Как успевать жить и работать

Привычка смотреть на часы

Если мы постоянно смотрим на часы - это плохой знак. Он свидетельствует о том, что наши мысли сосредоточены не на работе, а на желании поскорее ее закончить. К тому же постоянные беглые взгляды вверх, в сторону часов, не впечатляют наших сослуживцев.

Дв а человека помогли мне избавиться от привычки смотреть на часы: первой была учительница, преподававшая у нас в школе, когда я учился в седьмом классе. Однажды она заметила, что я с большим интересом смотрю на часы, висевшие над портретом Джорджа Вашингтона, и протянула мне листок с контрольными вопросами, сказав при этом: «Время еще есть, пишите…»

Второй человек - мой друг, который как-то сказал мне, что часы предназначены для состязания в скорости, а не для того, чтобы узнавать, который час. Таким образом, я открыл для себя новое развлечение - слушать тикание часов и вычислять, как много я могу сделать до того, как истечет время.

Один из способов избавиться от привычки задаваться вопросом «Который час?» - научиться все делать заранее. Тогда вам не придется считать, сколько минут осталось у вас в запасе, и с тревогой следить, как утекают секунды.

По различным данным, собранным в США, была выведена статистика, показывающая, какая часть времени тратится нами на ежедневные ритуалы. Вдумайтесь в эти цифры:

• Пять лет на уборку

• Четыре года на путешествия

• Семь лет на водные процедуры

• Тринадцать лет на просмотр телевизора

• Год на поиск нужной вещи среди разбросанных в беспорядке других вещей и предметов

Мы можем без труда сократить время, затрачиваемое на уборку, до четырех лет, на личную гигиену - до трех лет, на телевизор - до шести лет, и нам станет от этого только лучше.

Год, который тратится на поиск нужной вещи мы можем полностью исключить. Таким образом, у нас появится четырнадцать лет, за которые мы можем переделать много новых, более интересных и полезных занятий.

Привычку смотреть на часы также можно истолковать как желание ускорить бег времени, отпущенного нам в жизни. Наверное, лучший способ борьбы с ней - это переключиться на наиболее интересную нам деятельность. Когда мы действительно заинтересованы в том, чем занимаемся, мы смотрим на часы исключительно чтобы убедиться, что осталось еще время для работы.

Сведите к минимуму перерывы в работе

В офисе каждому из нас отведено строго определенное место, поэтому все знают, где нас найти.

И действительно, любой сотрудник может в любой удобный для него момент прийти или позвонить, чтобы поболтать на пустяковые темы. Если не установить эффективную дисциплину, офис может превратиться из рабочего места в клуб развлечений.

Перерывы в работе и различные поблажки отвлекают наше внимание от действительно значимых дел. Вместо того, чтобы расправляться с большими порциями работы, мы подбираем крошки с рабочего стола. Опыт показывает: чтобы углубиться в суть дела, требуется потратить около двадцати минут, поэтому частые перерывы в работе чреваты потерей значительной части рабочего времени.

Что же делать?

1. Закройте дверь, попросите оставлять для вас записки и повесьте табличку с надписью «Не беспокоить».

2. Используйте семь часов дня в офисе, концентрируясь на текущей работе. Отведите часть времени на встречи, обед, обмен новостями и другие разговоры, только расправляйтесь со всем этим быстро. Конечно же, всегда возникают неожиданности и непредвиденные ситуации, отвлекающие от работы, но на самом деле их гораздо меньше, чем мы можем себе представить.

3. Даже если офис официально открывается в 9.00, задержите открытие Вашего офиса: оттяните наступление времени входящих звонков и посетителей, скажем, до 10.00.

В этот свободный час спокойно обдумайте работу в целом: составьте план, просмотрите важные дела и отчеты, сделайте срочные звонки.

4. Учредите второй «тихий час». Я, например, работаю дома рано утром, по четыре или пять часов, завершая работу, требующую спокойной обстановки.

Фраза «Это займет всего лишь минуту» означает, что у вас отнимут как минимум минут пятнадцать.

Предоставить одну минуту времени - означает наказать себя на другие четырнадцать.

Дл я того чтобы выкроить немного спокойного рабочего времени без перерывов на «непредвиденные обстоятельства» и в то же время не работать больше сорока часов в неделю, сделайте следующее: если это возможно, выделите на неделе один или два дня, для которых установите такой необычный график: в эти дни приходите на работу очень рано и уходите с работы рано, или приходите поздно и уходите поздно.

Старайтесь избегать сюрпризов. Сюрпризы уместны на вечеринках, но не на рабочем месте.

Непредвиденные обстоятельства означают, что к ним не подготовились должным образом. Они обязательно когда-нибудь случаются, но стоят нам больше, чем запланированные.

Внеплановые перерывы в работе неизбежны. Поэтому старайтесь предвидеть их и не раздражаться, когда они возникают. Напротив, можно воспользоваться моментом и расслабиться, попытаться насладится сменой темпа деятельности.

ЕСЛИ перерывы случаются слишком часто, попробуйте выяснить их причину: возможно, вы назначаете слишком много встреч или плохо планируете свой рабочий день. В любом случае попробуйте извлечь из этих перерывов максимальную пользу.

Сократите количество приемов пищи. Ничто так не отвлекает наше внимание и не отрывает от работы, как вид домашнего шоколадного печенья с орехами или аппетитной пиццы. По меньшей мере 85% людей, даже будучи сытыми, все равно стекаются на обильные пиршества, разбрасывая повсюду крошки и оставляя после себя мусор.

А затем нами овладевает лень, мы становимся медлительными и пребываем в таком состоянии несколько часов.

Бесчисленные деловые контакты

Стоит ли нам подпрыгивать всякий раз, когда кто-то кричит: «Лягушка!»? На работе, среди сотен дел и внеплановых встреч, ежедневные заботы порой превращаются в хаотичную бессмыслицу.

Нам поступают звонки и письма от многочисленных продавцов, мы получаем приглашения на какие- то невообразимые мероприятия, - просьбы и требования поступают пачками. Что из всей этой груды стоит включать в наш график? Какие телефонные звонки и предложения действительно заслуживают нашего внимания?

Принятие подобных решений требует от нас определенной жесткости. Правила хорошего тона и профессионализм диктуют нам, чтобы в ответ на искренние заботливые предложения и просьбы мы отвечали со всей признательностью и выражали благодарность. Но мне, к примеру, ежедневно поступают десятки звонков от торговых агентов с «выгодными предложениями». Я вновь и вновь повторяю, что их предложение мне не интересно, и если звонки от них продолжают поступать, я игнорирую их с чистой совестью.