания какого-либо проекта. В попытке угодить потенциальному клиенту вы, ваш шеф или специалист по продажам обещаете: «Мы выполним ваш заказ к четвергу». Вы и впрямь в состоянии выполнить заказ к четвергу — при условии, что иных дел у вас нет и вы будете по восемь часов в день работать исключительно над заказом данного клиента. Но уж очень это оптимистичный взгляд на вещи, вот в чем загвоздка. А мы должны быть реалистами — более того, лучше даже немного пессимистами. Нам не известно, какие срочные дела могут возникнуть в период от данной минуты до четверга, однако кое-что известно наверняка:

• Любая задача отнимет больше времени, чем кажется, и гораздо больше, чем вы рассчитывали.

• Если к вам обращаются с просьбой, содержащей словосочетание «всего лишь» (не могли бы вы всего лишь?..). — считайте, что у вас проблемы.

• Идеальный момент для того, чтобы выполнить задание, никогда не наступит.

• Сколько бы хорошего вы ни сделали для человека, запомнит он единственный ваш просчет (и не преминет сообщить о нем всем)

ВОДА В МИСКЕ

Мы начали главу рассказом о человеке с миской. Давайте под конец главы вспомним о пресловутой миске еще раз. Миска вмещает определенное количество воды. Наполнив миску до краев, вы можете как угодно долго пытаться добавить еще немножко воды — ровно столько же воды будет выливаться на пол. В миску просто-напросто больше не помещается.

Теперь допустим, что объем миски символизирует определенное количество времени. Каждый из нас имеет в своем распоряжении двадцать четыре часа в сутки, и никому не удастся взять немного времени взаймы из других дней, попросить об авансе или ухватить часок задним числом. Сутки, состоящие из двадцати четырех часов, приходят и уходят, регулярно и неизбежно. Продолжительность дня — величина постоянная. Это основополагающий механизм нашего существования.

Многие из нас начинают свой день с наилучшими намерениями, заранее планируя количество и очередность задач, требующих выполнения, но одно неотложное дело следует за другим, и вот уже все планы летят кувырком. Мы нервничаем, жертвуем обедом, задерживаемся допоздна на работе — все ради того, чтобы нагнать упущенное. Мы мечтаем, чтобы в сутках было больше часов или чтобы время остановилось. Мы отчаянно ищем лишние часы — нам нужна миска побольше. Беда в том, что и с желанной, большей миской в руках мы придем к тому же: будем работать в два раза дольше, вычерпывая в два раза меньше воды.

Умение правильно распорядиться временем аналогично умению справиться с потопом в подвале. Весь фокус в том, чтобы научиться пользоваться той миской, которую вы держите в руках, вместо того чтобы пытаться найти миску побольше. Оптимально использовать время — значит применять верную стратегию, а вовсе не стараться растянуть рабочее время, работать вдвое быстрее или вдвое упорнее. Специалисты, умеющие эффективно распоряжаться своим временем, не стремятся каждый миг заполнить плодотворным трудом, как раз напротив. Они составляют разумный план, где находится место событиям ожидаемым, событиям вероятным и сюрпризам, а в результате каждая минута используется по назначению и с пользой. Такие специалисты умеют отделить главное от второстепенного и в своей работе учитывают интересы коллег. Они понимают и принимают тот факт, что папка входящих документов никогда не будет пустовать. Свое рабочее место они покидают вовремя, точно зная, что сегодня сделали немало, а завтра успеют еще больше.

Они понимают значение самообладания: оно прокладывает путь к влиянию, продуктивности, удовлетворению работой. Итак, давайте ступим на дорогу к успеху и в качестве первого шага произведем учет.

ГЛАВА 3.

УЧЕТ И ЕГО РОЛЬ В ПРЕДВИДЕНИИ БУДУЩЕГО

Время — это ваше поле битвы. Ваши способности и стремления — это ваше войско, а все окружающие принадлежат лагерю противника. Произвести учет своих активов и пассивов в рамках времени значит оглянуться на свои прежние действия, оценить их критически, а затем двигаться вперед в соответствии с четким и вместе с тем гибким планом, который способен влиять на окружающих и может быть реально претворен в жизнь. Вот тут-то и пригодится управление проектами.

КРАТКИЙ КУРС УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Управление проектами стало самостоятельным направлением научной мысли и предметом исследований в 1950-х гг. Здесь приобретает особую важность планирование, обмен информацией, исполнение и оценка. Сначала делается скрупулезный обзор проекта в перспективе, после чего проект разбивается на мельчайшие — в разумных пределах — компоненты.

Управление проектами позволяет вам представить проект от начала до конца и дает возможность заранее учесть непредвиденные обстоятельства и вероятные переделки. Таким образом, вместо традиционного подхода, когда изъяны устраняются в процессе их появления, вы получаете стройную, ясную программу.

Институт управления проектами ( www.pmi.org) — известная и авторитетная организация в этом вопросе — выпускает издание, известное как Project Management Body of Knowledge («Все об управлении проектами») — РМВОК. Цель данного издания — помочь проектным менеджерам, в какой бы точке земного шара они ни работали, независимо от их опыта, для чего обеспечивает их стандартным и логичным планом успешной организации проектов.

Рис. 3.1. Мы выделяем пять этапов типового проекта: начало, планирование, исполнение, контроль, завершение

• Начало. На данном этапе проект задумывается и оценивается: жизнеспособен он или нет; формулируются основные его идеи; в общих чертах рассматриваются ожидаемые результаты и временные затраты.

• Планирование. Данный этап отнимает существенную часть общего времени проекта — иногда большую часть. Оценивается каждая тонкость проекта, в том числе вероятные неудачи, случайности, предполагаемый объем времени, который уйдет на завершение каждого этапа, капиталовложения и необходимое оборудование.

• Исполнение. Участники проекта приступают к работе.

• Контроль. Работа над проектом уже идет, однако проектный менеджер наблюдает за процессом, вносит необходимые изменения и информирует о ходе работ и корректировках всех задействованных в проекте.

• Завершение. Проект закрывается, команда расформировывается, подводятся итоги и осуществляются окончательные расчеты.

Все выкладки и течение проекта отражаются в проектном плане — документе, который определяет задачи и затраты времени на каждую из них на всем протяжении работы над проектом. Документ этот — гибкий, живой, дышащий организм, способный адаптироваться к переменам в проекте, однако ни в коем случае не мешающий проекту двигаться вперед.