Делопроизводство для секретаря

Деловая встреча в фирме устраивается чаще всего как рекламная акция, цель такой акции сообщить деловому миру о новейших достижениях в какой-либо области. На презентации и деловые встречи обычно приглашают предпринимателей, банкиров, спонсоров, представителей различных фирм, чтобы упрочить деловые прежние контакты и найти новых возможных партнеров для будущих контактов.

Любая деловая встреча должна быть продумана и хорошо организована, чаще всего именно секретарь занимается этим вопросом.

До начала приема гостей нужно подготовить специальное информационное досье. В папку, подготовленную для сотрудника, который будет вести прием, надо поместить повестку дня, регламент, список приглашенных и т. п. В другую папку рекомендуется поместить программу встречи, рекламный проспект, анализ деятельности фирмы (выпуск продукции, продажи и т. п.), проекты договоров, документы для подписи контракта.

Официальная часть деловой встречи: речи, доклады, демонстрация фильма или слайдов, очень важна, но также тщательно должны быть продуманы: меню, сервировка стола, обслуживание гостей.

Также следует заранее выбрать вид приема, план его проведения, составить список приглашенных лиц, вовремя разослать приглашения, продумать, как расположить гостей за столом, если прием не будет завершен фуршетом. Предусматривается время и место встречи гостей хозяином.

Надо определить общее количество гостей, лучше, если они будут связанны общими интересами. Все приглашенные должны чувствовать себя комфортно в обстановке, где будет проходить прием.

Приглашения на прием должны на специальных бланках, имя, фамилия приглашенного и его должность вписываются от руки или печатаются на компьютере. Приглашения рассылаются за 1–2 недели до приема. В приглашении также рекомендуется указывать форму одежды. Кроме того, в нем указывается, какого рода состоится прием – коктейль, обед, чай, и обязательно помечается час и место, где состоится прием. Если приглашают на завтрак, обед, ужин, внизу приглашения проставляют буквы RSVP (Repondez sil vous plait), означающие просьбу подтвердить принятие приглашения. При приглашении на обед или завтрак какого-либо важного лица лучше всего до отправки приглашения осведомиться по телефону подходит ли для него назначенный день.

Заблаговременная рассылка приглашений позволяет, не нарушая приличий и не вызывая обид, пригласить вместо отказавшихся других гостей. Если некоторые приглашенные откажутся в последний момент, их места могут занять сотрудники своего учреждения.

На приемы типа обедов и завтраков приглашения необходимо рассылать по крайней мере, за полторы-две, а иногда и за три недели вперед. При соблюдении этого условия будет, во-первых, больше шансов заполучить тех лиц, присутствие которых на приеме желательно, во-вторых, возможность, если кто либо откажется, заменить его другим лицом. Избегать приглашения кого-либо за два-три дня до обеда или завтрака (за исключением случаев, конечно, когда они устраиваются экспромтом, о чем необходимо предупреждать приглашаемых) следует еще и потому, что столь позднее приглашение в большинстве случаев вызывает обиду: приглашаемый решает, что кто-нибудь отказался прийти и его пригласили вместо отказавшегося.

Чем выше официальное положение лица, организующего прием, тем раньше отправляется ответ на его приглашение. Обычно его принято давать через 3–5 дней после получения приглашения.

Правильнее ответить на приглашение письмом или открыткой (независимо от характера ответа положительного или отрицательного), чем послать свою визитную карточку. В некоторых странах ответ визитной карточкой считается нетактичным, особенно когда речь идет об официальном приглашении. Часто ответ на приглашение направляют непосредственно хозяйке.

Если на приглашение указывается номер телефона, в этом случае ответ может быть дан по телефону. Однако, если это приглашение на официальный завтрак или обед, следует ответить письмом.

По мере поступления ответов от приглашенных, рассадка уточняется. Накануне приема составляется общий список участников завтрака, обеда или ужина в порядке протокольного старшинства.

Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вывешивается план карта стола, в котором указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора обычно на самый высокий бокал или же рядом с прибором кладется кувертная карточка с фамилией гостя.

Официальным лицам приглашения следует рассылать с курьером.

Также необходимо подготовить помещение, осмотреть его, проветрить, украсить цветами (при возможности). Стол накрывается белой накрахмаленной скатертью, если столы полированные, можно просто под каждый прибор положить салфетку. Для сервировки стола считается стильным использовать одинаковые приборы и посуду. Главное, что необходимо помнить: сервированный стол должен быть красивым, но на нем не должно быть ничего лишнего.

На равном расстоянии друг от друга и ближе к краям стола ставят подставные тарелки, а на них – закусочные. Справа от них кладут ножи (столовый, закусочный, рыбный), а с левой стороны – вилки (столовую, закусочную, рыбную) выпуклой стороной вниз.

Рюмки, бокалы, фужеры ставят на расстоянии 3–5 см от тарелки; маленькие рюмки – для водки и вина, бокалы – для виноградного вина и шампанского, фужеры – для минеральной воды и соков.

Даже если для организации приема приглашены специалисты, секретарю необходимо все проконтролировать лично: меню, оформление стола, выполнение заказа.

В часы приема гостей секретарь должен особенно следить за своим внешним видом и поведением. Строго соблюдать правила этикета и достойного поведения, не шумите, не суетитесь, не бегайте, по тому, как держится секретарь, будут судить о солидности фирмы, а если на приеме присутствуют зарубежные партнеры, то и о стране в целом.

Организация и обслуживание деловых переговоров, заседаний, совещаний и т. п., также являются обязанностями секретаря – доверенного лица руководителя.

Любая встреча начинается с приветствия. Руководитель должен встать и выйти из-за стола, чтобы приветствовать прибывших людей на переговоры, особо почетных посетителей можно встретить у входа и лично проводить в комнату для переговоров. Затем руководители представляются друг другу, если они не были знакомы ранее, далее они по очереди представляют своих коллег – от старших служащих к младшим.

Комната для переговоров должна быть функциональной: удобные кресла и столы, воспроизводящая аппаратура и экран. Единственным украшением может быть букет цветов.

На столы можно поставить бутылки с минеральной водой и фужеры. Чай, кофе обычно готовят в соседней комнате.

При подписании контракта гость может занимать место справа от хозяина.

Традиция дарения подарков, существует не одну сотню лет, и не устарела, по сей день. Подарки и сувениры в деловой жизни делаются с целью создания атмосферы доброжелательности и налаживания доверительных отношений, благоприятного делового климата. Довольно часто подарки бывают с эмблемой фирмы.

Обязанность по подбору подарков и сувениров деловым партнерам очень часто возлагается на секретаря. Готовя подарки, необходимо помнить, что и здесь существуют свои нормы и правила.

Прежде всего, подарок должен соответствовать вкусам того, кому он предназначен, но подарки не должны быть слишком дорогими. Получив слишком дорогой подарок, партнер может почувствовать должником. Дорогостоящий знак внимания могут посчитать и за взятку. Подарок – это демонстрация не богатства и щедрости, а понимания интересов того, кому его преподносят.

Подарки в сфере деловых отношений бывают:

• сувенирные;

• рекламные;

• ценные.

В качестве сувениров используют недорогие предметы: ежедневник, записная книжка, визитница, брелок, зажигалка и прочие мелочи необходимые в деловой жизни.

Рекламные подарки – это подарочный вариант продукции, которую выпускает данная фирма.